平田：弊社ではアルバイトを含めて4000人を管理していて、通勤費の「新規」「変更」申請が毎月平均50名程度発生します。異動期の4月、10月はその倍で100件ほど。原則もっとも料金の安いルートを適用し、6ヵ月定期としてその金額を振り込んでいます。

以前は、紙に書かれた「新規」「変更」の申請書を一つひとつチェックし、経路や金額が適正かどうかを確認していました。なぜ紙かというと、従業員すべてがパソコンを持っているわけではないからです。弊社は接客業なので管理部門の人数は少なく、パソコンの台数も限られています。しかし、紙を使った申請を確認する作業には、とても時間がかかっていました。

勤労課でチェックする人員は2名のみ。確認作業も非常にアナログで、ネット上の無料の経路検索サービスなどを使って確認していました。しかし、全従業員の約3割はバス利用者なのですが、バスのルートや料金を一度に調べられるネットサービスはありません。交通機関のホームページを見たり、バス会社に電話して確認したり……。地図を広げてルートを確認することもありました。そのため、電車利用での確認は一人10分程度ですが、バス利用では一人30分ほどもかかっていました。1ヵ月50件の申請で単純計算すると、トータル13時間以上も費やしていたことになります。

平田：手作業での確認だったので、その情報をデータ化できていませんでした。運賃改定時の金額変更や新駅・新路線新設時の変更などの場合も、紙ベースの申請書類を一から精査する必要があったのです。

せっかくネットで検索して確認しても、データとして残らないために、その人が転居した場合、払い戻しのためにまた一から調べないといけない。確認結果をプリントで残すことは非常に手間ですし、資源的にもムダです。そのため、システム化で確認データを保存できるようにしたいと考えていました。

平田：勤労課だけで確認すると作業に時間がかかり、また地方の通勤事情もわからないため、各店舗の管理担当者に通勤費の経路、金額の確認を依頼していました。二重チェックです。

申請の流れは、従業員は紙に書いて各店舗の窓口担当者に提出。そこで一度申請書を確認して勤労課に集めます。次に書面からデータ入力。勤労課にある従業員の住所データと照らし合わせながら、適正かどうかを判定していきます。駅までバスが使えない距離なのにバス料金を申請する、など社内規定に合わないときは本人に確認していました。

しかし、最近では店舗が増えて従業員数も増加したため、確認作業の量も増えました。各店舗の担当者は管理の専任ではないので、他の仕事を抱えながら作業を行っていたのですが、確認業務は大きな負担となっていました。

平田：私の入社は7年前ですが、その当時から従業員数は1000人ほど増えています。勤労課の通勤費管理に関する業務もいよいよ厳しいということになり、システム化が決定。昨年から情報収集を始めました。そんなおりに『日本の人事部』で、「通勤費管理の効率化で戦略人事を実現」という株式会社無限のサービスについて書かれた記事を読んだんです。

通勤費管理サービスは3社を検討しましたが、最終的には無限の「らくらく定期.net」を導入することにしました。決め手は、地図連携を含めた使いやすさです。地図との連携は他社製にはない機能でした。

自宅から勤務先までの最適な通勤経路や金額の検索が短時間ででき、自宅から最寄り駅までの距離も連携の地図機能で計算することができる。バス利用の可否の判断も簡単で、これなら通勤費チェックの作業や事務作業の煩雑さが軽減できると感じました。

また、こちらの疑問に対してすぐに回答をいただいたことも、導入後のサポートを考える上でよいと思いました。そこで、サーバーを持ち、複数の担当者で一元管理できる「ネットワーク型」の「らくらく定期.net」を導入することに決定。2013年10月に稼働しました。

平田：「らくらく定期.net」のよさは、第一に、地図データをすぐに見られることです。たとえば自宅の住所と勤務先の住所を登録すると、自分の最寄り駅から通勤ルートを表示。距離計算もすぐにできます。バス利用の条件に当てはまるかどうかも一目で判別できます。

これまではチェック作業でいろいろなサイトを使っていましたが、システム導入でワンストップでの作業ができるようになり、大変楽になりました。

バス利用の確認に30分かかっていた作業が、今では10分程度です。電車利用も10分から5分に短縮。その上、確認データも残すことができます。この4月の鉄道運賃改定でも、金額変更は画面上にある運賃改定ボタンを押すだけで、とても簡単でした。

平田： はい、私たちは東京にいますので、地方の地理や交通はわかりません。しかし、地図上で確認することができれば、簡単にルートを検索できます。

例えば、地図では半径設定ができるので、自宅からの距離を数字で入れると、どの駅や停留所が一番近いのか、一目でわかります。料金も、複数の駅が周辺にあっても、各ルートの料金や距離が一覧化され、「最安」「最短」ルートにはマークも表示されるので一目で選択できます。バス路線の料金も同様。これまで地図を広げて、それと格闘しながらルートを探していたことを考えれば、大変楽になりました。

平田：店舗の窓口担当者は、個人ごとの確認時間が短くなったことで、より営業面に時間を費やすことができるようになりました。

また、システム化によって厳格なルート判定ができるようになったので、以前よりも通勤費コストが削減される方向にあります。また、システム化によって、判定に対する社員の納得度も高まってきました。

自宅から勤務先までの通勤ルートやその金額を個別に帳票として出せるため、社員に配布して確認してもらっています。

これまではルート確認の際に、電話でのやり取りでは説明だけで何分もかかっていたのですが、帳票があることで確認が楽になりました。今では、その他のやり取りの時間も大幅に短縮できています。この点は導入して初めて気付いたメリットです。

平田：6ヵ月定期の解約を以前は手計算で行っていましたが、今では簡単にシステムで計算できるようになりました。社会保険の算定計算も簡単に行えるので、忙しい異動期や決算期にどれだけ作業が楽になるのか、今から楽しみですね。

作業の繁忙期でも、システムへのアクセス権は勤労課メンバー全員にあるので、誰でも代わって作業することができます。その点も心強いですね。

2015年10月には再度運賃改定が行われますが、異動期の10月の改定もまったく不安はありません。通勤費システムと給与システムとの連携は、現時点では一旦エクセルデータに変換してやり取りしていますが、将来的には直接連携するように変更したいと考えています。

平田：システムを選ぶ上で重要だと思うのは、やはり地図データとの連携だと思います。目で見て確認できることは、作業する上で安心感が違ってきます。特に全国規模で拠点を展開している会社であれば、なおさら使えるはずです。

また、せっかくシステムを導入されるのですから、予想される規定変更に対応できるものを選ぶことも大切です。

例えば、検索結果に「最安」や「最短」が表示される機能は、会社規定の変更時には大変便利です。経費削減へと方針が変われば、そのときは「最安」を選べばいいわけです。

また、距離規定の変更も、数値で出るので問題なく対処できます。定期代金額も1・3・6ヵ月と3種類出るので、急な支払規定の変更があっても、選ぶ金額を変えるだけで対応できます。

最後に、従業員ごとの通勤情報のデータ化も重要なポイントです。急な転居や異動があったときも、前の通勤データがあれば、データを呼び出してすぐに精算することができます。個別データが保存されていることは、時間面でメリットが大きい。作業時間が短くなれば、人件費の面でも有効ですし、なにより本業に時間を割くことができます。

システム化で従業員に新たな時間をつくれることは、その価値としても大きいのではないでしょうか。

平田氏のお話からは、通勤費管理のシステム化が、人事・総務の業務改善において、高い効果を得られることがおわかりいただけたと思う。地図データ連携による目視化は作業を大幅に軽減。また、業務のシステム化は急な規定変更や運賃改定に対応できる体制づくりとなる。今、社内改革の要と言われる人事総務スタッフは、その貴重な勤務時間をいかに本業部分に使えるかが問われている。その点では、通勤費業務の削減や効率化は必ず取り組まなければならないテーマだ。来年10月には消費税増税による再度の運賃改定が予定されている。このタイミングを業務改善の契機とするなら、今から対応を検討すべきだろう。