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システム

申請書の電子化で旅費経費精算を効率化

10年前のビジネス環境に比べると、「電子データ化された資料」を扱うことに親しんだビジネスパーソンが相当数増えています。

 

企業の中で決裁権を持つようになった30代~40代のビジネスパーソンは、10代の頃からインターネットに触れている「デジタルネイティブ」と呼ばれる世代です。そのため、紙で作成された利用よりも、電子データで作成された資料を扱う方が効率よく業務を遂行できる環境が整っています。

 

従来から用いられている紙の資料を撤廃して、電子データ化された資料を取り扱うことを「ペーパーレス化」といいます。旅費経費精算の現場においても、書類の電子化やペーパーレス化を促進することで大幅な業務効率化を促進し、人材リソースを今までより有効活用できるようになります。

 

本稿では、ペーパーレス化を実施するメリットや課題、そして実施する方法をご紹介します。

改めて電子化(ペーパーレス化)とは?

企画書、報告書、見積書、請求書、領収書、旅費申請書など、ビジネスで作成する書類を印刷するのではなく、電子データ化させ、ネットワーク上で活用する取り組みをペーパーレス化と呼びます。ビジネスを遂行するのに書類は欠かせませんが、紙の書類を管理するのには想像以上に労力がかかります。

 

もちろん、紙の書類にもメリットはあります。その場でメモを書き込めますし、持ち運ぶのも便利です。

 

しかし、紙代や印刷代などのコスト、情報漏えいリスク、保管スペースの確保など管理面の課題や再利用や共有と言った業務効率面での課題が多いこともまた事実です。この課題を解決するのがペーパーレス化の取り組みであり、今までにない効果をビジネスにもたらす可能性を秘めています。

 

ペーパーレス化のメリット

では、ペーパーレス化に取り組むことで具体的にどういったメリットがあるのでしょうか?

紙代、印刷代の削減

ペーパーレス化を実施することで得られる最大のメリットは「コスト削減」です。紙の書類を扱っていると、紙代はもちろん印刷代もかかります。オフィス向けのレーザープリンターは、A4サイズのモノクロ印刷で1枚2~4円、カラーで1枚7~15円程度がかかります。

 

1枚ごとのコストは微々たるものですが、ちりも積もれば山となるように、トータルコストは膨大なものになります。社員数100名の企業で、モノクロ印刷を1人あたり平均5枚を1日に印刷すると、トータルの印刷数は1日500枚、1ヵ月(20営業日として)10,000枚、1年間(245営業日として)120,000枚になり、最終的な年間コストは240,000~480,000円です。

 

ちなみのこの試算はかなり少なく見積もってのものなので、実際のコストはこの2倍~数倍という企業が少なくありません。ペーパーレス化に取り組み、印刷そのものが不要にあればその分多くのコストを削減できることになります。

 

保管スペースが不要

紙の書類は印刷コストだけでなく、保管のためのコストもあなどれません。多くの書類は法定によって保存期間が定められています。たとえば領収書は7年間の保存義務がありますし、他にも書類によって1年~10年以上の保管義務が定められています。企業によっては、紙の書類を保管するためだけに倉庫をレンタルし、保管スペースを確保しているケースもあるでしょう。

 

野村総合研究所が実施したペーパーレス化への取り組みによりますと、不要な書類を廃棄/焼却処分し、紙で保存する必要のない書類は電子化することで、共有キャビネットを90本から28本へ削減し、個人キャビネットは340本から151本へ削減し、大幅な保管スペース削減に成功しています。

参照:総務省:『10のワークプレイス改革の取組

 

保管スペースを削減し、フリーアドレス方式のオフィスへ移行することで、二次的な取り組みによってさまざまな効果を得ています。

 

書類の検索性アップ

多くのビジネスパーソンは、1日平均36分を「探し物」に費やしていると言われています。年間にすると150時間に上り、営業日(8時間)に換算すると約19営業日をまるごと探し物に消費している計算になります。

 

探し物として特に多いのはやはり書類ではないでしょうか?ビジネスで使う書類が山積みになったデスクやキャビネットなどを前にすると、目的の書類を探すのだけでも億劫になってしまいます。

 

一方、ペーパーレス化を推進して電子データとして書類を保存した場合、目的の書類を探すのは一瞬です。パソコン内のフォルダを辿ったり、検索することですぐに該当するファイルを見つけることもできます。

 

書類の共有性アップ

電子データとして保存された書類は、共有性も同時にアップされます。ビジネスを円滑に進めるには社員同士の密なコミュニケーションが欠かせないものの、紙の書類が連携を阻んでいることが少なくありません。

 

ペーパーレス化に取り組めば必要な書類は共有フォルダ上でシェアできますし、共有性がアップすることで更なる業務効率化に繋がるでしょう。

 

セキュリティの強化

紙の書類を入れたカバンを置き忘れ、そこから情報漏えいに至るケースが少なくありません。取引先へ足を運ぶ際などは必ず紙の書類が必要になるので、そうしたセキュリティリスクが付きまといます。

 

電子データとして書類が保管され、かつ外出先にいても書類を活用できる環境が整っていれば、そうした心配はありません。

 

ペーパーレス化へ取り組むには?

企業の中で扱われる数の多い書類といえば、旅費経費にかかわる書類でしょう。申請書や報告書など、経理データに係る書類の多くは一定の保存義務がありますので、時間の経過とともに増えていきます。では、そうした書類を削減するために、ペーパーレス化へ取り組むにはどうすればよいのでしょうか?

 

最もシンプルかつ高い効果を発揮する方法は、「旅費経費システム」の導入です。社員が作成する申請書や報告書、経理担当者がそれらをチェックする作業をすべてシステム上で行うことで、書類作成を電子化し、さらにそのまま電子データとして保存できます。

 

さらにシステム上で書類を作成/管理できれば、紙の書類を持ち歩く必要が無くなるため、セキュリティ強化にも繋がります。株式会社無限が開発/販売するシステム「らくらく旅費経費.net」ならば、そうしたペーパーレス化が可能です。

 

中でも、以下のような機能を利用することで、紙の利用を限りなくゼロにし、スムーズに業務処理を行うことができます。

 

また、領収書が保管されているため、申請書作成のためにオフィスに戻ると言ったことも不要になります。
<ペーパーレスに貢献する機能>

  • 交通系ICカード取込
  • 領収書画像添付対応
  • CSV取込
  • スマホ対応

クラウドサービスなので外出先からの利用にも対応していますし、必要な時に書類を引き出すことも可能です。ペーパーレス化を実現するには、やはりシステム化が欠かせない課題になってくるので、この機会にぜひご検討ください。

 

まとめ

いかがでしょうか。経費精算業務を効率化するためにはシステムを活用して、自動化や電子化することが最も効果的です。もちろんスマートフォンが利用できることで、申請者はいつでもどこでも処理・申請が可能で、管理者も全て電子データで申請内容が揃ってくるため、紙データの申請書をみながらの確認やデータの転記なども一切不要です。

 

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