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定期の区間変更もらくらく!クラウド型旅費精算システム7選

旅費の精算、定期券の購入、定期の区間変更などなど、日々のビジネスの中では出張や移動に関する経費の申請・精算業務に追われている方も多いのではないでしょうか?

 

内容はいたって簡単な業務でも、意外と手間がかかりますし、ルールがしっかりと守られないことで経理担当者の負担が増すなどの問題もあります。

 

こうした問題を解消するために活用されているITツールが、「旅費精算システム」です。旅費精算や定期券購入等の申請・精算フローをシステム上で行うことにより、自然と作業の標準化とルール運用の徹底が行えます。

 

 

旅費精算や定期券購入、区間変更では一般的に申請書を作成し、それを承認フローに回してから経理担当者の手に渡り、精算業務を行います。経理担当者は申請書に記載されている項目を細かくチェックし、時にはルート確認なども行います。これらの業務をシステム上で行うことができたら?と想像すると、旅費精算システムの導入効果が容易に想像できますね。

 

本稿では、数ある旅費精算システムの中でも特におすすめする「クラウド型旅費精算システム」を7製品ご紹介します。それではさっそく、各製品の特徴や価格を紹介していきましょう!

クラウド型旅費精算システム7選

らくらく旅費経費.net

 

らくらく旅費精算.netは、全20個の機能によって旅費・交通費・会議費などの立替経費精算における申請・承認・会計処理を効率化できる製品です。インターフェースは使いやすさを追求しており、パソコン操作が苦手な方でも簡単に扱えるのが大きなメリットです。

 

 

交通系ICカード取込によって利用履歴をそのまま利用したり、駅すぱあと連動によって探索結果を登録したりすることも可能です。また、申請書の書式を自由に設定できるため。不要な入力を防いで差し戻しなどの負担を軽減します。

 

料金はユーザーごとに月額300円と非常にリーズナブルなのも魅力です。他のらくらくBOSSシリーズと合わせて導入するとディスカウントを受けられるのも嬉しいポイントでしょう。

 

参考ページ:https://rk2.mugen-corp.jp/ryohi/

らくらく定期.net(ドットネット)

 

定期券購入や区間変更などにかかわるあらゆる業務に対応し、経路チェックや払戻清算、増税時の運賃改定等に対応する19個もの機能を備えている製品です。らくらく旅費経費.net同様、インターフェースの使いやすさを追求しているので、パソコン操作が苦手な方でも簡単に扱うことができます。

 

 

地図連携によるバス代支給可否のチェックやマイカー通勤者の距離測定、運用期間ごとの定期代管理など多数の機能を有しています。データのCSV出力によって給与システム・人事システムの連携も可能なので、幅広い範囲で活用できる製品でもあります。

 

 

料金はユーザーごとに月額300円と非常にリーズナブルなのも魅力です。他のらくらくBOSSシリーズと合わせて導入するとディスカウントを受けられるのも嬉しいポイントでしょう。

参考ページ:https://rk2.mugen-corp.jp/teiki/

・Dr.(ドクター)経費精算

駅名を入力するだけで交通費が算出され、高い検索精度で行先までの最短経路を割り出してくれるなど、交通費の削減にも寄与する機能を備えています。ダイヤ改正や運賃改正などの情報は提供事業者から最新データを受けているので、アップデートの対応は不要です。

 

ICカードをかざすだけで自動入力が可能な機能は、旅費・交通費精算の入力の手間が省け、便利で効率的に作業できるのがメリットです。

参考ページ:https://www.keihi.com/

「ECOAS(エコーズ)」経費精算システム

個人立替清算の請求書払いや、国内外の出張清算までカバーする幅広い製品です。多言語・多通貨にも対応しているため、外資系企業での導入実績もあります。また、マルチテナント採用によるグループ企業での情報共有も促進でき、グローバル規模での活用が期待される製品でしょう。

 

また、ユーザー自身がインターフェースやワークフローをカスタマイズ可能なので、それぞれにとって使いやすい旅費精算システムを構築できます。

参考ページ:http://www.ecoas-keihi.jp/

EnCollabo(エンコラボ)交通費精算

勤怠管理システムのEnCollaboのオプション機能として提供されているのが、EnCollabo交通費精算です。シンプルなインターフェースで直感的に使用できたり、仮払申請システムと連動して出張費申請を管理できたりするのがメリットです。

 

オプション機能として提供されていますが、EnCollabo交通費精算のみで契約希望の場合も相談に乗ってくれるようです。

参考ページ:http://www.encollabo.jp/

駅すぱあと旅費交通費精算Web

インターネットでの経路検索から旅費・交通費の申請・承認まで行える製品です。ICカードリーダーを使用した交通費精算や、定期代金を差し引いた金額の交通費精算など、シンプルな操作性でさまざまな精算業務が行えます。

 

プレミアムプランでは、専用のスマートフォンアプリからICカード情報を取り込めたりと様々な機能が盛り込まれています。

参考ページ:https://ekiworld.net/service/lp/seisan_tm/

皆伝!ワークフロー

過去伝票のコピー機能や駅すぱあと連携機能、モバイル端末での承認作業など、旅費精算にかかわる業務を幅広くサポートしている製品です。申請書は独自にカスタマイズが可能であり、かつBI(Business Intelligence)ツールと連携することで、経費情報の分析も行えます。

 

また、電子帳簿保存法(スキャナ要件)にも対応しているので、ペーパーレス化の促進にも貢献します。

参考ページ:http://www.slcs.co.jp/products/kaiden_travel/

クラウド型旅費精算システムのメリットとは?

以上のように、各種製品にはそれぞれ特徴があり、環境ごとにマッチした製品を選ぶことにより旅費精算業務の効率化を最大限に引き出すことができます。では、そもそも「クラウド型」である必要とは何でしょうか?クラウド型旅費精算システムのメリットをご紹介します。

Merit1.   導入が簡単!スピーディ!

クラウド型旅費精算システムは、システムをインターネット経由で利用することから社内でのインフラ整備が不要です。従って、従来のシステム構築に比べて導入が簡単ですし、スピーディなのが大きな利点です。

 

 

Merit2.   運用負担がほとんど無い

システムはクラウド提供事業者が運用・管理していることから、ユーザー企業に運表負担がかかることはほとんどありません。アクセス権限などシステムセキュリティ面での運用は必要ですが、サーバー管理やネットワーク監視などは不要です。

 

 

Merit3.   マルチデバイス対応

クラウド型旅費精算システムの多くは基本的にマルチデバイス対応となっているので、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用でき、活用の幅が大きく広がります。

 

 

Merit4.   外出先からも利用できる

システムはインターネット経由で利用するため、外出先にいてもクラウド型旅費精算システムへアクセスして旅費精算業務をこなすことができます。

 

 

Merit5.   初期投資が抑えられる

インフラ調達やネットワーク整備等が不要なことから、システム導入にかかる初期投資を大幅に抑えられます。

 

 

まとめ

このように、クラウド型旅費精算システムにはクラウドだからこそのメリットがたくさんあるので、旅費精算業務を効率化したいという場合は、ぜひクラウド型旅費精算システムをご検討ください。

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