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経理処理に使用される 書類の保管方法

会社では部門ごとのさまざまな書類が作成されており、それによって管理方法も異なってきます。たとえば、経理部門と営業部門とで作成される書類の違いは、経理関係書類のほとんどは法律によって保存義務が課せられているという点です。営業担当者が作成するプレゼン資料等に保存義務はないので、不要になれば破棄してしまっても問題ありません。

 

その他の部門と比較しても、経理関係書類の保管には負担がかかります。そこで本稿では、経理処理で使われる書類の保管方法についてご紹介します。どのように管理すれば適切に、そして効率的に管理できるのか?気になる方はぜひ参考にしてください。

 

法的保存義務がある経理関係書類

社内で作られる書類によって、会社法や法人税法などにより法的に保存期間が定められています。では、経理関係書類の中で法的義務が課せられているものは一体どれでしょうか?

 

<5年間の保存義務がある経理書類>

  • 監査報告(本店備置き分。支店備置き分はその謄本を3年保存)(監査役設置会社等の場合)
  • 会計監査報告(本店備置き分。支店備置き分はその謄本を3年保存)(会計監査人設株主総会の1週間(取締役会設置会社は2週間)前の備置き会社の場合)
  • 会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告 (会計参与設置会社の場合。会計参与が定めた場所に備置き)
  • 金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書、非課税貯蓄限度額変更申告書、非課税貯蓄異動申告書、非課税貯蓄勤務先異動申告書、非課税貯蓄廃止申告書などの写し
  • 金融機関等が保存する海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外転勤者の国内勤務申告書などの写し
  • 金融機関等が保存する退職等に関する通知書

<7年間の保存義務がある経理書類>

  • 取引に関する帳簿(仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など)
  • 決算に関して作成された書類(上に挙げた、会社法で10年保存が義務づけられている書類以外)
  • 現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類(領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控、振込通知書など)
  • 現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類(領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控、振込通知書など
  • 有価証券の取引に際して作成された証憑書類(有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書など
  • 取引証憑書類(請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など)
  • 電子取引の取引情報に係る電磁的記録(取引に関して受領または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項の記録)
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書
  • 給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書
  • 源泉徴収簿(賃金台帳)
  • 課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等(5年経過後は、帳簿または請求書等のいずれかを保存)
  • 資産の譲渡等、課税仕入、課税貨物の保税地域からの引取りに関する帳簿

<10年間の保存義務がある経理書類>

  • 計算書類および附属明細書(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表
  • 会計帳簿および事業に関する重要書類(総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿、株式割当簿、株式台帳、株式名義書換簿、配当簿、印鑑簿など)

 

以上のように、日常的に発生する経理書類のほとんどは7年間の保存期間が定められています。それらすべての書類を適切に管理することは、経理担当者にとって大きな負担です。経理書類を適切に管理することで、作業効率をアップさせた経理担当者の負担を軽減できます。

 

経理書類ファイリングの基本

ペーパーレス化が推進されている中でも、大半の企業では経理書類を紙として管理しています。そこでまずは、経理書類をファイリングする際の基本からご紹介します。

 

領収書はルーズリーフなどの紙に貼る

経費精算時に受け取った領収書は、まとめて封筒やボックスに入れておく会社も多いでしょう。ただし、のちのちに整理することや保存スペースを考えると、「ルーズリーフなどの紙に貼り付けて」保管しておくのがよいでしょう。月ごとに簡単に整理できますし、領収書を張り付けた紙をまとめてファイルに収納することもできます。

 

書類を時系列で整理する

見積書や請求書などの契約関連書類は、細かく分類しすぎると管理効率がかえって複雑になってしまいます。業務ごと、書類ごとにファイリングするケースも多いですが、ファイルの中身は少ないのにかさばったりと、何かと非効率が目立ちます。

 

そこで、1つのファイルにまとめて時系列でとじ込みましょう。納品書と振込票と請求書など、紐づけられる書類は一緒にしておくことで管理効率が上がります。

 

1年分をひとまとめとして保存する

1年間を通じて作成された経理書類は、最終的に1年分をひとまとめにして保存しましょう。そうすることで、保存期間を過ぎた書類が一目で判断でき、保存義務を過ぎたら簡単に破棄できるので経理部門の保管スペースが一定に保たれます。

 

このように、ファイリングに少し注意するだけで経理書類の管理効率は上がります。今日からでも始められる管理方法なので、ぜひ試してみてください。

 

電子化・ペーパーレス化に取り組んでみよう!

経理書類をより効率的に管理するにあたり、検討していただきたいのがペーパーレス化です。ペーパーレス化とは、紙の書類をオフィスから無くしてデータとして管理することで、作業効率アップやコスト削減を実施するための取り組みです。また、環境問題へ取り組んでいることへのアピールにもなります。

 

なぜ経理書類をペーパーレス化するとよいのかというと、法律によって保存義務のある書類の中にも、データとして保管することが認められている書類があるからです。

 

特に注目していただきたいのが、「スマートフォンカメラやデジカメで撮影した領収書の画像を、そのまま原本として保管できる」という点です。しかも、数年前までは「3万円未満の領収書」しか画像での保管が認められていませんでしたが、法改正によって金額規制がなくなっています。

 

そのため、ペーパーレス化に取り組む機運が高まっており、多くの企業で経理書類のペーパーレス化が始まっています。ただし注意も必要です。ペーパーレス化へ取り組むには、企業が独断で実施するのではなく、税務署への申請が必要になります。書類の電子保存を始める3ヵ月以上前に申請しておく必要があるので、忘れずに申請しましょう。

 

交通費精算や管理を効率化するクラウドツール

書類の電子化やペーパーレス化を進めるために効果的な対策は、業務処理そのものをシステム化してしまうことです。しかしながら、新たに業務システムを設計・構築するのは時間もコストもかかり、決して得策ではありません。

 

そこで有効な手段が、交通費精算に特化したクラウドサービスを利用することです。

 

当社では、業務管理システム「らくらくB O S Sシリーズ」として「らくらく旅費経費.net」を提供しています。クラウドサービスですので、ソフトウェアをパソコンにインストールする必要はありません。

 

また交通系ICカード、駅すぱあとと連動し、交通費精算の手間を圧倒的に軽減します。ワークフロー、スマホ対応でどこからでも簡単に申請・承認をすることが出来ます。

 

ぜひ、この機会に、「らくらく旅費経費.net」をご検討ください。

 

 

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