導入事例

アイ・ビー・エス・ジャパン株式会社 様

アイ・ビー・エス・ジャパン株式会社

海外の最新データ通信機器・ネットワーク機器などの輸入販売、技術サポートを行うアイ・ビー・エス・ジャパン株式会社。事業拡大とともに営業スタッフが増え、手間と時間のかかる旅費経費の精算が問題となっていました。そこでシステム導入に踏み切り、複数のサービスから「らくらく旅費経費.net」を選択。忙しい営業の手間を省き、貴重な時間を作り出すことに成功しています。代表取締役社長の望月綾子さん、管理部システム管理課兼社長室 チームリーダの岡本英樹さん、総務部 リーダの馬場忍さんに、導入経緯や導入後の効果について話をうかがいました。

導入前の課題

アイ・ビー・エス・ジャパン株式会社
■増えた営業スタッフの影響で、忙しさが増した総務部


――交通費や経費の精算業務に関して、どのような悩み・課題を抱えていましたか。


岡本 当社は社員35名の会社ですが、近年、営業職が増えたことで交通費や経費の精算業務に手間がかかるようになっていました。営業スタッフも仕事が忙しく、なかには1年分も溜めている者がいたりと、なかなか定期的に申請してくれませんでした。処理業務が忙しくなった要因には複雑化した精算作業の問題もあります。申請書類のフォーマットは複数あり、書き方も個人ごとにバラバラ。勝手にアレンジして書かれている状態でした。そのせいもあって、経路や金額のチェックに大変手間がかかっており、この状態をなんとかしたいとソリューションを探していました。

望月 それに加え、出張精算の多さも事務処理の忙しさに拍車をかけていました。当社は国内では関東2拠点、大阪1拠点で、海外には米国と台湾に子会社があります。当社の製品供給先はすべて海外企業であり、日本のお客様をそこまで案内したり、海外の展示会に参加したりと、海外と日本を行き来する機会が多くありました。出張精算は本来1回毎に行うべきですが、忙しい者の中には溜め込んでいるものがおり、ときにまとめて精算される点でも負担になっていました。一時期は営業事務を置いて、営業スタッフに精算するよう声かけを行いましたが、あまり効果はありませんでした。そのうち、管理部長から「総務の仕事が忙しくなってきている」という話があり、システム導入の話が持ち上がりました。

――システム導入のきっかけについて教えてください。

岡本 旅費経費の精算業務にシステムを導入しようと思ったのは、高い効果が期待できそうであり、それに比して金額的には手ごろと感じたからです。使いやすいものであれば、忙しい営業スタッフも慣れて使うようになってくれるのではと考えました。2015年2月ごろから検討を始め、ウェブで複数のサービスを調べて機能を勉強。展示会にも行って、業界で有力なサービスについて調べました。その中から数社に声をかけて詳細をうかがったのです。

――どのように導入するシステムを決められたのですか。

岡本 私自身、旅費経費の精算システムのことはあまり知らなかったのですが、無限さんの「らくらく旅費経費.net」で、交通系ICカードから直接データを取り込む様子を見て、「今はこんなに楽になったのか」と正直驚きました。それにこのシステムは「駅すぱあと」から経路データが取り込めるので、調べたり書き込んだりといった作業も必要ありません。以前は申請者が一つひとつ経路と金額をウェブで調べ、紙に書き出し、受け取った管理者がまたウェブで確認するという作業でしたので、今の作業と比べるとその楽さは雲泥の差があります。

無限さんに決めたのは、必要と思う機能がすべて揃っており、使い勝手もよく、当社の営業スタッフが使えるようになると感じられたからです。無限さんには4月に社内でデモンストレーションを行ってもらうことにして、特に普段精算業務を溜めがちな営業スタッフの空きスケジュールに合わせて日程を決め、「必ず出席するように」と約束させました。当日、その営業スタッフに使ってもらったところと使いやすいと好評でした。そのうえ、こちらのサービスは利用料金が他に比べて安く、そのことも決定を後押ししました。

システム導入後

アイ・ビー・エス・ジャパン株式会社
■精算システムの導入を決断。確認の作業時間は10分の1に


――導入してみて、どのような点を便利だと思われましたか。

馬場 私が申請内容の確認を担当していますが、これまでは内容を1行ごとにウェブで確認するといった大変手間のかかる作業を行っていました。あまりに手間取るので、以前は経路チェックだけ他の人に頼んでやってもらっていたくらいです。しかし、今は連動する「駅すぱあと」で情報を確認でき、これらの作業は手がかからなくなりました。これまでは申請に間違いがあると、「経路が間違っています」「金額が違います」と、いちいち本人に伝え、正しい内容に修正してもらっていました。今ではそんな修正作業もほぼなくなりました。

そしてシステム化により、フォーマットがすべて統一できたので、その点でも作業は楽になりました。今まで出張時には個別で申請していた交通費、出張手当、出張経費も、システム内で一度に処理できるので、その点も楽になりましたね。現金での出金処理も一度で済むので助かっています。


――実際にシステムを使ってみて、感じられたことはありましたか。

岡本 いいなと思った点は設定が簡単なことです。管理者側からもユーザー側からも設定が大変しやすくて、仕様も利用者側に立ったやさしい作りだと感じました。それに何かわからないことがあって、サポートに問い合わせても、レスポンスが早くて助かっています。問い合わせをすると、ほぼ当日中にはなんらかの回答がいただけています。導入当初は毎日のように問い合わせたので助けていただきました。

また、使ってみていいと感じたのはパターン登録の機能です。地方のバス便などは情報を調べないといけないことも多いのですが、ここでは一度経路を確認し、設定すれば、あとはデータを呼び出して使えるので非常に楽です。何度もチェックしなくてもよいのがありがたいですね。

――システム導入によって、社内に何か変化はありましたか。

馬場 システムが使いやすかったせいか、社内で精算を溜めこむ人がほとんどいなくなりましたね。今までは紙での申請で、手書きで書類をつくって手渡しということも多かったのですが、システム化でペーパーレスになり、いつでも申請が受け付けられるようになりました。紙の管理がなくなった点も楽ですね。また、以前は「自分の出張日当はいくらになりますか」といった問い合わせが多かったのですが、今ではシステム上でわかるのでそれもなくなっています。以前は合計金額も手計算でしたが、それも一切なくなりました。

そして、私自身でいえば残業時間が減ったことが大きな変化です。申請は20日締めで、それから月末までは残業が多かったのですが、それがほとんどなくなっています。旅費経費の申請処理で考えれば、その作業時間は10分の1程度まで減ったと思います。


■システム化によって生み出された「時間」が利益を生む

――経営者にとって、旅費経費の精算システムを導入するメリットは何だと思われますか。

望月 弊社の場合、営業が自分で経費精算するとなると、貴重な営業の時間を割いて処理しているわけで、このことは本当にムダだと感じます。出張が多くなれば、移動に時間が取られる上に、精算にも時間が取られて、ますます営業の時間は減ってしまう。だからといって、その作業を管理部で請け負わせると、「自分の仕事でないのに、なぜやらなくてはいけないの」と別の問題を生んでしまいます。

営業が、営業のための時間を最大限に使えるようにすることは、私たちのような規模の会社では大きなメリットとなります。それが売り上げに直結しますし、管理側も時間が節約でき、その分を他の業務に当てることができます。システム化によって生まれる時間で新たな利益が生めるとしたら、その試みは大変価値のある投資といえると思います。

――最後に、旅費経費の精算に悩まれている管理部門の方へアドバイスをお願いいたします。

岡本 システム化で申請側も管理側もすごく業務が楽になりますよ、という点はぜひお伝えしたいと思います。申請内容が正確になるうえに手間も減りますから、ありがたさが実感できると思います。当社でも営業スタッフから「本当に申請が楽になった」という声を聞きますので、その分の余裕が生まれていると感じます。

望月 私はシステム化が社員の精神面でも有効だと思います。正直、人によって、このような精算業務が本当に苦手という人がいますね。そんな人に管理側が何度も「きちんと出してくれ」と言い続けるのは、互いの精神衛生を考えてもよいこととは思えません。そんな人を面倒な作業から解放してあげられる点も、システム化のメリットではないでしょうか。経営者として、社員にはできる限り気持ちよく働ける環境を用意してあげたいと思っています。


望月さま、岡本さま、馬場さまに話をお聞きして、管理部門の現場にはどのような課題があるのかが実感できたように思います。望月社長の言葉にあったように、旅費経費といった精算に関わるシステム化の真の目的は、ムダな作業から人を解放して、「新たな時間」を生み出すことにあります。システム化を単純な作業の効率化で終わらせずに、できた時間を次なる投資へとつなげていく。今の企業には、そのような前向きな視点が求められているのではないでしょうか。

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お客様情報

アイ・ビー・エス・ジャパン株式会社
会社名 アイ・ビー・エス・ジャパン株式会社
本社 神奈川県海老名市中央2-9-50海老名プライムタワー12F
URL http://www.ibsjapan.co.jp/
従業員数 35名
事業内容 海外の最新データ通信機器・ネットワーク機器・ソフトウェア・PC関連周辺機器の輸入販売を行うと共に、技術的サポートを含めたサービスを提供する。30年にわたり蓄えてきた顧客からの信頼、そして米国と台湾の子会社および海外連絡事務所を通じたネットワークによって、質の高いサービスを実現している。

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中でも(株)無限の通勤費精算管理システム「らくらく定期 .net」は、機能の多彩さと使い勝手のよさで、導入企業から高い評価を受けている。
そこで 2015 年にこの「らくらく定期 .net」を導入した宮崎を拠点とする航空会社ソラシドエアを訪ね、人事部ビジネスサポート課長の長谷川隆二氏に、導入の経緯、使い勝手、効果などについて話を聞いた。

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