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システム

交通費精算システム の選び方

交通費精算システムを利用することで、都度精算時の手間を削減したり、月末にまとめて精算する際の作業効率をアップしたりします。

 

しかしながら、検索してみると実にさまざまな製品が登場しており、インストール型ソフトウェア(オンプレミス)やクラウドサービスなど、導入形態も多様化しています。その中で、自社にとって最適な製品を選択するのは決して簡単なことではありません。

 

本稿では、交通費精算システムの選び方の基本ポイントをご紹介します。現在導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてみてください。

 

交通費精算システム選びの事前準備

交通費精算システムに限った話ではありませんが、新しいシステムを導入する際は事前準備がとても大切です。それは、「システム導入の目的を明確にすること」と「機能要件を定義すること」です。

 

システム導入の目的を明確にする

システムを導入するには、何か課題があります。交通費精算システムを導入する場合は、一般的に経理担当者の業務負担が増加していたり、システム化されていない作業によりミスが発生しやすかったり等、企業によって課題は異なるでしょう。

 

大切なのは、数ある課題からシステム導入の目的を明確にすることです。目的が明確になっていない限り、システム導入の指針はぶれてしまいます。最終的に達成すべき目標を掲げるには、必ず目的が必要になります。

 

機能要件を定義する

システム導入の事前準備として欠かせないのが機能要件の定義です。これはつまり、ビジネス目標を達成するために必要な機能を整理して、要件としてまとめることです。機能要件を定義する場合は、関連部署の担当者をプロジェクトに巻き込んで、現場意見を反映しながら要件を決定していきます。

 

以上の事前準備は、交通費精算システムを選ぶにあたり欠かせないものです。現在システム導入を検討している方は、まず事前準備から実施しましょう。

 

交通費精算システムの選び方

それでは、交通費精算システムを選ぶ際のポイントについてご紹介します。

 

クラウドか?インストール型ソフトウェアか?

導入企業が最初に検討すべきポイントは、システムの導入形態についてです。一般的には利用規模に合わせてパソコンやサーバーに導入するインストール型ソフトウェアを選択しますが、最近では「クラウド」が無視できない存在になっています。

 

クラウドとはインターネット回線を経由して提供されるサービスの総称です。交通費精算システムの中には、クラウドとして提供されている製品があり、これを利用するとパソコンやサーバーへのソフトウェアインストールは不要で、社内に専用環境を構築しなくてもよいメリットがあります。

 

パソコンとインターネット回線さえあれば自由にシステムを利用できるため、利便性が向上するのが特徴です。また、システム運用は製品ベンダーを実施するため、導入企業に運用負担がかからないのも大きなメリットでしょう。

 

とはいえ大切なのは、「自社にとって適切な製品を導入する」ことです。クラウドには多数のメリットがありますが、それに縛られず広い視野を持って正しい導入形態を選択しましょう。

 

表計算ソフトと変わらない製品は避ける

技術を活用しきれていない交通費精算システムの中には、表計算ソフトを使用するのとなんら変わりない製品も存在します。それではわざわざシステムを導入する意味がありませんし、コストの無駄遣いです。

 

大切なのは、交通費精算業務をいかに効率化できるか?であり、そのための機能をしっかりと実装している製品に着目しましょう。たとえば乗換経路を選択するだけで運賃が自動入力されたり、交通系ICカードをかざすだけで利用履歴を読み込んだり、それらの情報を交通費精算に反映できるような製品がおすすめです。

 

製品ターゲットに該当するかを確認する

数ある交通費精算システムには、それぞれ想定するターゲットがあります。製品ベンダーがターゲットを中心に考え、システムに改良を加えていくものなので、自社がその製品ターゲットに該当するかどうかを確認するのは非常に大切なポイントです。ただし注意も必要です。

 

たとえば中小企業向けとして提供されている製品の中には、シンプルさや簡単な操作、低コストを売りにしているものがあります。ところが、低価格だと交通費精算業務に必要な機能が不足している場合がありますし、他のシステムと連携できないなどの難点もあります。

 

特に、「利用できる機能に制限がないか」、「標準機能でどこまで利用できるか」など、きちんと機能面の確認を行うことが重要です。

 

他社導入事例から製品ごとの特長を知る

製品ベンダーが公開している他社導入事例から、製品ごとの特長を読み取ることができます。また、導入事例として紹介されている企業の特徴を知ることで、その製品が自社にとって適切なものかどうかを知ることも可能です。

 

ここでも注意していただきたいのは、他社事例で導入の決め手となったポイントなどを中心に、実際にその効果が見込めるか確認してみることです。

 

また、長らく多くの企業やユーザに利用されている製品は、それだけ顧客のフィードバックを得て機能面も熟成されているとも言えます。

 

当社が提供するらくらくB O S Sシリーズは、業界No.1の導入実績を誇り、導入者数600社以上、60万ユーザの方々にご利用いただいています。

 

詳しくは、こちらの導入事例をご確認ください → https://rk2.mugen-corp.jp/case/

 

オプション機能により複雑になったり高価になる要素はないか

交通費精算システムの中にはベースとなる機能に加えて、必要な機能をオプションとして追加していくものがあります。そうした際に注意したいのは、システムが複雑になって自社にとって必要な機能はオプションなのかどうか、費用が高価にならないかどうかです。

 

機能要件を満たすようにオプションを追加するのは良いことですが、オプションだらけになると高価なシステムになる可能性があります。交通費精算に必要な機能をすべて標準搭載しているやさしいシステムが望ましいでしょう。

 

製品ベンダーのサポートは充実しているか

初めて交通費精算システムを導入する企業にとって、製品ベンダーが提供するサポートは非常に重要なポイントになります。製品について何か分からないことがあれば都度連絡することになりますし、もしもトラブルが発生すれば対応してもらう必要があります。

 

その際にベンダーサポートが充実していないと、対応が後手に回る可能性があります。問合せ方法や回数、コミュニケーション手段などを確認しておくとよいでしょう。

 

設定や機能の調整で要件にマッチさせられる

現場で効果を発揮する交通費計算システムというのは、利用企業ごとの運用条件に合うように設定により調整ができることが大切です。

 

交通費精算に必要な情報は企業ごとに違うので、各入力項目等を自社の要件にマッチするよう個別に設定できなければ、入力の負担やミスが生じやすくなります。細かく設定ができることで、不要な内容の入力を防ぎ、差戻しなどの負担を軽減できます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。このように、交通費精算システムを導入する際の選定ポイントはたくさんあります。それぞれのポイントをしっかりと押さえた上で、自社にとって最適な製品は何か?を考えていただくと選定がスムーズになると思います。

本格的に、システム導入を検討されている方には、「らくらくBOSS無料トライアル」がオススメです。

ご紹介ページ → https://pages.mugen-corp.jp/trial_input.html

 

クラウド型サービスですから、お申し込みいただければブラウザだけですぐにご利用いただくことができます。また、無料期間終了後も本サービスのご利用意向が無い場合には、ご契約いただく必要はございませんので、お気軽にお申込みください。

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