自動車のオートローンや故障保証事業などの事業を全国展開する企業グループの統括・運営等を行うプレミアグループ。近年は地方のバスなどの料金改定が続いたことから、毎月手作業で交通機関の料金を確認していました。社員数の増加もあり、これ以上の作業負担は行えないと2019年11月に「らくらく通勤費」を導入。短期間での導入が実現し、作業量を約半分に削減することに成功しています。導入過程にはどのような判断があったのか。コーポレート部人事管理チームの桶谷陽子さん、システム支援を担当されたプレミアシステムサービス株式会社、技術部の浅井健臣さんに話を伺いました。
桶谷：プレミアグループの社員はグループ企業に出向している社員が多く、北は北海道から南は福岡まで全国に所在しており、従業員数は約500名です。
これまで通勤費は個人による社内システムからの申請でした。問題になっていたのはバスなどの料金改定への対応です。近年は地方でバス料金が改定されることが度々あったため、最近では毎月、公共交通機関の料金改定がないかを検索をして調べるようになっていました。
対象者の通勤費を一つひとつ駅すぱあとやYahooなどのサイトで検索していたため、かなりの時間を費やすこととなっていたのです。特に地方の交通機関を調べるのは大変で対応に苦労していました。
桶谷：近年は毎年新卒が25名程度入社し、中途採用も積極的に行っているため、グループの従業員数が大きく増加しています。加えてグループ内での異動も多く、毎月最低でも20名程度は異動し通勤費の変更があります。
それに対して作業を行うのは2名のみ。手作業では追いつかなくなってきました。通勤費精算のシステムがあることは以前から知っており、ネットで検索してどんなものかを調べていました。
3年前に一度システム部門に要望を出したのですが、予算の関係もあって当時は許可されず。しかし、2019年10月に消費税増税もあることから改めて要望を出し、許可されたのです。
浅井：2019年7月ごろに改めて要望が出たので、私のほうで無限さんを含め3社で比較検討を行いました。
浅井：無限さんへの決定は、総務部からの要望に機能面で合致していること、費用面でも初期費用やイニシャルコストが断然安かったことが決め手になりました。システム面から見ても、申請と登録とマスターと実にシンプルで使いやすい。実際に画面を開いても見やすく分かりやすいと感じました。
また、営業の方に迅速に動いていただき、短期間での導入をサポートしていただけたのも決め手の一つになったと思います。
桶谷：無限さんが当社でデモをしてもらえるということで、それを見て決めようと考えていました。
実際に使って良いと感じたのは、自宅住所から候補の駅を複数出せる点です。以前は住所から地図サイトを開いて、最寄り駅が正しいのかを見て、そこから経路を検索。複数あればどれが妥当かを判断していました。
これまで2度手間、3度手間という状態だったのが、これで一度にすべて検索できてしまう。総合的に判断して「らくらく通勤費」に決定しました。
浅井：2019年9月10日ごろにデモに来ていただき、最終決定はそれからすぐです。データ入力の関係で10月導入は間に合わなかったのですが、11月から本格稼働となりました。
桶谷：システムの使い方は、申請はこれまでと同様に社内システムで行い、「らくらく通勤費」にはこちらで登録する形式です。実際に使ってみると、払戻しを自動計算してもらえるなど、細かなところで実践的に使える点が良いと感じました。
地方のバスの料金データも充実していて入力は楽になっています。通勤ルートは基本、最短最安ですが、社員から別ルートのほうがいいという要望が出ると、それが本当に妥当かをみることもあります。
当社は許容範囲を料金の15％以内としていますが、「らくらく通勤費」は幅をもたせた検索設定もでき、作業は実に簡単です。
浅井：「らくらく通勤費」は正社員や契約社員、アルバイトなど立場が違う人でも、日割りですぐに通勤費が計算できます。
アルバイトの方で月の出社日数が多い人があれば定期券にしたほうがいいといった判断の設定も可能です。
機能が充実しているので月次の1回の処理だけで終われる点はすごく楽だと感じました。設定した区分によって社員がどんなステイタスになっているのかなどがすぐに見られる点も良いと思います。
桶谷：最初にコンタクトしてから導入まで、短期間での導入でしたが、実にスムーズに対応していただきました。対応へのスピード感を感じています。サポートもデータ登録から、システムの使い方、データの取り出し方、更新の仕方など、実に細かく教えていただいてきました。使ってみてわからないことや要望なども、電話やメールで伝えるとすぐに回答していただいています。
桶谷：初期登録してしまうと給与データをつくるのも半分程度の時間で済みます。確認作業を含めて手間は半部程度になり、作業は月で20時間程度は削減できていると思います。操作も簡単ですから入力のサポートをアルバイトや派遣の方にお願いできる点もありがたいですね。
浅井：通勤費データはCSVで落としてそのまま使えています。給与データとして自由にデータが取り出せる点は便利ですね。
浅井：社内の他のシステムでは消費税10％対応で問題が出たところがあったのですが、「らくらく通勤費」はまったく問題がなく、その点は今後も安心していられると感じました。料金改定時もこちらで作業することは特になく、その点では大変楽になると感じます。
桶谷：システムとしての良さはもちろんですが、それを支える無限の皆さんのサポート体制がありがたいと感じています。
今回は営業の方にも短期での導入にご協力いただき、本当に助かりました。システムを理解するうえではデモが大変役に立ったと思います。実際に作業をしながらの説明は非常にわかりやすかった。気付かなかった点もいろいろ教えていただきました。
浅井：期間、予算、サポートなど要望を伝えると最適なプランをご提案していただけるので、要望があればしっかりと伝えたほうがいいと思います。
また、システムがより使いやすく進化する面でも期待ができると感じています。2020年1月に画面がリニューアルされ、地図、候補ルートなどが1画面で見られるようになるとお聞きしました。こうした実践的なリニューアルがこれからも期待できるのではないでしょうか。
浅井：一度デモを体験されると使いやすいかどうかが判断できると思います。私たちもデモのおかげでシステムの内容を把握できました。無限さんはこの分野のエキスパートですし、何でも気付いたことを質問して頼ってみると良いと思いますね。
桶谷：システム内容を理解できれば、導入するかどうかの判断はすぐにできると思います。後は導入をどのように進めたいかを伝え、それに対応してもらえるかを確認すること。
そして使っているうちには、細かいことでもわからない部分は出てきますからサポート体制が大事になります。事前にどんなサポートが受けられるのかをしっかり確認しておくと良いと思います。