水晶を極め、培った波動技術でひと・モノ・社会をつなぐ日本電波工業株式会社。「らくらく通勤費」を導入し、月に40時間かかっていた通勤交通費業務を月12時間にまで短縮しました。人事労務システム「SmartHR」とのデータ連携は、APIで自動化することで社員マスタのメンテナンスを自動化し、転記作業を削減しています。今回は、導入前に抱えていた課題と導入後の効果について伺いました。
通勤交通費をExcelと紙で管理しており、計算・確認・支給処理に多くの時間を費やしていました。人事異動や転居などの変更があるたびに、対象者の通勤経路と通勤交通費を個別に再計算する必要がありました。
運賃やガソリン代が改定されるたびに、対象者と支給額を手作業で見直していました。変更対象者が多い場合は、担当者の業務負荷がさらに高くなっていました。
通勤交通費業務が担当者に依存しており、担当者間の引継ぎが難しい状態でした。手作業が多いため、入力ミスがないかを確認する心理的な負担も大きく、業務の効率化と標準化が課題となっていました。
SmartHRで申請された情報をらくらく通勤費へ連携し、手作業による転記を減らしています。入社者が多い時期も、社員マスタをすぐに作成できるようになりました。
退職日もSmartHRから連携されるため、らくらく通勤費で個別にメンテナンスする必要がなくなり、アカウントを管理しやすくなっています。
通勤経路の検索、本人宛通知書の作成、給与用データの作成を、らくらく通勤費でまとめて処理しています。複数の工程を一つのアプリで進められるようになり、通勤交通費業務全体の効率化につながりました。
運賃改定や、課税・非課税に関する法改正があった場合も、すぐに対応できるようになりました。
社会保険料の計算に必要な月割金額についても、定期代を按分した金額をすぐに算出できます。
導入前は月約40時間かかっていた通勤交通費業務を、導入後は月12時間まで短縮できました。経路検索、本人宛通知書、給与用データをまとめて作成できるようになり、業務を効率化できています。
SmartHRとの連携により、入社者が多い時期でも社員マスタをすぐに作成できるようになりました。退職日も連携されるため、個別のメンテナンスが不要になり、マスタ管理の負担も軽減しています。
課税・非課税に関する法改正や運賃改定にも、すぐに対応できるようになりました。社会保険料の計算に必要な定期代の按分や、本人宛通知書の作成もスムーズになっています。
各工程におけるミスの可能性が減ったことで、「入力を間違えていないか」という不安が軽減されました。作業時間だけでなく、担当者の心理的な負担も減っています。
「通勤交通費業務で同じような課題を抱えている場合は、らくらく通勤費が解決策の一つになると思います。通勤経路の検索から、本人宛通知書や給与用データの作成まで、通勤交通費業務を一つのアプリで完結できます。SmartHRを導入している企業では、申請情報や入退社情報を連携できるため、さらに便利に活用できます。」