「少子高齢化社会の課題に挑戦し、地域社会を明るく元気にする」をミッションとして掲げ、幅広い分野で地域社会をサポートするミアヘルサ株式会社。1,000名を超える従業員から毎月数十件の申請があり、入社・退職・異動が集中する時期には100件近くの変更処理が必要になることも。それらを時間と手間をかけて管理していましたが、担当者の負担が大きい状況を打破するべく「らくらく通勤費」を導入していただきました。
今回は、検討のきっかけから導入後の効果までお話を伺いましたのでご紹介します。
1,000名を超える従業員の通勤費管理を、グループウェア上での申請・紙での確認・Excel管理で行っていました。
毎月数十件～多い月は100件近く発生する入社・退職・異動による申請や変更処理と、運賃改定時の申請の対応は、従業員が増えるのに比例して工数が増えていき担当者の負担が大きい状況でした。そのような負担を減らすためにシステム化を検討しました。
①通勤費管理を行う人事担当者の負担軽減
②運賃改定時における情報回収作業をコンパクト化、処理作業の軽減
③異動などによる通勤経路変更処理時の転記ミス等の改善
導入検討時に比較できるシステムはほぼなく、2製品を比較してどちらかを導入しようと検討していました。他社のシステムと比較すると、全体的に見やすく、画面を見て感覚的に使用できるイメージがありました。
検討の結果、費用面や使用感、使用イメージが描けるシステムであった「らくらく通勤費」の導入を決めました。運賃改定時の作業を軽減する仕様であったことが大きいです。
システム化で運用がシンプルになり、業務効率化を実感
システム導入前は、申請・承認・管理において電子化している部分とアナログな部分が混在していました。
加えて使用するツールも複数あり、グループウェア、乗換案内などの外部ツール、労務システム、Excel表など様々なツールを行ったり来たりする必要がありました。
異動や運賃改定の際は都度申請が上がります。申請・承認を行うグループウェアから申請情報を印刷し、印刷した紙をファイリングした上で乗換案内などの外部ツールを用いて経路の妥当性や金額など内容の精査確認を行い、その後給与計算を行う労務システムへ情報を転記していました。処理工数が多く時間を要するうえに属人化によるミスや確認漏れのリスクもありました。ダブルチェック体制も工数が増える要因となり、全体として業務負荷が高いのが課題でした。
多い月は100件近く申請があるため、内容の精査だけでも残業が20～30時間発生してしまいます。こうした忙しさもあり、手作業で行う労務システムやExcel表などの転記時にミスが発生することもありました。
「らくらく通勤費」を導入して、申請・承認・確認がひとつのシステム内で行えることで工数を削減できました。
イレギュラーな対応も多くあるため全てとは言えませんが、ほとんど元々の運用に合わせられました。
工数削減の大きな部分では「申請内容を紙に印刷した上での確認」という工程をなくしたため、関連してファイリングの手間と、収納場所のスペース確保も不要になりました。
また、給与計算システムへのデータ連携はcsvでの連携ができるため、転記が不要になりミスがなくなりました。
業務工数が減ることで残業時間が格段に減少し、時間的に余裕ができたことでダブルチェックに時間をかけることができました。結果として、この業務に対する心理的なゆとりも生まれました。
全体的な業務効率化を実感しています。
導入前は、申請されるたびに、乗換案内などの外部ツールを用いて申請経路が支給要件を満たしているかの手動確認をしていました。社内規程には支給要件が記載されており、担当者も内容を認識していましたが、従業員が申請してきた内容をベースに距離条件や金額の判断をしていたため、本来であれば要件を満たさない申請も支給対象として処理されてしまうケースも発生していました。
同じ現場施設に通う社員なのに、申請された経路が異なるために支給額に差が生じたことがあります。その際従業員から「不公平ではないか」との問い合わせもありました。
手順通りに処理をしていても不公平が生まれることや、従業員から不満の声が上がることは担当者の心理的な負担にもなっていました。
システム導入を機に、申請条件を設けてルールのもと申請を行う運用としたため、以前と比べて申請される経路や金額のばらつきが減りました。
「らくらく通勤費」の申請機能では経路の探索条件を設定できるため、その条件を満たす経路の候補から申請が上がるようになりました。また、イレギュラーなもの以外は乗換案内などの外部ツールで確認する必要もなくなり確認作業の負担が軽減されました。ルールを設ける際は元々規程で定められていたものを適用しましたが、支給要件を満たすルールの範囲内の経路しか選択候補に出ないことにより、これまで意識していなかったであろう従業員側にも支給要件についての認識が広がりました。
ただし、公平な基準を設け理想に近づけた一方で、ルールに合わないものは選択できない運用としたために、希望の経路を申請できない従業員からの問い合わせが一時的に増加しました。現在は従業員にも「らくらく通勤費」での申請が定着し落ち着き問い合わせは減少してきています。
また、一部バス通勤の支給要件については合わせられない部分もあるので、今後の機能アップデートに期待しています。
全ての支給要件に合わせられたわけではありませんが、それでも導入前よりも正確で公平な通勤費支給を実現していると思います。
前述の通り、通勤申請があるたびに申請データを印刷し、各申請内容を一件ずつ目視で確認する運用でした。
紙に印刷する方法はコストがかかり、書類の保管スペースも必要なため管理面の負担が大きかったです。また、目視による確認作業は一定の正確性はあるものの、属人的で見落としのリスクもあり、不確実な面が残っていました。
入社・退職・異動が集中する時期には100件近くの変更処理が発生し、加えて運賃改定時には対象者全員からの申請があると業務量が一気に増加します。申請の多い月は40時間近い残業が発生することもありました。
また、給与支給に間に合わせる必要があるため、限られた時間で大量の処理を早く行わなければならずミスが起きやすい状況でした。
導入後は申請内容の確認をシステム内で行えるため、紙に印刷して確認する必要がなくなりました。確認業務以外もすべて1つのシステム内で行えるため、担当者の負担がかなり軽減しました。
残業時間は半分程度に軽減し、ほぼ定時時間内での処理が可能になっています。
また、データ印刷が不要になったおかげで大幅なコスト減にもつながりました。
以前は、運賃改定があるたびに対象の従業員に再申請を依頼していましたが、「らくらく通勤費」を導入したことにより再申請が不要になりました。また、個別に行っていた差額計算は、改定後のデータを反映して自動で行えるようになり楽です。申請していた従業員側も、計算や管理をしていた管理担当者側も負担がなくなりました。
自転車やマイカー通勤申請などの一部の申請では、保険加入証明など紙の書類提出を必須とし、各事業所から本社へ郵送する運用をしていました。申請者から事業所管理者を経て本社へ速やかに届けば問題ないですが、申請漏れなどにより遅延が発生した場合は処理に時間を要することがありました。
現在は申請時にファイル添付が可能となり、書類の遅延が解消されたほか、紙書類の管理も不要となったことで事務作業の効率化が実現しました。
自転車やマイカーの通勤申請では、従業員自身が任意の地図をもとに通勤経路距離を算出していました。
「らくらく通勤費」の申請機能では、マスタに登録された住所が自動で反映され、システム内の地図で通勤距離を自動算出できます。誤申請の防止と申請条件の公平化につながっています。
導入時は、初期設定やシステムと運用を合わせる部分でサポート担当の方に細やかな対応をしていただきました。
弊社には4つの事業部があり、大枠のルールは同じですが、事業部ごとに多少異なるルールがあります。そのような細かいルールの設定も、サポート担当の方が複数人で確認してくださり最善の形で使えるようにご尽力いただいたと感じています。テスト運用中も何度も根気よく勉強会を実施してもらうなど柔軟な対応をしていただきました。
また、営業担当の方には、導入検討時だけではなく導入後も気にかけてフォローしていただきました。