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経理

旅費精算システム の選び方!経費精算のコストを断然削減する方法

企業の費用区分として必ず発生するのが「旅費・交通費」です。ICT(情報通信技術)が充実した現代ビジネスにおいても、特定の業務を遂行したり顧客ニーズを満たしたりするために“移動”は欠かせない手段です。

徒歩のみで移動することはまずあり得ないので、電車運賃、新幹線運賃、バス運賃などの費用が当然発生しますね。これらの旅費精算に、頭を抱えている経理担当者は多いのではないでしょうか?

そこで本稿では、旅費精算システムの基礎についてご紹介、正しいシステムの選び方について解説します。

旅費精算システムってなに?

聞き慣れない方も多いかもしれません。「旅費精算システム」というのは、日々発生する交通費を総合的に計算・処理・管理して、旅費精算の効率性をアップしたり、そこにかかるコストを削減したりするためのIT製品です。大きく分類すると、①総合型と②特化型があります。

総合型

あくまで旅費精算システムではなく、総合的な経費精算システムとして提供されているIT製品群を指します。旅費計算だけでなく企業の経費計算にかかわる様々な機能を有しており、オールインワン製品として全体的な精算業務に対応できます。ただし、「業務をシステムに合わせる」という作業が往々にして発生するため、導入の手間やコストが多くなる傾向にあります。

特化型

旅費精算のみに特化したIT製品群を特化型といいます。そのメリットは、旅費精算に関するあらゆる業務を網羅したシステムを構築しており、業務効率アップとコスト削減に高い効果を発揮することです。既存の経営課題として「旅費精算の負担」を感じている企業の場合、有効な選択肢であり、かつ業務要件を極力変更せずに導入できるという利点もあります。

総合型と特化型、どちらの旅費精算システムがベストかは環境によって異なります。従って、「旅費精算システムに何を求めるか?どのような効果を期待するか?」という点を明確にして、最適なIT製品を選ぶことが大切です。

 

特徴から捉える旅費精算システムの要件

ある従業員が遠隔地へ出張する場合を想定すると、以下のようなプロセスで旅費精算を行うかと思います。

  1. 出張申請
    出張する旨をあらかじめ上長に申請し、許可を得ます。出張計画書や出張申請書を提出し、どの程度旅費がかかるのかを申請し、旅費精算がスムーズに行えるようにします。
  2. 出張費立替
    出張先において実費を立て替え、交通費や宿泊費などの領収書を会社名義で作成します。
  3. 旅費精算申請
    出張の目的や要件に応じて旅費精算申請書を作成し、どういった移動手段で動いているかを細かく記入します。
  4. 旅費承認
    旅費精算申請書を上長に提出し、事前に提出した出張計画書等と参照しつつチェックを受けて、商品をもらいます。
  5. 旅費精算
    承認を得た旅費精算申請書を経理担当者に提出し、再度チェックを受けてから清算されます。

以上のプロセスから、旅費精算システムには「旅費計算」「旅費申請」「旅費承認」「旅費精算」の4つの機能が欠かせません。まず、旅費精算システムを選ぶ上ではこれらの機能がどのように実装されているか?を十分にチェックすることが大切です。

たとえば、当社無限が開発している旅費精算システム「らくらく旅費経費.net」では、以下のように豊富な機能を提供し、日々の旅費精算業務をサポートしています。

  • 定期券区間控除
  • 交通系ICカード取込
  • 海外出張レート
  • 仮払金申請
  • 承認フロー分岐
  • 手動の自動計算
  • 領収書画像添付対応
  • ひとことコメント入力
  • 明細ごとの費用負担部門設定
  • FBデータ出力
  • CSV取込機能
  • 会計システム連携
  • 検索・集計機能
  • 交際費精算
  • イベント機能
  • バーコード機能
  • 申請書の入力フィールド設定
  • スマホ対応
  • 駅すぱあと連携
  • メール通知

他の旅費精算システムと比較してみると、同じように「旅費計算」「旅費申請」「旅費承認」「旅費精算」という4つの重要機能を揃えていても、それぞれの機能をどのように実現しているかが違います。また、4つの機能以外に提供している機能に着目すると、さらに旅費精算システム同士に違いに気づくことができます。

旅費精算システムの正しい選び方

では具体的に、旅費精算システムはどのように選んでいけばよいのでしょうか?最初に大切なのは、今ある経営課題を理解し、旅費精算システムを導入する目的を明確にしていくことです。

Step1.     経営課題把握・目的明確化

旅費精算システムを導入するというニーズがある企業でも、環境によってその目的や、そこに至るまでに発生した経営課題等は違います。そのため、経営課題把握と旅費精算システムを導入する目的を明確化した上で、プロジェクトの指針になるテーマを決定します。同時に既存の旅費精算業務の洗い出しを行うことで、業務にある問題も抽出しておきましょう。

Step2.     機能要件の定義

経営課題や導入の目的、旅費精算業務にある問題から旅費精算システムに求める機能を定義していきます。一般的に、特化型と呼ばれる旅費精算システムの場合はさまざまなニーズに対応できるため、必要な機能についてどんどん定義してみましょう。ただし注意していただきたいのが、必要以上に要件を盛り込み、オーバースペック製品を導入してしまうことです。将来的な要件拡大を考慮しつつも、コンパクトにまとまった機能要件を定義しましょう。

Step3.     業務プロセス変更の有無

旅費精算システムを導入することで変更する可能性のある業務プロセスについて把握しておきます。たとえば旅費精算の承認フローをシステム上で実装する場合は、これまでの旅費精算業務とは大きく変わるポイントがあります。そうした変更を組織が受け入れられるか?問題無く運用できるか?を要検討し、自社が求める旅費計算システムの全体像をさらに絞っていきます。

Step4.     クラウドorオンプレミス

クラウドとはネット経由で提供されるシステムサービスであり、オンプレミスとは自社インフラに導入するシステムのことです。どちらも一長一短ありますが、近年ではシステムの拡張性や利便性を考慮してクラウドを選択する企業が増えています。自社にとって最適な導入形態を慎重に検討しましょう。

Step5.     各製品の比較検討

いよいよ旅費精算システム各製品を比較検討していきます。その際は、前述した機能の違いに加えて、価格や運用のしやすさなども考慮しつつ、全体的な比較を行っていきましょう。

Step6.     サポート要件の確認

導入する製品が決定したらサポート要件を必ず確認してください。旅費精算システムによって提供しているサポートは違いますし、サポート要件によっては、機能要件を満たしていても導入を避けた方がよいケースもあります。

Step7.     テスト導入

無料トライアルなどを実施している旅費精算システムに関しては、積極的にテスト導入を行いましょう。実際に使用してみることで、本当の導入効果を実感することができます。

 まとめ

旅費精算システム導入で大切なのは、一貫性と慎重性です。Step1で経営課題把握や目的明確化、Step2で機能要件定義を徹底し、強固な指針を作りながらプロジェクトを推進していきましょう。製品選定の際は慎重性を持って、自社にとって最適な旅費精算システムを選んでいただきたいと思います。

 

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