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導入事例 導入事例

らくらくBOSSを導入される利用者様の
悩みは多様です。
こんな企業で”驚きの効果”
あらゆる企業様の導入事例を紹介します。

株式会社アイネット様

ガソリンスタンド向けPOSシステム決済サービスで、国内トップシェアを誇るアイネット。社員数1000名規模でありながら、通勤費精算は紙申請の手入力によるエクセル管理でシステム化されていませんでした。同社は2018年3月に事務作業の正確さ・迅速さを求めて「らくらく定期 for クラウド」を導入。システム選定のポイントやシステム化の成果について、総務人事本部長の今井克幸さん(写真左)、総務部課長の竹内朋子さん(写真中央)、総務部の永山愛さん(写真右)に話を伺いました。

導入前の課題 導入前の課題

企業は1000名規模で、客先に数百名のSEが常駐。手作業の処理は限界に

通勤費精算業務において、これまでどのような問題が発生していましたか。

今井:弊社は社員1000名規模にも関わらず通勤費精算にシステムを利用しておらず、すべて紙による申請、そしてエクセルへの手作業入力で管理していました。そのため、通勤経路検証、通勤費支給処理、社会保険料計算処理、前払通勤費計算処理といった通勤費に関わる一連の事務作業を正確・迅速に行うことは、すでに限界の状態にありました。申請処理を行うことで手一杯で内容に問題があっても対応できていませんでした。例えば、合理的でない通勤経路の申請であっても、そのまま支給していました。そのためシステムの力を借りてチェックしなければならないと感じていました。

また、社外で働くSEの通勤費申請でも問題がありました。弊社はシステム開発のために客先に常駐するSEが数百名おり、出先が変わる度に申請し直さなければいけません。しかし、社外では自分で申請することができず、代理申請に委ねるものの申請遅延が恒常化。常に通勤費事務で遡り処理が発生し、総務部の事務負担が大きくなっていました。

外部に常駐する社員がいることで、他にも問題はありましたか。

竹内:総務部では社員の住所情報や、外部で働くSEの勤務先住所の情報を管理しておらず、これまで申請内容の確認ができずに困っていました。住所情報は人事が管理していましたが住民票による登録となっており、引っ越し時にタイムリーに申請されることはなく、通勤費精算でも遅れが出ていたのです。また、客先に常駐するSEの勤務先も頻繁に変わるため、総務部ではまったく把握できていませんでした。

「らくらく定期 for クラウド」を導入しようと考えたきっかけをお教えください。

今井:弊社の課題が「らくらく定期 for クラウド」ですべて解決できると分かり、導入を決定しました。これまで全社員の通勤費支給処理、月割計算、前払通勤費計算処理を行うことで手一杯で、十分な通勤経路の検証は行えていませんでしたが、システム化により簡単に確認できます。

また、クラウド化でモバイル利用できるので、出先にいるSEもスマホや自宅パソコンで場所の制限なく申請手続きができます。導入のタイミングとしても、2019年に消費税増税を控えており、システム化が待ったなしの状況であったことから、早急に正確性の向上、省力化が期待できる通勤費管理システムを導入しようと考えました。

過去の消費税増税時では通勤費精算はどのように対応されましたか。

竹内:前回の消費税増税では全社員に申請書を再度提出してもらい、1人ずつ処理しました。鉄道会社によって運賃の改定時期も異なっており、期日を確認しながらの処理は大変でした。なかなか申請書を提出しない社員もおり、全社員の処理を完了するまでに1年を要しました。

それでも今回のシステム化で、当時処理を間違っていた人や消費税の申告漏れなどが見つかっています。結局、本人が正しく申請しないと解決しないため、このような事態になっていました。

最終的に「らくらく定期 for クラウド」に決定した理由は何でしょうか。

今井:弊社では経理情報の確認を厳しく行っており、四半期毎に前払通勤費計算処理を行う上で経費計上データが必要になります。その点において「らくらく定期 for クラウド」は経費計上データを出力できるため、弊社の要望にマッチしました。この点は決定する上で大きかったと思います。

また、クラウド化により誰でもどこでも使えるようになること。ルート検索で合理的かつ最安のルートが表示される点も評価ポイントでした。他社製品で検索すると最安なルートですが、現実的ではないルートが表示されたことがあったのです。「らくらく定期forクラウド」にはそのような不具合がなく、使いやすいと感じました。

他社サービスで比較されたものはありましたか。

竹内:もう1社候補がありましたが、前払い管理ができなかったために無限さんのシステムに一本化しました。また、無限さんでデモを行ったときに1000人分入力することを許可していただき、様々なチェックを行うことができたことも決定する上では大きかったと思います。導入してからもこのときのトライアル時の体験が活かされています。

システム導入までのスケジュールを教えてください。

永山:2017年6月ごろからシステム化を検討し、8月に無限さんに決定。稼働は2018年3月からです。データ移行では1件ずつルートの見直しを行う必要があり、確認しながら入力しました。無限さんにも相当サポートしていただきました。

システム導入後 システム導入後

導入で通勤費は500万円削減。作業時間は4分の1に激減

「らくらく定期 for クラウド」を実際に使ってみて、どのような機能や仕組みが便利だと感じましたか。

永山:使ってみて便利だと感じた点はいくつもありました。

一つ目は自宅から最寄り駅までの道のりと勤務地から最寄り駅までの道のりの地図が表示されることです。見て確認できるので大変分かりやすい。

二つ目は、時間・購入月数毎に最短・最安のルートを簡単に並べ替え、他のルートと比較できることです。ワンクリックで簡単に並べ替えができるので、経済的、合理的なルートを検証する上で大変助かっています。

三つ目は払戻額が自動計算されること。本当に一瞬で金額が分かります。

四つ目は備考欄のようにオリジナルの書き込み項目を自在に設定できることです。特にこの備考欄は、申請時に自宅住所の変更や常駐している顧客先の住所の申請に利用でき、大変便利でした。

また、これまで顧客先に常駐するSEと連絡を取ることが難しかったのですが、備考欄に電話番号を記載してもらうようにしてからは申請内容をスムーズに本人確認できるようになりました。

実際にシステムを使ってみて、楽になったと感じられたことはありますか。

永山:導入前は通勤費精算の作業に月20時間程度、繁忙期には月30時間程度をかけていました。システム導入後は月6時間程度と4分の1ほどに激減しています。随時行う承認処理に関しては、他の業務の合間でも行えるようになり手間が全くかからなくなりました。

また、定期券の金額についても手入力でなくなったので正確さが向上しています。また、感心したのはサポートの手厚さでした。導入前の操作説明会で弊社に来ていただき、毎回わからないことを深掘りして確認したのですが、実に分かりやすく回答いただきました。導入後も電話で問い合わせるとその日のうちに回答いただき、大変助かっています。

前払通勤費計算処理などでは、経理と問題なく対応できていますか。

今井:システム導入時には、経理に対して「通勤費管理の手法はこれまでと変わるが、データの正確さについて問題はない」という点を証明しなければなりませんでした。弊社は特にチェックが厳しいため、この点は厳しくシステムの作り込みを行いました。

例えば、月割の基準の考え方も、定期券代を支給した月か、定期券の開始月かでやり方は変わります。そのような点も細かく設定ができたのは有り難かったですね。「らくらく定期 for クラウド」は経理面で実に細かい要望に応えられるシステムだと思います。

導入後の社内広報はどのように行いましたか。

今井:導入後は細かく通勤ルートをチェックすることになるので、申請についてのルール見直しを行い、逐一社内に広報しました。マニュアルやQ&Aも作成して配布。これまでは部ごとに通勤費精算ルールが異なるなど、全社ルールが徹底されていなかったのですが、これを機に徹底させることができたと思います。トータルなルール整備には結局半年ほど時間がかかりました。

「らくらく定期 for クラウド」を導入して具体的な効果や成果は何かありましたか。

永山:簡単に合理的かつ経済的なルートが検索できるようになったことで、通勤費を年間で500万円削減することができました。また、担当者の業務も4分の1ほどに減り、社員側の申請の手間も少なくなっていますから、全社での人件費で考えると相当の削減効果があったと思います。

今年10月に消費税が10%に増税される予定です。増税時にはどのように対応されますか。

永山:月次の処理を通常通りに行う予定です。通常通りに行うだけで自動的に運賃改定が完了するかと思うと、今からとても楽しみにしています。前回の増税時のような負担は全くないと思います。

「らくらく定期 for クラウド」を他社に勧めるとしたら、どのようなポイントを伝えられますか。

永山:やはり印象深いのは導入前・後でサポートが手厚かったことです。導入前に操作説明会を、1回あたり4時間に及ぶ説明を受けることができました。データ移行も実に細かく的確にサポートしていただきました。口頭で説明するだけでなく、希望する運用をヒアリングした上で一緒に細かな設定を考えていただき、指導してもらえました。

そして、導入後もサポートセンターには迅速に対応していただき、細かいことにもきちんと答えていただいています。こうしたサポート体制があれば安心して導入できるのではないでしょうか。

また、導入後は年に数回無料の説明会に参加することもできます。説明会では他社の通勤費精算の担当者も参加されるので、どのような運用をしているかなどの情報交換を行うことができます。これも良い勉強の機会となっています。

最後に今、通勤費精算で悩まれている管理部門の方へアドバイスをお願いします。

今井:経験者としてあえてアドバイスさせていただくと、システムをカスタマイズし過ぎないことも大事なのではないかと思います。当社もそうですが、もともとの通勤費精算のルールがベストな状態ではなかったわけで、それに合わせようとすることがいいこととは思えません。

無限さんのシステムには、これまでの多くの事例や意見が反映されており、それをもとに王道の仕様が決められている。だから、それに合わせることがもっとも合理的なはずなのです。そういう点も見越した上でカスタマイズは考えたほうがいい。

そもそもカスタマイズには手間がかかり、合理的な仕組みにはなりにくいのではないでしょうか。基本的にはまずは無限さんを信じて、システムの全体感をみたうえで、最小限のカスタマイズに留めてみる。そうしたほうが無理のない通勤費精算の仕組みになると思います。

システム導入後 システム導入後

会社名

株式会社アイネット

会社概要

ガソリンスタンド向けPOSシステム決済サービスで国内トップシェアを誇る独立系ITベンダー。国内最高レベルの安全性を備えたデータセンターを4棟保有。長年培ったシステムの運用管理を基盤に、システムの企画・開発から運用・監視、印刷・封入封かん、先進のクラウドコンピューティングに至るまで、顧客の様々なニーズに最適なソリューションをワンストップで提供している。

本社

神奈川県横浜市西区みなとみらい3-3-1 三菱重工横浜ビル23階

従業員数

連結1675名 単独945名(2019年4月1日現在)

URL

https://www.inet.co.jp/