旅費精算書とは ？ 精算項目の種類や書き方は？

旅費精算書とは、出張や遠方での会議などで発生した費用をさします。具体的には、新幹線や飛行機などの移動にかかる交通費、食事代、ホテルでの宿泊費、出張手当などが発生します。
 
これらは経費として会社で精算されることになりますが、中には「これは果たして経費として申請してよいものか？」など、疑問が浮かぶことがあります。本稿では、そうした出張時などの旅費精算項目の種類や精算書の書き方に関して、よくある疑問を解消していきます。

出張・遠方での会議における経費項目について

「何を経費として認めるか？」という論点は、法律による規定がありません。各企業独自にルールや規定に準ずることになります。そのため、一概には言えないことも多いですが、出張や遠方での会議にて発生する費用項目について、種類ごとに解説します。

交通費

出張や遠方での会議によって発生する“移動”に関する費用については、そのほとんどが交通費として精算されます。新幹線や飛行機など普段は利用しない交通手段を使用することが多いでしょうが、それらが合理的な手段であると判断されれば交通費として精算されるのは当然のことです。

ただし、特別な理由が無いにもかかわらず、本来新幹線で行くところを飛行機で行ったりして、余計な交通費が発生した場合は経費として認められない場合もあります。判断するポイントは「合理的であるか」ですが、やはり各企業の基準にもよるため、事前の確認が必要です。
 
また、出張の際に貯まるポイント（マイル）などについても、企業ごとにルールが決められていることが多く事前に確認が必要です。
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食事代

食事代は日常のビジネスの中でもかかる費用項目であり、一般的に食事代は従業員自身が負担するものであるため、出張・遠方での会議であっても経費として認められないケースが多いでしょう。そのため、自身の食事代は自己負担する必要があります。

ただし、出張等で取引先との会食による発生した食事代に関しては、接待交際費として経費扱いされるケースが多いでしょう。打合せで交えて食事に関しても、5,000円までは会議費として経費計上できます。同じ食事代であっても、仕事に少しでも関わっているか否かで変化するのでご注意ください。

宿泊費

出張時に発生する宿泊費に関しては全額経費として計上されるのが一般的です。注意するポイントは「宿泊費の上限」と「食事の有無」です。宿泊費に関しては基本的に各企業によって上限額が決められています。よって、それを超える宿泊費が発生した場合は経費として認められず、超過した部分を自己負担する必要があります。

また、宿泊費を一律で支給し、その中で当人にやりくりしてもらうというケースもあります。出張先までの距離や役職によっても上限額が異なる企業も多いため、ルールや規定をしっかりと確認した上で宿泊先を押さえることが大切です。

宿泊先によっては朝食付きプランなど、食事が付く場合もあります。食事代の項目で触れた通り、仕事に関わりのない食事代は経費として認められないケースがあります。そのため、宿泊費と食事代の領収書を分ける必要があったり、食事付きプランの予約を認めないなど、厳密に運用している企業もあるでしょう。

お土産

出張時に取引先に持参するお土産に関しては、原則として接待交際費として経費計上が認められています。ただし、企業によって手土産は自己負担だったり、上限額が定められているケースもあるため、事前の確認が必要です。

また、経営者や管理職が出張した際に、従業員に持ち帰るお土産に関しては、福利厚生費として全額経費計上が認められています。ただし、福利厚生費は社員全員を対象にしていることが条件なので、特定の社員に対して購入したお土産に関しては、経費として計上できません。

日当（出張手当）について

日当（出張手当）とは、出張へ向かう従業員に対して慰労のために支給される費用です。多くの企業では、出張はみなし勤務として残業代が付きません。しかしながら、出張中は移動や会食などで早朝から夜遅くまで拘束されることが多いため、従業員への負担が大きくなります。出張する従業員を労い、モチベーションを向上してもらうために支給するのが日当（出張手当）です。

日当は、「出張旅費規程」が整備されていることを条件として経費計上が認められています。「出張旅費規程」が整備されていない場合は、経費ではなく給与扱いになります。日当を経費として計上できると、次のようなメリットがあります。

• 日当を支払う企業側は消費税・法人税の節約になる
• 日当を受け取る従業員側は所得税・住民税が課税されない

企業側と従業員側、双方にとってメリットがあるので出張時に日当を支払っている場合は「出張旅費規程」を整備することをおすすめします。

出張経費の申請・承認・精算を効率化するためには？

出張や遠方での会議の際に発生する経費精算にかかわる業務は、従業員や経理担当者にとって何かと面倒が生じます。そこで、業務効率をアップさせて生産性を向上し、ストレスを軽減するために旅費経費システムの導入をおすすめします。

たとえば、当社無限が提供する「らくらく旅費経費」では、次のような機能を提供しています。いかがでしょうか？これらの機能は「らくらく旅費経費」が搭載している機能であり、すべての旅費経費システムが同様の機能を搭載しているわけではありません。従って、旅費経費システムを導入する際は、各製品の機能を十分に比較しつつ、環境ごとにマッチした製品を導入しましょう。

クラウドサービスのすすめ

旅費経費システムをクラウドサービスとして導入すると、様々なメリットがあります。インターネット経由で旅費経費システムを利用できるため、外出先から申請・承認・精算のフローを回したり、システムの運用負担を軽減したり、初期投資を大幅に抑えることが可能です。

ちなみに「らくらく旅費経費」は1ユーザーあたり月額300円で利用できるため、ランニングコストを抑えつつ旅費経費システムを利用できます。旅費等の申請・承認・精算などに非効率を感じ、経営課題だと考えている場合は、ぜひクラウドサービスで利用する旅費経費システムを検討しましょう。

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