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日本テレワーク協会テレワーク相談員に聞く「テレワーク導入のポイント」

「働き方改革」のなかで、在宅や社外で業務を行う「テレワーク」を推進する企業が増えています。テレワークを導入すると、出社・在宅での勤務における交通費はどうしたらよいのでしょうか。

今回は、一般社団法人日本テレワーク協会にお伺いし、テレワーク相談員で社会保険労務士の奧林美智子氏に、テレワークを導入する際のポイントや、さまざまな課題、その解決方法などについてお伺いしました。


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――テレワークはどのくらい導入されていますか?

国土交通省の調査では、約3割の企業が導入しているというデータがあります。まだまだ大企業が中心ではありますが、政府が「働き方改革」を推奨していることもあり、IT業界を中心に中小企業でも導入が進んでいるようです。

 

――テレワークを導入する際には、どのようなことを検討する必要がありますか?

テレワークを導入して生産性が上がらなければ、企業としては導入した意味がありません。そのためには、企業内の仕組みづくりを行っていくことが求められると考えています。実行できる仕組みがなければ、テレワーク制度があっても宝の持ち腐れになる可能性があるからです。

社員が社内で働いても、在宅勤務をしても、人件費は変わりませんが、情報通信やデータ共有をする場合は、セキュリティの問題が生じてきます。そうした設備投資にも経費がかかることを念頭に置いていただく必要があります。

 

厚生労働省では、テレワーク導入にあたって上限150万円までの助成金を支給しています。通信機器やクラウドサービスの導入・運用以外にも、就業規則・労使協定などの作成・変更、労務管理担当者や労働者に対する研修・周知・啓発、社会保険労務士などによるコンサルティングも対象となりますので、そちらを活用されることもお勧めしています。


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――テレワークを推進している企業、推進を予定している企業は、どのような企業が多いのでしょうか?

企業が積極的に推進しているのは、IT業界が多くなっています。エンジニアなどのクリエイティブな職種は導入がしやすいことも理由の一つかもしれません。一方で、工場で生産業務などを行っている製造業では、導入が難しくなってきます。しかし、製造業でも営業や企画業務ならば、それほど導入に支障がないため、取り入れているケースはあるようです。

 

また、現在の日本は労働人口の減少により、働き手不足が顕著となっています。企業によっては、育児や介護によって優秀な人材を手放さないために、テレワークの導入を図るケースもあるようです。

 

他にも、夫婦共働きの場合、配偶者が転勤になると、ご本人は仕事を辞めて一緒に転勤先の地域に移るか、配偶者に単身赴任をしてもらうことが一般的でした。しかし、テレワークならば他の地域に移住しても、勤め先を変更する必要がないため、人材確保の観点から導入を検討する企業もあるようです。


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――テレワークを実施した場合の、通勤費と交通費について教えてください。これまでは「定期」で通勤していた人に、定期を支給しなくてよくなることもありますか?

通勤費や交通費に関しては、ほとんどの企業が支給していることもあって、支払い義務があるように思われていますが、労働基準法等には通勤費、交通費を支払う規定はありません。

 

そのため、各企業によって判断が任されることになります。また、通勤費は社会保険の算定基礎賃金に入りますので、給与計算に含まれますし、課税対象です。一方で、交通費は業務にかかった経費となりますので、給与とは別に支払われるものであり、非課税対象となります。

 

とは言っても、テレワークを導入するにあたって、通勤費、交通費の支払い方法を検討される企業は多いようです。これは、テレワークの日数によっても違いが生じます。週1日だけテレワークをし、残り4日間は社内勤務となれば、日額で算出した額が通勤定期代を超えない限り、そのまま通勤定期代の支払いで問題はないでしょう。

 

仮に、週1回、週2回テレワークを実施した場合、どのくらいのコスト削減効果があるのか調べてみましょう。

 

まず、

  • 週1回のテレワーク、週4日会社へ出勤、月16日の通勤の場合。

交通費:往復660円×16日=10,560円

1ヵ月定期代:11,810円

→実費精算したほうが安い。1,250円のコストを削減できる。

→1000人規模の会社で3割の社員がテレワークを使用している場合、

1250円×300人=375,000円

375,000円のコスト削減効果。

 

  • 週2回テレワークを実施。週3日会社へ出勤、月12日の通勤の場合。

交通費:往復660円×12日=7,920円

1ヵ月定期代:11,810円

→実費精算したほうが安い。3,890円のコストを削減できる。

3890円×300人=1,167,000円

1,167,000円のコスト削減効果。


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こうなると、企業の人事部が管理する通勤費管理と経理の方が管理する交通費精算の管理が煩雑になる。この煩雑な仕組みを一元管理できるのが、株式会社無限の「らくらく定期.net」と「らくらく旅費経費.net」です。

 

通勤費管理システムの「らくらく定期.net」では、通勤費を一元管理でき、約2700万円のコスト削減効果と年間約180時間の業務効率化を図ることができます。また、「らくらく旅費経費.net」では、システム投資を考慮しても、現状コストを約1/3に削減できます。

 

企業としてはテレワークを導入する場合、通勤費、交通費の規定をしっかりと明記して、社員が混乱しないようにすることが必要です。

 

――最後に、テレワーク導入のメリットと、これから推進したい企業へのアドバイスをお願いします。

テレワークを導入すれば、移動にかかっていた費用や時間、労力も減少されるので、コスト削減につながりますし、集中して業務に当たることによって、労働時間が短縮されて残業も少なくなり、生産性が上がっている事例は多く見受けられます。一方で、育児や介護をしている人にだけにテレワークを認めた場合、社内で不公平感が出る可能性もあります。

 

管理職の方々はテレワークが導入されると、個別に指示が出しづらくなるということで、反対をされることがあるようです。そこで、試験的に導入するならば、まず管理職からテレワークを経験してもらうことをお勧めします。実際、国土交通省の調査でも、管理職への導入が増えているとのデータもあります。

 

いずれにしても、テレワークに対する正しい認識を持ってもらうことが大切ですので、社内研修などを行って、社員の意思統一を図ることが重要です。また、労務管理に関しても、テレワークに関する規定を設けることが必要となります。

 

■テレワークを導入するにあたって、企業としてはいくつか考慮すべき点があります。

 

システムやインフラ、セキュリティなどの対策ももちろんのこと、社員同士のコミュニケーションが円滑に行えているか?部門ごとに異なる制度利用の難易度をどのようにバランスをとるべきか?など、社内規定にも関連する取り決めも必要になってきます。

 

特に重要な点としてお金に関わる点で、交通費やテレワークにより新たに発生するコスト(会議費や備品代)などをどこまで経費として認めるべきか、あらかじめ規定しておくことで社員に対する公平性をきちんと守る必要があります。

 

また、多くの社内業務や申請処理がオフィス以外に外出先や自宅からでも実施できることで、テレワークを推進・利用しやすくなります。

 

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