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経費精算

いまさら聞けない? 電子帳簿保存法 の対応で経費精算はどう変わるのか?

電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則)は、法律によって一定の保存期間が義務付けられている経理書類などを、その要件に応じて電子データとして保存することを認めるものです。

 

旧来の電子帳簿保存法では、多くの企業の業務実態に即していなかったことから実用化が進んでいませんでした。これが2015年・2016年・2017年と立て続けに電子帳簿保存法の改定が実施されたことで、電子帳簿保存法は、より実用的な法律として、企業のペーパーレス化に貢献しています。

 

しかし、電子帳簿保存法の改定をまだ知らない方も多く、経費精算がどう変わったのかについて把握してない企業も多いでしょう。本稿では、電子帳簿保存法の改定によって経費精算がどう変わったのかをご紹介します。

 

2015年・2016年の改定で変わったこととは?

 

まず2015年には、電子帳簿保存法における「スキャナ保存要件」が緩和されました。スキャナ保存要件とは国税関係書類の保存方法の1つであり、領収書、請求書、見積書などの国税関係書類について、真実性・可視性を確保するための一定の要件の下、スキャナによる保存(スキャナを利用して作成された電子データによる保存)を認めるものです。

 

そもそも、電子帳簿保存法にはスキャナ保存要件は盛り込まれておらず、2005年9月に施行されたe-文書法※により、それまで対象外となっていた取引先と紙で授受する書類をスキャンし、電子データとして保存できるようになりました。

 

※「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称

 

 

2015年の主な改定内容は以下の通りです。

1. スキャナ保存の対象となる国税関係書類の範囲の拡充

それまで契約書・領収書などの国税関係書類に関しては、その記載された金額が30,000円未満のものに限りスキャナ保存の対象になっていましたが、金額にかかわらずスキャナ保存の対象になりました。

2. スキャナ保存要件の緩和

(ア) 業務処理サイクル方式を採用する際に必要とされていた、国税関係帳簿にかかわる「電磁的記録等による保存制度の承認」が不要になりました。
(イ) スキャナ保存の際に必要とされていた電子署名が不要になりました。
(ウ) 保存要件を緩和する一方で、国税の納税義務の適正な履行を確認する観点から、「適正事務処理要件」を満たす必要があります。

3. 適時入力方式にかかわる要件の緩和

(ア) 見積書などの一般書類をスキャナ保存する際に必要としていた「書類の大きさ情報」の保存が不要になりました。
(イ) 一般書類をスキャナ保存する際には「カラー階調」による読み取る候補がありましたが、白黒階調(グレースケール)による読み取りも認められました。
(ウ) 電子署名を廃止した一方で、電子証明の果たしてきた「電磁的記録の非改ざん証明機能」を維持する観点から、タイムスタンプが必要になりました。

2016年の改定で変わったこと

2015年に引き続き、2016年の改定ではスキャナ保存要件がさらに緩和されています。その要点は以下の通りです。

1. スキャナについて「原稿台と一体型に限る」という要件を廃止

それまで、国税関係書類の読み取りを行うスキャナについては、「原稿台と一体型(読み取り台のあるスキャナ)に限る」という要件がありましたが、その要件が廃止されました。

2. 領収書等の受領者等が読み取る場合の要件を整備

(ア) 領収書や請求書などについて、その受領者や作成者が読み取る場合、受領等後、その者が署名の上、3日以内にタイムスタンプを付すことが要件とされました。
(イ) 読み取る国税関係書類の大きさがA4以下であるときは、大きさに関する情報の保存が不要とされました。

3. 小規模企業者の特例を創設

(ア) 保存義務者は、いわゆる「適正事務処理要件(①相互けんせい、②定期的なチェック、③再発防止策)」に関して、事務手続きや規定を整備するとともに、これらにもとづいた事務処理を行う必要がありましたが、保存義務者が小規模企業者の場合で②の「定期的なチェック」を税務代理人が行う際は、①の「相互けんせい」の要件については不要になりました。

 

2016年の改定で注目すべきポイントは、以前は解像度200dpi以上のスキャナで読み取り、書類の大きさに関する情報を保持しなければいけなかったのに対し、800万画素以上のカメラを搭載するスマートフォンでもスキャニングが可能になったことです。これに伴い、領収書はA4以下の場合は大きさに関する情報が不要になっています。

 

ただし、スマートフォンで領収書を撮影し電子データ保存する場合は、受領後3日以内にタイムスタンプを付与する必要があり、受領した本人が領収書に対して手書きの署名をするという要件が加わっています。

電子帳簿保存法について改めて整理する

2015年・2016年の改定によって電子帳簿保存法の要件は大幅に緩和されており、企業のペーパーレス化を促す実用的な法律として機能するようになりました。ここで、電子帳簿保存法の概要について改めて整理しておきます。

 

電子帳簿保存法が施行されたのは1998年のことです。日本で初めて財務会計システムや販売管理システム等で国税関係帳簿書類の、電子データでの保存が可能になった法律です。高度情報化社会やペーパーレス化が進む中で、経済界からの強い要望を受けて策定されました。国税庁では電子帳簿保存法の基本的な考え方について、下記のように説明しています。

 

“新しい時代の流れに対応し、納税者の帳簿書類の保存の負担軽減を図るために、記録段階からコンピュータ処理によっている帳簿書類については、電子データ等により保存することを認めることが必要であると考えます。

 

その際には、コンピュータ処理は、痕跡を残さず記録の遡及訂正をすることが容易である、肉眼でみるためには出力装置が必要であるなどの特性を有することから、適正公平な課税の確保に必要な条件整備を行うことが不可欠です。

 

また、電子データ等による保存を容認するための環境整備として、EDI取引(取引情報のやり取りを電子データの交換により行う取引)に係る電子データの保存を義務づけることが望ましいと考えます。”

 

2017年の改定では、スマートフォンの利用も可能に!

経費精算(特に社員個人が行う経費処理)の中では、交通費と飲食、備品購入などの品目が大多数を占めています。

 

2015年から改定を重ねてきた電子帳簿保存法ですが、2017年の改定でいよいよデジタルカメラやスマートフォンなど高解像度で撮影された領収書も申請に使用することが可能になりました。

 

改ざん防止の電子署名やタイムスタンプの付与など、適切な措置を施すことで、原本性を正しく担保でき、紙で保管する必要も無くなりました。

 

多くの企業では、これにより電子契約の導入を進めるなど、社内のペーパーレス化や業務の効率化を図る流れも進み、経費精算でもデジタルデータを活用するケースが増えてきています。

 

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また、ご利用されている給与システムと連携を行うことで経路のパターン登録、ICカード連携による実際に利用した駅名・金額の取り込み機能を用いることにより、 数分で申請書の作成ができます。

まとめ

いかがでしょうか。電子帳簿保存法の改定により、様々な書類や契約書を電子化することができるようになり、業務の利便性は格段に上がってきています。

 

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