導入事例

株式会社ソラシドエア(Solaseed Air Inc.) 様

株式会社ソラシドエア(Solaseed Air Inc.)

人事の業務には、比較的低コストで劇的に効率化できる余地がまだまだ残っている。たとえば転勤・転居などによる通勤費の申請や差額の精算、消費税率引き上げに伴う運賃改定への対応などは、専用システムの導入によって人事部門はもちろん、申請する社員の負担を大きく軽減することが可能だ。
中でも(株)無限の通勤費精算管理システム「らくらく定期 .net」は、機能の多彩さと使い勝手のよさで、導入企業から高い評価を受けている。
そこで 2015 年にこの「らくらく定期 .net」を導入した宮崎を拠点とする航空会社ソラシドエアを訪ね、人事部ビジネスサポート課長の長谷川隆二氏に、導入の経緯、使い勝手、効果などについて話を聞いた。

業種/従業員数 定期航空運送事業等/約 870 人

導入前の課題

株式会社ソラシドエア(Solaseed Air Inc.)
■消費税率引き上げによる運賃改定でシステム導入の必要性を痛感


----- 「らくらく定期 .net」導入にはどのような経緯があったのでしょうか?
長谷川 2008 年頃、従業員 500 人体制までは、人事業務のシステムとしては給与計算のパッケージシステムを使用していたくらいでした。その後さらに従業員が増えていく中で人事管理システム導入の検討を始め、2012 年、 700 人を超えたときにアイテックス(株)の人事・給与管理システム「PRO-STAFF-α」を導入、1 年かけて本稼働をスタートしました。
2014 年 4 月に、消費税率引き上げによる運賃改定に向けて対応が必要となりました。紙ベースで全社員の通勤経路と運賃を回収し、確認する作業は予想以上に大変で、システム化の必要性をこのとき痛感したのです。それでアイテックスに相談したら、パートナーである(株)無限の通勤費管理システム「らくらく定期 .net」をご紹介いただきました。他の通勤費管理システムもいくつか検討しましたが、人事・給与管理システム「PRO-STAFF-α」との連携の相性が良く、システム導入によって実現したい要件が満たされていたので、最終的に「らくらく定期 . net」を選択しました。消費税の処理が落ち着いた10月ごろから導入に向けて動き出し、2015 年 3月に導入。データ登録をしたのち、7月から稼働を始めました。それ以降は、社員が自分で通勤費の申請ができるようになりました。


---- 必要な機能と導入コストのマッチングなどは難しくなかったのでしょうか?

長谷川 コストは想定していたより低く抑えることができました。当社の求める機能が「らくらく定期 .net」の標準仕様にすべて含まれていたので、カスタマイズの必要がなかったのが大きかったですね。おかげで費用面での社内稟議を問題なくクリアできました。


■業務の効率化だけでなく、
通勤経路の判断基準の明確化も重要課題


---- 「らくらく定期 .net」導入までは、通勤費管理にどのような課題がありましたか?

長谷川 消費税率引き上げによる運賃改定などで膨大な作業の負荷が生じるケースだけでなく、通常時でもかなり大きな課題がありました。まず、通勤経路を決めて紙ベースで申請し、所属長の承認を経て人事がチェックする。適正でないと判断した場合は所属長や申請者に説明し、再申請を行い、決定した通勤費を給与システムに入力するといったことを手作業でやっていたわけです。転居して通勤経路が変わり、払い戻しを行う場合にも、人の確認・判断と手計算で手続きを行い、計算説明書を作成して本人に送付していました。こうした手間の解消とペーパーレス化が大きな課題でした。

さらに問題なのは、手続きや判断の基準が曖昧だったことです。たとえば申請書の書き方ひとつでも、交通機関ごとに乗り換えの経路を詳しく書く人もいれば、自宅と勤務先の最寄り駅しか書かない人もいました。それを人事がひとつひとつ Web サイトの乗り換え案内でチェックしていかなければならないわけです。しかもどの経路が適正かは、運賃の安さや所要時間、乗り換え回数など、基準が色々あり、土地勘の有無など、人によって判断が違います。単にチェックの手間がかかるだけでなく、経路の認可・却下によって申請者が不公平を感じることもありました。

システム導入後

株式会社ソラシドエア(Solaseed Air Inc.)
---- 通勤費管理業務は自動車通勤のガソリン代の申請・処理も含まれているとうかがいましたが、システムで処理するのは公共交通機関の交通費だけではないのですね?

長谷川 そうです。地方ではどうしても自動車通勤が必要な地域が少なくありませんから、ガソリン代への対応は不可欠です。当社では3 か月ごとに市場価格に合わせてガソリン代を決めています。もちろん価格には地域差がありますから、地域別に単価を設定しています。この通知も従来はWord で文書を作成して各拠点に送っていましたが、「らくらく定期.net」導入後は、単価を入力すればあとは自動で計算されるようにしました。


----様々な課題は「らくらく定期.net」によって解消されましたか?

長谷川 当社が導入したのはイントラネット版のシステムなのですが、社員がWeb ブラウザで申請し、所属長と人事が承認するところまでワークフロー化され、通勤費の給与システムへの反映や転居後の住所の人事システムへの反映なども自動で行われるようになりました。ペーパーレス化も、ETC の証票が財務上必要ですがそれ以外は完全に実現しました。人事が行っていた通勤経路の確認、最適経路の判断、通勤費の算出も自動化されました。おかげで人事の作業時間は1 人あたり約15 分から、わずか2 分になりました。適正な通勤経路もシステム上で明快になり、社員の納得感も向上効率化の目標は、人事の作業工数を約4 分の1 に(月48 時間から12 時間へ、36 時間の効率化)、申請者する社員の作業工数を約半分に(月300 時間から150 時間へ、150 時間の効率化)、ペーパーを3 分の1 に(月300 枚から100 枚へ、200 枚の効率化)というものでしたが、これらはすべてクリアできています。

また、紙ベース・手作業で申請管理を行っていたときは、どうしても記入ミス・入力ミスが起き、その対応が大きな負担になっていましたが、こうしたミスによる手間が解消されたことも大きいですね。


----適正な通勤経路の確定もシステム化されたのでしょうか?

長谷川 ルールをシステム上で明確化しました。基本ルールは「経路の最安値から25%以内ならOK というものですが、「25%以上でも通勤時間が30 分以上短縮できるならOK」という設定にしました。都市部ではルートの選択肢がたくさんあって、最安値でも乗り換え回数が多く、通勤時間からすると必ずしもベストではない場合があるからです。
「らくらく定期.net」はルート検索サイトと連動しているのですが、こうした条件をきめ細かく設定できるようになっていて、こちらが指定した条件内の経路のみが申請画面に表示されるようにできます。ルールが公平・明確になったので、申請する社員の納得感も格段に向上しました。また、申請には自宅から最寄り駅までを示す地図の添付が必要なのですが、以前は申請者が作成しなければならず、これが負担になっていました。「らくらく定期.net」には地図機能があるので、こうした作業も不要になりました。

サポートセンターのわかりやすい対応で、導入から本格稼働までスムーズに移行

----導入の際に苦労された点はありましたか?

長谷川 最初にルールを決めて、それに沿った適正な経路を登録していく作業は人事で行いましたから、そこは負荷がかかりましたが、特に臨時の人員を動員することなく社員だけで行うことができました。わからないことは無限のサポートセンターに問い合わせましたが、対応が的確で、とてもわかりやすく教えてもらえたので、苦労や戸惑いはほとんど無かったと思います。当社は本社が宮崎、システムの管理・運営は東京と、機能が分かれていることもあり、初めてのシステムを受け入れ順応していくには、多少難しい面はあったと思います。その点、無限さんの行き届いたサポートのおかげで導入がスムーズに運んだことはとてもありがたかったですね。


■今後の運賃改定への対応やシステム運用の改善も楽しみ

----今後想定される運賃改定などへの対応についてはどのように考えていらっしゃいますか?

長谷川 消費税率引き上げによる運賃改定に手作業で対応するという経験をしていますから、「らくらく定期.net」の導入で、人事の作業工数がどれくらい軽減されるか想定できます。来年に予定されている消費税増税があっても対応はかなり楽でしょう。むしろ運賃改定がどれだけスムーズにクリアできるか、今から楽しみなくらいです。


----申請する社員のみなさんはどうだったでしょうか?

長谷川 特に操作方法の質問や意見が人事に寄せられなかったのが嬉しい驚きでした。もちろんマニュアルも作成したのですが、入力画面の操作がわかりやすいのでマニュアルを見なくても入力でき、初めてでも戸惑うことはなかったようです。社員にとって定期の更新は半年に一度、新しい通勤経路の申請は入社時や異動・転居のときくらいで頻繁に使うものではないので、使うときにわかりやすいというのは重要なポイントです。


---- 2015 年7月の本格稼働から1年近く経ちましたが、その間の運用は順調でしたか?

長谷川 システム化で一番心配だったのは、操作のミスでデータが消えてしまうといったことですが、そうしたこともなく安定した運用ができています。人事・給与管理システム「PRO-STAFF-α」との連携における相性のよさも、アイテックスから聞いていた通りでした。この約2 年間で一番大きな出来事は、システム管理を担当していた女性社員が妊娠で休職し、担当者が交代したことです。かなり急な決定で、引き継ぎ期間は1 か月しかとれなかったのですが、思いの外スムーズに引き継ぐことができました。システムの仕組みが明確で、管理業務の標準化がしっかりできていたから可能になったことだと
思います。また、サポートセンターのわかりやすい対応やユーザー講習会など、ユーザーへのフォローが充実していることも、引き継ぎが円滑にできた理由のひとつです。

紙ベース・手作業のときからの業務担当者たちが、それまでの課題について意見を出し合い、「らくらく定期.net」の機能を使って当社に最適なシステムを作ったこと、無限さんのノウハウやサポート力が優れていたこと、システム化の必要性を上司が理解してくれたことなど、関係者の皆さんすべてに助けられて、良いシステムが実現したのだと思います。


----「らくらく定期.net」の導入を他社にも勧めますか?

長谷川 もちろん勧めます。当社は一般的な事務職以外に運航乗務員、客室乗務員、空港の地上勤務職員、整備士など、勤務・通勤の形態がかなり特殊な会社ですが、それでも標準仕様で十分対応できました。標準の機能も、きめ細かく設定することで、会社の実情に合った仕組みに仕上げることが
できます。また、人事・給与管理システム「PRO-STAFF-α」との連携なども含めて、レスポンスの速さも優れています。

----今後「らくらく定期.net」の使い方でさらに改善したいこと、進化させたい点はありますか?

長谷川 職種によっては定期と現金を併用しているケースがあるのですが、職種ごとに分けて通勤費の管理ができるようにしたいと考えています。また、現在は当社のセキュリティ・ポリシーの関係で実施していない社外からのアクセスなども、ゆくゆくは実現できたらいいですね。これが実現すれば、たとえば転居先の住まいを決めたときに、新居や不動産屋さんからスマートフォンで通勤経路の申請を行うといったことも可能になります。

----本日は、詳細な事例をお話しいただきましてありがとうございました。

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お客様情報

株式会社ソラシドエア(Solaseed Air Inc.)
会社名 株式会社ソラシドエア
本社 〒880-0912 宮崎県大字赤江 宮崎空港内(宮崎空港ビル2階)
URL https://www.solaseedair.jp/
従業員数 約870人
事業内容 定期航空運送事業等

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