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【申請】 稟議書とは ?通る稟議書の書き方を簡単に解説

稟議書とは 官公庁や会社などで関係者に書類を回し、承認や決済を求める際に作成・回覧する文章のことを指します。多くの稟議書は、上層部の意見をまとめるために作成されますが、内容に不備があれば、稟議書が通らないこともあります。ここでは、稟議書の基礎知識と、スムーズに稟議書を通すための書き方を、テンプレートとともに解説します。

 

稟議(りんぎ)は、官公庁や会社などが会議をする手間を省くために関係者に書類を回し、承認を求めることをいいます。書類の内容に不備があれば、稟議書が通らない可能性もあります。稟議書で決済をはかるケースはさまざまです。基本的に稟議書ですべてが決まるわけではなく、ある程度の根回しがある上でのあと一押しのようなものです。

 

多くの稟議書は、上層部の意見をまとめるために作成されます。ここでは、稟議書の基礎知識と、スムーズに稟議書を通すための書き方を、テンプレートを例に解説します。
 
 

稟議書が作成される代表的な5つの場面

まずは稟議書を作成する代表的な場面についてみていきましょう。

 

1. 取引先との契約を行いたいとき

 

取引先と契約をかわす際に、契約を結んでいいかどうかを稟議書で決済します。契約内容で重要なのは、取引先との契約にどのようなメリットが発生するのかを説明することです。契約にメリットが大きいことがわかれば、上層部は取引先との契約を進めるやすくなるでしょう。

 

上司から取引内容に関して反対が出た場合、契約が白紙に戻ってしまうことがあります。契約はタイミングが重要ですから、稟議が遅れれば取引先との良好な関係に支障が出ることもります。

 

稟議をスムーズに進めるためには、稟議書を提出するとともに上司に根回しをしておくことです。決定権の強い上司の耳に契約に関する話題をしておくだけで承認率が上がることもあるため稟議書だけに頼らず、口頭でも伝えることで契約が結びやすくなるでしょう。

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2. 他社からの物品購入をしたいとき

 

他社から物品を購入する際に、金額が妥当かどうかを確認するための稟議書です。物品購入の書式自体はシンプルなもので、会社によりテンプレートが決まっていることがありますが、問題なのは金額です。

 

金額が高いか低いかによって稟議が通らない場合が考えられます。書き込んだ数字が間違っていることもあるかもしれません。一桁数字を間違えただけでも、合計金額が大きく違ってきますから、金額を書き込む際は丁寧にチェックするようにしてください。

 

 

稟議が通らない場合、金額が高ければより低く、見積もった額が低すぎる場合は金額を上げることで稟議が通ることがあります。

 

たいていの上司はコストパフォーマンスを気にしますので、説得力を持つ金額を記入することが重要なポイントになります。稟議書を作成する前に、直属の上司に購入可能な金額を確認しておきましょう。

 

3. 新商品の発売や販売を終了したいとき

 

新商品というのは、ヒットするかどうかで会社の利益に大きく関わってきます。新商品を売り出していいかどうかを稟議書で承認を受けます。どんな商品かは企画の段階で決まっていますから、上層部の意見をまとめる意味で稟議書が回されることがあるでしょう。

 

また、商品の販売を終了する場合なども、稟議書で決裁するケースがあります。

 

商品の開発部門が売れそうだから発売したいと思っていたとしても、上層部に売れないと判断されれば稟議が通らないことがありえます。売れそうな見込みがどれくらいあるのか、理由をきちんとあげて説明することで稟議書が通りやすくなるでしょう。

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4. 接待費を申請したいとき

 

営業部などは、取引先との接待費を必要経費としてあげることができます。しかし、接待費はいくらでも使っていいというものではなく、会社として許容できる上限があります。社長の一存で接待費の上限が決まることもありますから、決定権を持つのが誰なのか知っておくことも稟議が通りやすくなるポイントになります。

 

接待費は取引を円滑に行うためのものなので、高額の接待費を使って取引に結びつかないようでは意味がありません。これだけの接待費を使うことで大きな取引につながるということが説明できれば、認めてもらえる可能性も高まるでしょう。

 

5. 社員を採用したいとき

 

人事部などが社員を採用する際にも、稟議書を通すことがあります。社員を採用することで人件費がかかりますから、上層部の判断を仰ぐ必要があります。

 

稟議書に書くポイントですが、人手が不足していることと、採用する人物が有能であることが説得のカギとなります。退職する人員が出ている場合などは、比較的人を入れやすいため稟議が通りやすくなるでしょう。

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稟議書の書き方がわかるテンプレート

 

稟議書のテンプレートは以下のとおりです。

 

タイトル:「○○の稟議書」

受付日:稟議書を受理した日付を記入します。

決裁欄:稟議書では、決裁欄に「社長・部長・課長」などの上層部が捺印することで承認した証しとなります。

内 容:稟議の内容について書き込みます。

金 額:物品購入や接待費などで費用が発生する場合は、金額を書き入れます。

日 程:契約の場合は契約日、出張の場合は出張した日付を記入します。

概 要:承認を受けたい事柄の概要を書きましょう。

備 考:ほかに補足したいことがあれば、備考欄に書き込んでください。

 

稟議書だけで説明が足りない場合は見積もりを付けたり、社員採用の場合は履歴書や経歴書を添付するとよいでしょう。

 
【まとめ】

 

効率良く稟議を通せるようテンプレートを活用して稟議書を作成する

 

従来は文書を作成して回覧するケースが多かった稟議書ですが、メールが主流となってきている現代では電子文書で回したり、社内のネットワークに組み込んだりする会社が増えています。

 

稟議書の作成が手軽になってきている分だけ、より多くの書類を回さなければいけません。内容が適切なのはもちろんですが、作成時のスピードも要求されます。普段から稟議書のテンプレートを作っておき、効率よく稟議を通すようにしましょう。

 

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