企業のIT機器のライフサイクルマネジメントを提供する株式会社パシフィックネット。全国に拠点を持つ同社では、通勤経路の申請を紙で行っていたため、土地勘のない地域の経路チェックや紙書類の受け渡しに多くの時間が取られていました。また、運賃改定や定期券の払戻が発生するたびに、申請者・管理者双方に大きな負担がかかり、手作業での管理に限界を感じていたといいます。そうした課題の解決と、適切なシステム管理による「全従業員への公平・公正な通勤費支給と透明性のある運用（ガバナンス強化）」をゴールに見据え 「らくらく通勤費」をご導入いただきました。
今回は、導入したばかりのタイミングで検討のきっかけや決め手、導入前に抱えていた課題を伺いました。
導入を検討した理由は、大きく2つあります。
1つ目は、紙とExcelを中心とした手作業での管理に限界を感じていたことです。従業員数の増加に伴い、申請からデータ入力までの管理工数が膨れ上がっていました。
2つ目は、JR東日本の運賃改定です。当社は首都圏在住の従業員が多いため、手作業での一斉確認・修正作業が大きな負担となることが予想されました。
これらの課題を解決し、担当者の業務負担を大幅に減らす目的でシステムの導入を検討し始めました。
システム化のゴールは、「労務担当者の工数削減・業務効率化」のみにとどまらず、会社全体へ良い影響をもたらすことまで見据えています。具体的には、「全従業員への公平・公正な通勤費支給と透明性のある運用（ガバナンス強化）」の実現です。また、運賃改定時の確認や申請を従業員側で行う必要が無くなるため、従業員全体の負担軽減にも繋がると期待しています。
「経済的かつ合理的な経路」の判断がプレッシャーに・・・
通勤費申請が立て込む時期は手作業でのチェックに限界を感じていた
「らくらく通勤費」を導入する前は、申請された通勤経路を担当者が1件ずつ乗換案内で調べて、「経済的かつ合理的な経路」であるかをチェックしていました。
当社は全国各地に拠点があります。エリアによっては一般的な乗換案内で検索できない独自の料金体系の路線が存在するため、土地勘がないエリアの経路チェックを手作業で行うのは非常に時間がかかります。
また、公平・公正な通勤費支給のためには、担当者によって「経済的かつ合理的な経路」の判断基準がブレないように細心の注意を払う必要があります。それが心理的なプレッシャーでもありました。
特に通勤費申請が立て込む時期は、この高い精度が求められるチェック作業を大量に処理しながら勤怠締めや給与計算の業務も同時並行で行わなければならないことも多く、もはや手作業では限界だと感じていました。
「らくらく通勤費」は、地図機能と経路検索エンジンを搭載しているため、土地勘がないエリアの通勤経路チェックも簡単に行えます。
自宅や勤務地の近くにある交通機関を使用した経路を一度に探索し、経路同士の比較情報を「早・安・楽」のアイコン付きでわかりやすく表示します。自宅や勤務地と交通機関の位置関係を地図で確認することも可能です。
「最安のみ」「15分以上早くなる経路は選択して良い」など、社内規定に合わせた制限を設けることも可能です。
承認者側のルールとして、【「安」アイコンが付いていない経路の申請のみ詳細を確認する】などの取り決めを作ると、より承認作業を省力化できます。
「らくらく通勤費」には、申請・承認機能が標準機能として備わっています。
申請画面上で住所 to 住所の経路検索ができるため他のツールを開く必要がなく、申請ボタンを押すと予め決められた承認者の承認を経て管理担当者の元にデータが届きます。
申請・承認機能を利用することで、承認印の不備や物理的な書類の移動から解放されます。
また、紙申請で起こりがちな申請書の紛失や、データ入力の際の転記ミス、手書き文字の解読に時間がかかるなどの課題も解消します。
「らくらく通勤費」では、払戻日を入力することで手数料を加味した払戻額の計算を行えます。
払戻金額は、給与システムへの連携データ上でマイナスの値となるため、他の支給額と相殺して支給することができます。これにより、パシフィックネット様の元々の運用の⑵～⑷が不要になります。
また、運賃改定の際は従業員からの申請不要で一括更新できます。
通勤経路情報を保持しているので、運賃改定がある路線を使用している従業員を一括で抽出し、新運賃に一括更新することができます。約10分ほどで更新が完了するので、管理者側で対応する運用に変更しても他の業務が圧迫される心配はありません。
業務工数を大幅に削減するだけでなく、手作業により発生するミスを防止する効果もあります。