地域密着型の総合食料品スーパーマーケットを展開する佐竹食品株式会社、および神戸物産が展開する「業務スーパー」のフランチャイズとして関西・関東を中心に「業務スーパーTAKENOKO」の愛称で親しまれる店舗を多数展開する株式会社U&S。毎月発生する紙申請や手作業の処理による業務負荷の解消を目的として、2015年にオンプレミス型の「らくらく定期」を導入いただき、現在はクラウド型の「らくらく通勤費」をご利用いただいています。
今回は、検討のきっかけから導入後の効果までお話を伺いました。
グループ会社のスーパーマーケット店舗を多数展開する中で、1000名を超える従業員の通勤手当の管理や精算が非常に煩雑になっていたことから、2015年に「らくらく通勤費」の前身であるオンプレミス型の「らくらく定期」を導入しました。
導入前は、紙ベースの通勤手当の申請を毎月処理しなければならず、給与計算に大きな負荷がかかっており、そうした負荷を解消することをゴールと考えていました。
導入後は、定期代の前払い処理や、異動や入退社に伴う新規購入・解約の精算、マイカー通勤での距離計算など、幅広いケースに対応でき業務負荷が大幅に軽減しました。
紙申請による膨大な手作業でのチェックと計算を
システムで自動化
導入前は、通勤手当の申請・管理を紙ベースで行っており、申請書のチェックや計算などを担当者が毎月手作業で対応していました。以前の運用では、従業員が記入した申請書は店舗から本社に送付され、担当者が金額や通勤ルートを確認したうえで計算し、人事・給与システムへ手入力していました。この運用では、回収・確認に時間がかかるだけでなく、不備確認のための個別連絡も多く発生していました。また、手作業による入力ミスや計算間違いといったリスクも常に伴っていました。
従業員数が多く、入退社や店舗異動が頻繁に発生する環境のため、毎月膨大な申請書の処理が大きな業務負荷となっていました。
「らくらく通勤費（らくらく定期）」の導入により、申請書からの計算・手入力は完全に廃止され、通勤ルートの確認や運賃計算がシステム上で自動化されました。これにより、複数路線をまたぐ経路や、定期券の解約・変更に伴う計算といった複雑な処理でも、画面上で必要な項目を選択するだけでスムーズに処理できるようになりました。
さらに、給与システムとのCSV連携機能により、数百件規模の前払い定期代データも一括で取り込むことが可能となり、手入力作業を大幅に削減。これまで担当者の負担となっていた入力作業や確認作業が劇的に効率化されました。
導入前は1ヶ月定期代の支給を行っていました。コスト面では6ヶ月定期代の支給をしたいと考えていましたが、従業員ごとの更新タイミングの把握や、定期通用期間中に転居・異動・退職があった場合は払戻額の計算が必要になるため手作業で行うのはハードルが高く、運用変更をするのは難しい状況でした。
「らくらく通勤費（らくらく定期）」の導入により、従来の1ヶ月定期代支給から、6ヶ月定期代支給へと変更することが可能となり、全社的な通勤手当のコスト削減につながりました。
システム上に管理が一元化されたことで、定期代の支給管理における煩雑さも解消され、運用変更をスムーズに実現しています。
導入前はすべてが手作業だったため、大規模な運賃改定が発生すると数百名規模の通勤手当を見直す必要がありました。通常業務に加えて行うには膨大すぎる手間と時間がかかり、ミス発生のリスクも担当者にとって大きな負担でした。
「らくらく通勤費（らくらく定期）」の導入により、運賃改定などの差額計算も、対象となる通勤手当を一括で確認・処理できるため、大幅な業務効率化に繋がりました。
特にここ数年は、路線ごとに運賃改定が度々発生していたため、導入していて良かったと実感しています。
2015年から「らくらく通勤費」の前身であるオンプレミス型の「らくらく定期」を利用してきましたが、近年様々な人事管理サービスにおいてクラウド型システムが主流になったこともあり、システム保守の負担軽減やデータの安全性を考慮してクラウド型の「らくらく通勤費」に移行しました。以前から「らくらく定期」を使用していましたので、大きなシステム変更やデータ移行に伴うトラブルもなく、新システムへスムーズに移行することができました。
また、メンテナンスにかかる費用や作業コストを削減することができました。