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交通費精算はアプリ が便利!

日々の交通費精算業務に追われている経理担当者は多いでしょう。多くの企業ではエクセルを使用して作業にあたっていますが、ネット検索した情報と申請書とを突き合わせて最短経路や運賃を確認したり、定期区間との重複分がないかを確認したりと、何かと手間がかかります。しかも、エクセルには以下のような難点があり、生産性が著しく低下している可能性があります。

 

  • 修正していくうちに最新版が分からなくなる
  • 誤って削除してしまう、間違って更新してしまう
  • 管理台帳やシステムへ転記する際に入力ミスをする
  • 人それぞれ独自にファイル名を付けたり、日々増え続けて管理が複雑になる

 

交通費精算は会社の売上拡大に欠かせない活動で発生した経費を精算するための業務です。精算が滞れば申請者からは不満が漏れますし、仕事へのモチベーションも低下します。当然会社としては必要かつ重要な業務なのですが、申請者自身が精算を溜め込んでしまい、せっかく申請しても入力ミスが発覚するなど、何かとトラブルも起きやすい業務の一つと言えます。

 

一方で、交通費精算を含めて旅費経費精算の業務は、システムを活用することで大きく効率化できる業務でもあります。作業時間を短縮すれば、削減できた時間を他の業務に当てることもできます。申請作業が簡素化されれば申請者はきよし精算をため込まず、タイムリーかつ効率的に申請業務をこなすこともできます。きちんと定められたタイミングでストレスなく申請から支払い処理までを行えることで、申請者にとっても経理担当者にとっても業務を効率的にこなすことができます。

 

本稿では、そんな交通費精算を効率化するためのアプリをご紹介します。

 

交通費精算業務はなぜ面倒なのか?

交通費精算は経理業務の中でもトップクラスに面倒な仕事です。なぜ面倒なのか?それは、確認プロセスが多いことに起因しています。交通費精算の一般的な流れを見てみましょう。

 

  1. 申請者から交通費精算書類を受け取る
  2. 申請された交通費が最短経路であることを確認する
  3. 通勤定期券の経路と重複分がないかを確認する
  4. 申請された金額が正しいものかを確認する
  5. 私用の外出が含まれていないかを確認する
  6. その他記入項目に不備がないかを確認する
  7. 事実確認の必要がある、不備がある場合は申請者に確認を取り、差し戻して1から再度同じ作業を行う
  8. 問題と不備が無ければ交通費管理台帳や会計ソフトに情報を入力する
  9. 経理責任者の承認を得て現金を出納する(あるいは給与に加算されるよう手配する)
  10. 処理が完了した交通費精算書類をファイリングして保管する

これだけテクノロジーで溢れている社会にも関わらず、交通費精算を今でもアナログで処理している企業は多数存在します。そしてもう1つの問題は、精算業務を月末にまとめて実施することが多いことです。

 

経費精算を行う締め日は、ほぼ大半の企業で月に1回(月末ないし25日など指定日)所定の日付を設定して行われます。事前にその日に向けて毎日交通費などの経費入力を行う人はまれで、多くの申請者は期日ギリギリになって作業に向かいます。期日当日になってしまったため、残業までして申請処理を行うことも多いのではないでしょうか。

 

1ヵ月の間に訪問した取引先や顧客と同行した場所、その経路を思い出しながら申請書を作成することは、意外に手間であり小さなストレスを感じます。記憶に頼りながらの記入になるので、故意ではないにしても事実とは違ってしまう可能性が高く、さらに複雑なのは定期区間を意識し控除して計算しなければならない点です。

 

経理担当者はそうした未完全な書類の1つ1つを確認し、すべての項目をチェックした上で事実確認を行い、正しい交通費を算出する必要があるのです。

 

交通費精算を効率化するには?

単刀直入に言いますと、業務効率化のためには交通費精算システムが欠かせません。エクセルによる運用にはさまざまな問題がありますし、システム化に取り組まないまま効率化を目指すのは、非現実的です。

 

代表的な例は会計業務です。会計業務では会計ソフトや会計システムを使用することが当たり前になっています。これは、システム化による業務効率化は正当化されていて、むしろ会計システムなしで業務を処理することの方が困難になっています。

 

実は旅費経費の精算も同様で、本当はシステムを活用するメリットが非常に多い業務であり、会計システムのケースよりも対象利用者もほぼ全社員であるため、システム利用による効率化も非常に高く、システム導入による費用対効果が出やすくわかりやすい業務でもあります。

 

では、交通費精算システムは効率化のためにどのような機能が揃っているのでしょうか?ここでは「らくらく旅費経費.net」に備わっている機能の中から代表例をご紹介します。

 

乗換案内サービス「駅すぱあと」と連携

「らくらく旅費経費.net」は乗換案内サービスの「駅すぱあと」と連携することで、経路や該当料金を一発で検索し、書類とネット検索を突き合わせながら行う確認作業の時間を大幅に短縮できます。

 

交通系ICカードから利用履歴を明細へ

Suicaなどの交通系ICカードを端末にかざすだけでデータの取り込みができ、利用履歴をそのまま入力するのでデータ入力ミスが無くなり、チェック作業も非常に楽になります。

 

申請書フォーマットを自由に設定できる

交通費精算の申請書はユーザー企業が自由にフォーマットを設定できます。不用な入力項目を減らすことで申請者は迷わず正しい情報を入力できますし、フォーマットを統一することでチェックにかかる時間も短縮できます。

 

自動的に定期券区間控除を適用

定期券情報を利用して、定期区間控除を自動的に行えます。重複分がある料金に関しては精算しないよう確実に処理できるため、不正処理軽減に役立ちます。

 

領収書の画像添付に対応

「らくらく旅費経費.net」は領収書の画像添付にも対応しています。地方拠点の申請も領収書原本の送付を待たずにチェックでき、電子帳簿保存法に準拠すれば紙の原本保存が不要になるため効率性がアップします。

 

「らくらく旅費経費.net」はこの他にも、全20の機能で交通費精算業務を強力にサポートします。これを導入したアイ・ビー・エス・ジャパン株式会社は、それまでの作業時間を10分の1にまで短縮し、経理担当者の残業時間削減に成功しています。

 

実際にご利用いただいているお客様の事例詳細を掲載しています。事例紹介ページも合わせてご確認ください。

 

スマートフォン活用でもっと便利に!

普段業務で使用しているスマートフォンが使用できることで、申請者は時間と場所の制限を受けることなく、いつでも手軽に申請を行うことができます。

 

交通費などの経費精算の申請では、単純な入力項目が多いため、スマートフォンでも十分にストレスなく登録することが可能です。むしろ領収書の画像取り込みの場合は、スマートフォンの方が便利な場合が多く、電子帳簿保存法でもスマートフォンで撮影された領収書でも一定の解像度を確保していれば証拠能力として認められています。

 

手軽に申請ができ、自動入力やシステムを使ったデータ連携で申請内容の精度が高まることは経理担当者にとってもメリットは多く、前述した確認プロセスも大幅に削減できます。

 

まとめ

いかがでしょうか。ほぼ全ての企業で行われている交通費精算ですが、実はスマートフォンを利用したアプリで処理する方式が最も有効で、アプリの利用に最適な業務なのです。

 

業務を効率化するためにはフローを自動化することが一番手っ取り早いのですが、そのためには入力の段階からデジタルかされている必要があり、その一番フロント部分がスマートフォンアプリという事になります。

 

アプリの操作感が快適で申請者の負担を軽くすること。申請フローや会計システムと連携することで経理担当者の負担も軽減すること。これら業務全体をシステムで効率化することできるため、交通費精算はシステム化に非常に適した業務なのです。

 

ぜひ、この機会の現在の交通費精算業務を見直してみてはいかがでしょうか。

 

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