導入事例

マスミューチュアル生命保険株式会社 様

マスミューチュアル生命保険株式会社

マスミューチュアル生命保険は、社員数の増加によって通勤費精算の処理業務が増えたことから、本社移転をきっかけに精算システムの導入を決定。地図機能と精算機能を連動して運用できる無限の「らくらく定期.net」を選び、導入しました。導入後は作業時間の大幅な削減、人件費の圧縮、ベテランスタッフの有効活用など人事業務の効率化に貢献しています。同社の人事部人事グループ グループ長の名和貴史さんと、人事部人事グループの小山愛さんに、システム導入後の変化やその効果について話をうかがいました。

業種/従業員数 385名

導入前の課題

マスミューチュアル生命保険株式会社
■大幅な時間短縮にはシステム化が欠かせないと決断

――通勤費の精算管理業務に関して、これまでどのような悩み・課題を抱えていましたか。

小山 システム導入前の通勤費精算は、まず社員がエクセルで作成した申請書がプリントされて届き、その内容が間違っていないかを、ネットサービスを利用して確認していました。住所で家から最寄りの駅やバス停を確認。バス便利用は家から駅までの距離が1.5㎞以上という条件でしたので、それに合っているかを確認。そして経路が妥当であるかをチェックします。ネット上の無料の経路検索サービスや地図サービスを使い、ときには紙の地図を広げて見ることもありました。

通勤費は最安ルートが基本でしたが、状況に応じて利便性を優先するルートもある程度認めており、要望のヒアリングやその後のやり取りで時間を取ることも多くありました。当時は2名で担当していましたが、通勤費精算は大変に時間が掛かる作業となっていました。

名和 通勤費精算システムを導入したのは8年前になりますが、その当時で390名ほどの社員がいました(現在は445名)。そのころは拠点も多く、今も同じですが地方分も東京で処理していましたので、そのコントロールだけでも大変です。徐々に社員が増え、拠点が整理されることも多くなり、通勤費精算の手間はどんどん膨大になっていました。

――通勤費精算システムの導入に踏み切られたきっかけをお教えください。

名和 直接のきっかけは、本社の移転が決まったことです。それに伴い社員すべての通勤経路が変わりますので、新たな通勤経路をチェックもする必要が出てきました。1ヵ月で当時390名もの社員分すべてを処理しなくてはいけなくなり、とても担当だけでは対応できないとシステムを導入することになりました。現場の状況を幹部もわかってくれ、スムーズにシステム化の許可が下りました。

小山 最安ルートで支払うのであれば駅名で検索するだけで済むのですが、そのとき緩和措置の内容が変更となり、金額が最安の20%増までのルートを認めることになりました。その条件に合っているかどうかを、すべて人手で確認しなければならなくなったのです。経路検索サービスで390名もの新経路を調べないといけない、さらに場合によっては家と最寄り駅もとなると、とても自分たちではこなせないとシステムに頼ることになりました。

――どのような経緯で導入システムを「らくらく定期.net」に決定されたのですか。

名和 「らくらく定期.net」に決定した大きな理由の一つは、ルート検索だけでなく、連動した地図機能が付いている点です。自宅から最寄りの駅がどこかが判別でき、またその距離も表示されるので、バス利用の対象かどうかの判定も簡単にできます。このような機能があるのは無限さんだけでした。また、自社の規定を入力してカスタマイズして使えること、さまざまな検索設定が可能な点など、他社と比べられないほどの利便性を感じました。

小山 当社のバス便規定である「駅から1.5㎞以上」、そして猶予条件である「最安ルートの金額20%増まで」という条件を、「らくらく定期.net」では入力して画面で表示することができます。地図機能では家から駅までが1.5㎞圏内かどうかが表示され、猶予条件では金額20%増までに入るルートだけが候補として表示されます。一目で条件に合致しているのかがわかるので、大きな時間の短縮が可能になると感じました。

システム導入後

マスミューチュアル生命保険株式会社
■規則に合う「選択肢」が目で見てわかるようにカスタマイズ

――実際にシステムを使ってみて、どのように感じられましたか。

小山 現在、通勤費精算業務は私一人で行っています。実際に使ってみて本当に助かると感じたのは、社員が転居したときの新旧の定期の同時精算です。元の定期を払い戻し、新しい定期を買い直してもらいますが、各々金額が出てきて精算されるので大変楽になりました。また、PDFで明細が出せてそのまま社員あてにメール添付できるので、返信時も一からメールを打つ必要もなく「添付のPDFを参照してください」と案内するだけで済んでいます。時間の短縮になり、社員からはすぐ明細が見られて詳細が確認できると好評です。

また、地図機能では、社員の住まいから通勤に使える駅やその他候補の駅がすぐに表示できます。地図の表示範囲も簡単に変えられるので、どこが一番近い駅なのかもすぐにわかります。たまに申請した経路が認められず、部署まで尋ねてくる社員もいるのですが、そのときは地図を示して伝えることができて助かっています。

名和 申請した社員には自分の都合に合い、乗りなれた駅や路線を使いたいといった思いがあります。ただ会社には規定があるので、通勤費のルールを地図上で見せられるのは説得力があり助かっています。また、トータルでも一人当たりの経路チェックの時間は大変短くなりました。

――システムを導入して体制および業務フローに、どのような改善効果がありましたか。

名和 当社にはほとんど毎月中途入社があり、また転居者や異動者も発生しています。新規と変更を合わせて申請が数十件になる月もありますが、システム化でその経路チェックや精算にかかる時間を減らすことができています。それに小山さんは、現在通勤費精算以外にも給与計算やその他業務もこなしてもらっていますが、これはシステム化がなければできなかったことです。小山さんのようなベテランスタッフにはお願いしたい業務が多くありますので、人材の有効活用という点でも大変ありがたく感じます。

小山 それにシステムのバックアップ体制はメンテナンスを含めて大変充実しているので、その点も安心です。消費税の改定時も社員に「定期は3月中に買っておいてください」とアナウンスするくらいで、改定料金などの情報はシステム任せで大丈夫でした。データ出力も一度でできましたので時間を大幅に短縮できています。また、システム操作でわからないことがあっても、サポートセンターに電話するとすぐに対応していただけるので困ったことはありません。

――今年1月に「らくらく定期.net」のクラウド版に切り替えられましたが、使ってみた感想をお聞かせください。

名和 当社は在宅ワークに取り組んでおり、2015年春から本格導入しました。全社員の20%はすでに在宅勤務の申請を行っています。そこで担当者が自宅からでもアクセスできるようにとクラウド版に切り替えました。導入にあたってはセキュリティ面の不安がありましたが、当社のセキュリティ担当にクラウドサービスについて確認してもらったところ、まったく問題ないということで無事導入となりました。

小山 操作性も大変よいと感じています。以前はマスターデータの画面と通勤経路を選択する画面を、いちいち立ち上げて切り替えないといけなかったのですが、クラウド版ではタブ一つで両方が切り替えられるようになっており、使いやすさが研究されているなと感じました。また、クラウドですので常に地図データが最新の状態で使える点もありがたいですね。


■「らくらく定期.net」導入で新たな「時間」と「人材」が生まれた

――システム導入によるコスト削減、またはそれ以外で感じられたメリットは何かありましたか。

名和 具体的な数字は出せないのですが、経路チェックにかかる時間を削減することができたことで、その分の人件費が大幅に削減されたと思います。また、システム化により通勤費精算業務を属人化させることなく誰にでも任せられる点は、金額に変えられないメリットと感じています。この条件であれば担当者が異動になっても、新しい人に容易に業務を引き継げます。正直、キャリアの浅い人でも十分にこなせる内容です。人は成長していきますので固定業務は引き継いで、次の難しい仕事を任せられるという点は、システムがなければなかなか難しいと思います。

――経営を支える人事総務部門として、業務において大切にされていることをお教えください。

名和 ここ数年は急激に社員が増えたこともあり、人事が固定業務において社員を支えるには、やはりスピーディーな対応が欠かせないと感じています。通勤費精算をシステム化したことで、社員には明示された一律の基準を示せるようになり、通勤費のルールを浸透させ、また公平なジャッジができています。認める認めないのやり取りをする時間も他にあてることができていますので、その時間の積み重ねはかなりのものだと思います。通勤費精算のすべての業務が、システムによって圧縮できることで、直接的にも間接的にも、これから会社として目指す人事戦略にパワーを割くことができています。

また、システムで大量の申請が処理できるので、作業量に余裕ができ、拠点展開や人員配置が自由に考えられるようになる点も大きなメリットです。攻めに出ようとする企業を人事として後押しできる体制がつくれます。

――最後に、通勤費の精算に悩まれている管理部門の方へアドバイスをお願いいたします。

小山 システム化で通勤費精算の担当者は作業時間が減らせますが、これで助かるのは人事ばかりだけではありません。社員にいち早く通勤費についての情報を伝え、処理し、問題があればすぐに連絡を取ることができるなど、社員にとっても望ましい体制がつくれています。その意味では、全社員が恩恵を受けられるシステムだと思います。

名和 通勤費精算のシステム導入と聞くとランニングコストなど金銭的な面に目が向きがちですが、システム化で時間や人材の余力ができ、それを経営に向けられることは人事として企業への新たな貢献につながります。また、この先は政府が働き方改革に取り組む予定で、今後は人事絡みの改革が増えることが予想されています。人事の仕事はこの先忙しくなりそうですので、改善できる業務は早めに取り組んでいくとよいのではないでしょうか。私たちもこれからの新たな人事の役割について考えながら、日々の仕事に取り組みたいと思います。

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お客様情報

マスミューチュアル生命保険株式会社
会社名 マスミューチュアル生命保険株式会社
本社 東京都品川区大崎2-1-1 ThinkPark Tower
URL https://www.massmutual.co.jp/
従業員数 385名
事業内容 1907年に横浜生命保険株式会社として営業を開始。2001年に160年以上の歴史を持つ米国総合金融グループ「マスミューチュアル・フィナンシャル・グループ」の一員となる。同グループは6420億ドル(約77兆4316億円)を超える運用資産を有し、国際的、多角的、成長指向型の金融サービスグループとして活動している。2015年に福岡本社を設立し、2本社制となった。

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アイ・ビー・エス・ジャパン株式会社

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株式会社ソラシドエア(Solaseed Air Inc.)

人事の業務には、比較的低コストで劇的に効率化できる余地がまだまだ残っている。たとえば転勤・転居などによる通勤費の申請や差額の精算、消費税率引き上げに伴う運賃改定への対応などは、専用システムの導入によって人事部門はもちろん、申請する社員の負担を大きく軽減することが可能だ。
中でも(株)無限の通勤費精算管理システム「らくらく定期 .net」は、機能の多彩さと使い勝手のよさで、導入企業から高い評価を受けている。
そこで 2015 年にこの「らくらく定期 .net」を導入した宮崎を拠点とする航空会社ソラシドエアを訪ね、人事部ビジネスサポート課長の長谷川隆二氏に、導入の経緯、使い勝手、効果などについて話を聞いた。

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