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複雑な 旅費計算 の悩みを解決!

旅費計算は一般的に、事前の申請→出張後(外出後)の報告→経理にて受領/精算→会計処理のための入力、という流れで行われます。

言葉で説明すると単純なプロセスのように感じますが、実際が複雑な作業が多く、申請者にとっても経理担当者にとっても、日々の生産性を下げる原因になっています。

 

なぜ、旅費計算はそこまで苦労する作業なのでしょうか?本稿では複雑な旅費計算の悩みを解消するために、非生産的な部分を整理しながら効率化のための方法をご紹介します。

 

旅費計算で苦労するポイント

旅費計算に携わる社員は営業担当者から経理担当者というのが今までの認識でしたが、最近では働き方の多様化により、これまで旅費計算を実施していなかった社員も携わるようになっています。

 

今後も多様化が進むにつれて、旅費計算の効率化は企業にとって大きな課題になっていきます。まずは、旅費計算で苦労するポイントを整理していきましょう。

 

<申請者の視点>

出張準備が忙しくて旅費申請まで手が回らない

出張日が近づくと、会議などに必要な書類作成に追われたり、先方と連絡を取り合ったりと何かと忙しい日々を過ごすことになるので、旅費申請まで手が回らず気づけば出張日を迎えている、というケースが多いです。また、日々の忙しさからついつい後回しにされがちな作業であり、うっかり忘れてしまう方も多いでしょう。

 

経路等を調べる必要があるため何かと手間がかかる

出張にあたり移動で発生する費用については、事前に調査して申請しなければいけません。往復分の経路や運賃を調べるという作業は思っている以上に時間がかかります。

出張が多い社員ならば、出張の度に経路や運賃を調べるのはとても面倒に感じますし、もっと単純にできないかと常日頃から考えています。

 

出張後に旅費計算を行う暇がない

出張後の旅費計算は速やかに行うのが理想です。しかし、帰社後は報告書を作成したり、期間中対応できなかった業務を完了させる必要があったりと、旅費計算そっちのけで本業にあたらなくてはいけないことも多いでしょう。

 

そうなると、領収書をまとめて保管しておいても時間が経つにつれて記憶が薄れ、いつどこで発生した経費なのかが分からなくなることもあります。「一定期間を経過した旅費計算は受理されない」というルールを設けても、期間内に計算されないことは多いですし、社員の自腹で支払うことになると不満の声があがるでしょう。

出張頻度が少なく、申請の流れや書類の書き方が覚えにくい

出張頻度が多い社員ならば毎度のことなので、面倒ではあってもスムーズに申請書を作成できます。一方、出張頻度が少ない社員にとっては、そもそもどうやって書類を作成すればよいか分かりませんし、旅費計算のプロセスもあまり理解していません。

 

そのため、経理担当者から書類を差し戻されることも多くなり、書類1つ作るのにも多くの手間と時間がかかります。結果的に「旅費計算は面倒」というイメージが定着します。

 

<経理担当者の視点>

通常の経費計算に比べて実施する機会が少ないためミスが多くなる

企業全体として出張頻度が多い場合を除いて、旅費計算は一般的な交通費や経費精算に比べて実施頻度が低いことから、作業に不慣れな経理担当者が多いでしょう。旅費計算の際に記載漏れがあったり、記入する情報に誤りがあったりして修正の手間が発生します。

 

経路や運賃に誤りがないかをチェックするのに時間がかかる

出張は利用する交通機関が多様であり、かつ経路が複雑です。それらの経路や運賃を1つ1つ確認しながら適正かどうかを確認するのにはかなりの時間がかかります。確認自体が間違ってしまえば、修正の手間も発生します。

 

多忙を理由に申請者が修正に応じないため作業が進まない

旅費申請をよく行う社員は日ごろから忙しいことが多いので、申請書や報告書に間違いがあることを指摘して修正を依頼しても、多忙を理由に放置されることが珍しくありません。経理担当者は月次決算との兼ね合いもあるため、処理が滞ると日常業務に支障をきたします。

 

旅費計算の不満を解消するには?

旅費計算の苦労ポイントを整理しますと、想像以上に解決が難しい問題ということが分かります。ただし、効率化ができないわけではありませんし、不満を解消するための対策もあります。一般的な対策からご紹介します。

 

テンプレートの共有

旅費計算作業は面倒に感じている社員が多いので、頻繁に申請書や報告書を作成している人でないと正確な記載事項を記憶することは難しいでしょう。

 

そこで、社内の共有フォルダなどに旅費計算のためのテンプレートを用意して、同時に記載例も添えていくと申請者は助かるでしょう。さらに、テンプレートをExcelで作成し、申請書と報告書で重複している項目は流用できるようにすると、利便性がアップします。

事前にコンタクトを取る

経理担当者が出張者の予定をキャッチしたら、当該社員と素早くコンタクトを取ることが大切です。申請のスケジュールを共有しておくことで、互いに準備が行いやすく、旅費計算の注意点や締め切りなどを社員に周知できます。

 

旅費計算システムの導入

旅費計算システムは複雑な申請作業、報告作業や受理作業を効率的に実施するためのシステムです。

 

旅費計算システムについて

旅費計算を効率化するための方法はいくつかあります。しかし、テンプレートを作成して記載例と共に共有フォルダに置いたり、経理担当者が出張者と事前にコンタクトを取ったりする対策には限界があります。一定の効率化で頭打ちになり、旅費計算の複雑さを思うように解消できないでしょう。

 

そこで有効なのが旅費計算システムの導入です。このシステムには旅費計算を効率化するためにあらゆる機能が備わっており、申請者と経理担当者の作業負担を大幅に低減できる効果があります。

 

具体的にどのような機能があるのでしょうか?以下に、株式会社無限が開発/販売している「らくらく旅費経費.net」の機能を一覧でご紹介します。

 

<らくらく旅費経費.netの機能一覧>

  • 定期券区間控除
  • 交通系ICカード取込
  • 海外出張レート
  • 仮払金申請
  • 承認フロー分岐
  • 手動の自動計算
  • 領収書画像添付対応
  • ひとことコメント入力
  • 明細ごとの費用負担部門設定
  • FBデータ出力
  • CSV取込
  • 会計システム連携
  • 検索/集計
  • 交際費生産
  • イベント
  • バーコード
  • 申請書の入力フィールド設定
  • スマホ対応
  • 駅すぱあと連携
  • メール通知

いかがでしょうか?旅費計算を行うにあたり、これだけの機能が揃っていれば申請者と経理担当者ともに、経費精算にかかわる作業を大幅に効率化できます。

また、「らくらく旅費経費.net」はクラウドサービスなので、導入にあたりサーバーを調達し、専用インフラの整備は不要です。Webブラウザ経由で利用しているシステムなので、申請者は出張先から旅費計算を実施することもできます。

 

当社「らくらくBOSSシリーズ」では、「らくらく旅費経費.net」「らくらく申請WF」など、旅費交通費や経費処理に必要な機能を網羅し、お手軽に利用いただける業務管理システムをクラウド型サービスで提供しています。

 

14日間無料トライアルもご用意していますので、具体的に機能やフローも実際の環境でご確認いただけます。

是非この機会に、「らくらくBOSSシリーズ」をご検討ください。

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当社が提供する業界No.1の業務管理システム「らくらくBOSSシリーズ」は、「ASPIC IoT・AI・クラウドアワード2019」でベスト海外展開賞を受賞しました。

 

旅費計算システムを利用するのにコストはかかりますが、それ以上に高い効率化効果を得られます。この機会に、企業全体の旅費計算業務の効率化を目指してみてはいかがでしょうか?

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