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経費精算

旅費精算書 記載時の留意点

出張の際につかった経費や社員旅行などでかかった経費を精算するための書類を「 旅費精算書 」といいます。旅費精算のプロセスは会社によって異なります。外資系企業など海外出張が多い場合は、先に航空券や宿泊代などを購入してから、その他の費用を出張後に精算する会社もあるでしょう。

 

また、旅費精算書は出張や社員旅行の規定によってかなり異なる書類です。たとえば「食事代1日〇千円までは会社負担」や、「取引先との接待交際費は〇千円まで」などのルールにより旅費精算書での申告が必要な場合などがあります。

 

旅費精算書で大切なポイントは、出張や社員旅行にかかった費用を細かく記載しておくことです。でないと、急なトラブルのためにレンタカーを借りた場合など、急を要する自体であっても旅費出張費が全額実費になってしまう可能性もあるでしょう。出張中・社員旅行中に発行されたレシートは実費で支払ったものでもしっかりと保管しておき、何かあった際はすぐに提出できるよう準備しておくことが大切です。

 

本稿では、そんな旅費精算書の書き方を、重要項目を押さえつつ紹介していきます。企業によって旅費精算書の仕様は異なりますが、一般的なポイントを交えてご紹介するので、自身が旅費精算書を書いたり、あるいは作成したりする場合の参考にしてください。

旅費精算書の書き方

旅費出張費の規定は会社によって細かくルールが定められている場合が多く、会社に渡された旅費精算書を正確に書いた上で、経費としてかかった金額のレシートの原本またはコピーを添えて提出するのが一般的です。

 

電車利用時の領収書には金額とルートが明記されていますが、航空券の場合はeチケットのように明細が記載されていないチケットもあります。そのため、航空券等は発券される際に発行される領収書を会社に提出するのが一般的です。以下に、旅費精算書を書く際に必要な基本的な項目についてご紹介します。

所属部署・氏名

社内の誰が出張や社員旅行へ行ったのかを明確にするために、所属部署や氏名を記入する欄は必ずあります。会社によっては自分自身で押印しなければいけない場合もあるので、注意して記入しましょう。

 出張目的

出張の際に記入する旅費精算書の場合は、出張の目的を記入する必要があります。会社によって使用は異なりますが、「○○にて顧客A担当者○○様と会議」など簡単な目的を記入すればよい場合と、会議の議題や出席者などを細かく記入しなければいけない場合があります。どの粒度で記入すればよいか分からない時は、上長や経理担当者に確認を取りましょう。

出張スケジュール

出張スケジュールに関しては自分自身で記入する場合と、出張を依頼した上長が記入する場合があります。全社の場合は出張時の日程をしっかりと確認した上で、正確なスケジュールを記入しましょう。

 

後者の場合は不明点が生じる場合もあるかと思うので、その際は上長にしっかりと確認を取った上で旅費精算書を提出します。また、海外出張の場合は出張先によって、主要空港で一度荷物を受け取ってイミグレーション(入出国管理)を通過しなければいけません。

 

その場合、乗り継ぎ時間が1時間程度では高い確率で間に合わないため、その場合はどうすればよいかなどを、航空券を購入した担当部署に事前に問い合わせましょう。

宿泊日数・宿泊場所

短期出張では問題ない場合が多いですが、長期出張の場合は会社によって1週間単位で旅費精算書を提出しなければいけない会社もあります。従って、長期出張の場合は宿泊日数や宿泊場所をしっかりと明記した上で、宿泊場所を変更した際や、新しい出張先にそのまま移動した際にも提出する必要があります。

 

いかがでしょうか?基本的項目だけでも、細かくルールに従って書くと意外と大変な作業です。ここで記載した内容はあくまで一般的なものなので、各項目の記入方法に関しては上長や経理担当者にしっかりと確認しておきましょう。

旅費精算業務をもっと簡単に!

旅費精算書の作成や承認、清算といった作業は意外と手間が多く、作成する従業員にとっても経理担当者にとっても業務効率を下げる原因になっています。

 

また、従業員は旅費精算に時間をかけることを嫌い月末にまとめて申請したり、それを経理担当者は月末に業務が集中して毎月残業をしていたりと、企業にとっても問題が発生していることがよくあります。

 

そこで着目していただきたいのが旅費精算システムです。従来は紙の書類で申請・承認・精算を行うのが一般的だった旅費精算業務を、システム上で行うことによって各プロセスを効率的に回し、旅費精算業務にかかっていた時間を大幅に削減できます。

 

たとえば、当社無限が開発している「らくらく旅費経費.net」では、以下のような機能を提供しています。

 

  • 定期券情報を利用した定期券区間控除
  • 交通系ICカードの使用履歴を取り込みそのまま申請
  • 海外出張レートを各種通貨で処理する
  • 仮払申請及び仮払清算に対応している
  • 社内稟議や休暇申請など申請・承認が可能に
  • 役職によって異なる手当金額の計算
  • 領収書画像添付によるチェック
  • 申請時・承認時のコメント書き込み
  • 明細ごとの費用負担部門設定
  • FB(ファーム・バンキング)データの出力による振込処理
  • データをCSVで出力して会計システムと連携
  • 会計システムとの連携による仕訳の取り込み
  • 用途に合わせて集計・検索機能
  • 人数・店名、1人あたりの単価も管理できる
  • 各種用途ごとの申請書を表示
  • 申請書の入力フィールド設定
  • 申請者が必要な項目を迷わず申請できる
  • スマートフォン対応によって登録・申請をその場で行う
  • 駅すぱあと連携による検索結果申請
  • 承認依頼メール、差し戻し通知メール等をお知らせする

 まとめ

このように、旅費精算システムが備えている多数の機能を駆使すれば、旅費精算業務も効率良く完了することができますし、計算ミス等を防ぐこともできます。また、システム上で旅費精算業務を行うと不正を防止しやすい仕組みが導入できるため、不正な申請等を無くすこともできます。

 

旅費精算業務を効率化したい、そこにかかっているコストを削減したいなどのニーズがあれば、旅費精算システムの導入をぜひご検討ください。

 

 

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