医療機関向けICT支援を中心に幅広い事業を展開する株式会社アイセルネットワークス様。従業員数の増加に伴い、Excel管理を中心とした通勤費管理業務の負荷が高まり、運賃改定や経路変更への対応にも多くの時間を要していました。そこで同社は「らくらく通勤費」を導入。Excel管理からの脱却や、複雑な通勤費管理業務の標準化と効率化を目指した背景について伺いました。
従業員数の増加に伴い、Excelを中心とした通勤費管理の限界を感じ始めたことがきっかけです。
導入前の通勤費申請では、従業員に求められる作業が多く負担が大きかったため、後回しにされることで申請遅延や事後報告も発生していました。また、管理担当者側の申請内容に誤りがないかの確認も手作業で行っており、人事・経理による二重チェックも行っていたため、1件ごとの処理に多くの時間を割いていました。今後さらに従業員や勤務パターンが増えた際に現行の運用では対応が難しいと判断し、システム化を検討しました。
通勤費の申請から承認、管理までを一元化し、Excel管理から脱却することと、業務全体を効率化して従業員・管理担当者双方の負担を軽減することを目指しました。
比較検討したシステムと比べて、運賃改定への対応力や管理機能の充実度が高いと感じました。
単なる経路検索ではなく、企業独自の支給ルールへの対応や運用管理を見据えた機能が備わっており、実務担当者が継続的に利用しやすい点が魅力でした。
ゴールとして見据えていたExcel管理からの脱却、効率化、負担軽減の実現を期待できたことが大きいです。 また、管理担当者が個別に対応していた払戻計算や在宅勤務者への実費支給を、従業員から申請する運用へ移行できる点や、事務所移転時の通勤費変更対応時に大幅な工数削減ができる点、給与システムとのデータ連携がCSVで簡単に行える点も導入後の運用をイメージでき、決め手となりました。
導入前の通勤費申請では、従業員自身で通勤経路や定期代、片道運賃を調べて入力し、Googleマップや乗換案内の検索結果を添付したうえで申請する必要がありました。申請書の作成と経路検索を並行して行わなければならず、入力項目も多いため、手続きは非常に煩雑でした。
その結果、申請が後回しになり、事後報告となるケースも発生していました。事後報告が発生すると、管理担当者は過去に遡って内容を確認・精算する必要があり、双方にとって負担がかかります。こうした負担を解消するためにも、まずは申請時の手間を最小限に抑えることで従業員のストレスを軽減し、誰もが迷わず申請できる環境を整備したいと考えていました。
「らくらく通勤費」は、従業員の自宅住所と勤務地住所から経路検索ができるため、他のツールを使うことなく申請画面のみで通勤費申請を行うことができます。
地図と経路検索エンジンを内蔵しているため、自宅や勤務地付近に複数の駅やバス停がある場合でも、利用可能な経路を自動で比較し、管理者が設定した条件に沿った候補を表示します。表示された経路には、「早・安・楽」のアイコンや、時間差や金額差などの定量的な比較情報が表示されるため、従業員は迷うことなく適正な通勤経路を選択できます。
このように、わかりやすく簡単な申請フローへ切り替えることで、申請者の手間やストレスを軽減し、申請遅延や事後報告の抑制にもつながります。
通勤費管理は、ワークフロー申請、Web検索による経路確認、Excel管理を組み合わせた運用でした。
従業員が入力した経路や金額が正しいかを、人事・経理担当者が手作業で確認し、問題がなければExcelへ転記する運用となっていました。従業員数が増えるにつれて確認件数も増加し、繁忙期には他の業務が圧迫される状況でした。
目視による確認や複数のツールをまたいだ管理、手作業による転記が必要だったため、ミスが発生しやすい環境でした。管理担当者は、常に「支給ミスを起こしてはいけない」というプレッシャーを感じながら業務にあたっていました。システム化されていないことで確認業務が属人化し、時間的負担だけでなく心理的負担も大きくなっていました。
「らくらく通勤費」は、通勤費の申請・承認から計算、管理、給与システムへデータ連携までを一元的に行えるため、これまで手作業で行っていた業務を大幅に削減できます。
申請内容の確認時には、管理担当者があらためて経路検索を行う必要はありません。従業員が申請時に確認した経路情報をそのまま参照できます。申請された経路と、候補となった他の経路との比較情報も、「早・安・楽」のアイコンや所要時間・運賃などの数値とともに表示されるため、承認時の判断をスムーズに行えます。また、運賃や支給金額は自動反映されるため、転記ミスや入力ミスの確認に時間をかける必要もありません。
承認済みの通勤経路や支給金額はそのままシステム上で管理でき、給与システムへ連携するための支給データも自動作成できます。
手作業を減らすことでミスの発生リスクを抑えられるだけでなく、確認業務にかかる時間や担当者の心理的負担の軽減にもつながります。
導入前は、鉄道会社の運賃改定や、従業員の転居による経路変更の際の金額変更対応も大変でした。
大規模な運賃改定の際は、従業員に新運賃の申請をしてもらう方法をとりましたが、申請件数が多く、内容の確認や支給額の更新作業に多くの時間を費やしました。
経路変更の対応は、ワークフローやExcelで回ってくる申請を1件ずつ乗換案内検索サイトで検索し、経路や金額の妥当性や正確性を確認していました。また、旧経路の定期券が途中解約になる場合は払い戻し額の算出に加え、新経路の定期代との差額を計算する必要があり、月中の変更であれば実費支給額の計算も発生します。
払い戻し計算は、各交通機関で方法が異なるため各社サイトで調べる必要があり、場合によっては電話で問い合わせることもありました。計算結果は、支給日程などと合わせて従業員に書面通知もしていました。なかには、計算内容がうまく伝わらず問合せ対応が生じることもありました。
どちらも頻繁に発生する業務ではないため、この対応のためだけに専任の担当者を多く配置することはできません。人事・経理が協力して、なんとか乗り越えていました。従業員数が増えるなか、「次の大規模な運賃改定は乗り越えられるだろうか」という不安を抱えていました。そのため、制度変更や環境変化に強い運用体制の必要性を感じていました。
「らくらく通勤費」では、運賃改定時の通勤費再計算や、払戻計算を自動化できます。
運賃改定の対応は、管理者側で改定路線を利用する対象者を抽出し、一括で変更することができます。変更作業は約10分で完了するため、従来と比べて大幅な工数削減が可能です。
払戻計算は、従業員本人による申請と、管理者による登録のどちらにも対応しています。従業員による申請の場合は、新しい経路を申請する際に、経路変更日を入力し、払戻対象の定期券を選択するだけで、手数料を加味した払戻額を自動計算します。管理者側で計算する際も同様です。
また、明細発行機能により戻入明細の発行が行えるため、明細作成の手間も削減できます。従業員が申請する場合は、申請時や申請履歴から払い戻しの計算内容を従業員自身で確認することもできます。
運賃改定や定期払い戻し時の計算を自動化することで、担当者の負担を大幅に軽減し、制度変更や環境変化にも柔軟に対応できる運用体制を実現します。