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システム

経費精算の業務 をシステム化で解決

生産性の向上とコスト削減を両立するために、各企業で経費精算の業務をシステム化する動きが強まっています。

紙やExcelを使った経費精算は従業員にとって煩雑な作業である場合が多いため、システム化による働き方改革が企業側の急務といえるでしょう。

今回は、経費精算の業務を見直す必要性、システム化によって見込める働き方改革について解説します。

 

働き方改革を実現するために経費精算の業務は見直す価値がある

業務のムダを省いて効率化を図ることは、企業の働き方改革を実現するために必須の取り組みといえるでしょう。なかでも、経費精算は仕組みを見直す価値がある業務の代表格。

経費精算とは、交通費や通信費、接待交際費といった費用を会社経費として計上するために、多くの従業員が関わる業務です。しかし、経費精算そのものは企業にとって大きな利益を生む業務ではありません。

そのため、経費精算の業務におけるムダを抑える取り組みこそが、働き方改革における長時間労働の是正、ひいては企業の生産性向上へ繋がるヒントになるのです。

 

アナログ形式の経費精算は月末に経理部の負担が増える

書類への手書きやExcelへの手動入力といったアナログ形式で経費精算を行っていると、作業そのものが煩雑になっている場合があります。

また、申請作業が煩雑だと、普段の業務との兼ね合いから経費申請を後回しにする従業員が増えてしまいます。

すると、締日間近に経費申請が集中してしまい、月末や決算期などは経理部の負担が大きくなってしまいます。本来であれば不要な残業時間が発生しているかもしれません。

また、企業によっては経費精算で導き出された各費用の数字をもとに会社の財務諸表を検討する場合もあり、
月末に業務が集中してもミスが許されないというプレッシャーが発生してしまいます。

 

 

50名の従業員を抱える企業は経理精算に年間600時間費やしている

50名の従業員が在籍する企業で、1人の従業員が経費精算に毎月1時間費やしていた場合。全体を合計すると年間600時間もの多大な時間を経理精算に費やしていることになるのです。

 

仮に経費精算に費やす時間が1人あたり30分に抑えられたとしたら、各従業員は年間6時間、全体にして年間300時間を本来の重要な業務に専念できるようになります。

 

もちろん、経費精算は企業における今後の予算を検討するために必要な業務です。申請側のミスによって書類やデータに不備があると、内容の正当性を確かめなくてはならず、時間もかかってしまうでしょう。

 

ですが、経費精算システムを導入すれば、簡単に経費精算に費やす時間を減らし、ミスを防止できます。

 

 

経費精算システムの導入によって見込める3つの働き方改革効果

経費精算システムで見込める3つの働き方改革効果

経理精算システムを導入することで、主にこのような3つの働き方改革効果が見込めます。
それぞれの効果について、以下の各項目で詳しく解説します。

 

1.従業員の申請作業を簡易化してミスと遅延を予防

申請作業がアナログで煩雑であると記入漏れや入力ミス、締日に間に合わないといった課題がありました。
しかし、経費精算システムを導入すれば申請作業が簡易になるため、従業員の申請ミスや遅延を防げます。

 

経費精算システムはソフトやハード、またはクラウドサービスを利用して容易に経費申請ができるため、従業員の作業負担を減らし、かつ手戻りや承認待ちといったロスタイムを削減できるのです。

 

また、営業や配送といった部署の従業員は、他の部署と比べて社外にいる時間が長い傾向にあるため、アナログ形式では申請作業が疎かになりがちです。
締日間近に溜まった経費を申請すれば、記入漏れや遅延が起こりやすくなってしまいます。

 

ですが、経費精算システムならパソコンに限らずスマホから申請できるモデルもあるため、外回りが多く帰社してからまとまった時間がとれない従業員でも、社外で少しの隙間時間があれば経費申請を実行できます。

効率的に経費精算ができるようになれば、より本業にも専念できるようになります。

 

2.再入力の手間を省いて経理部の負担を軽減

経費精算システム導入によって得られる恩恵は、経費精算をする立場の従業員に限りません。申請を受ける経理部の負担を軽減して、月末などの繁忙期における担当者の残業解消に役立ちます。

 

例えば、交通費計算の場合。企業によっては、就いている役職や業務内容次第で経費として利用可能な交通機関が定められていることもあるため、省略化が難しい作業です。

 

経費精算システムはSuicaやPASMOといった交通系ICカードの利用履歴をそのままデータとして取り込めます。そのため、申請があがってきた都度、経理担当者が再入力する必要がありません。

 

こうして経理担当者の負担が減り、残業が減ることは、ひいては会社の人件費削減にもつながります。

 

3.チェック体制を強化して不正な経費申請を防止

経費精算システムを導入することで、過大申請や私的な支出を経費として申請するといった不正が起きづらい環境を作り出せます。

 

従来は経理担当者が領収書を1件ずつチェックする必要がありましたが、電子帳簿保存法の改正により領収書をデータとして扱えるようになりました。

 

これにより、経費精算システムを利用すれば経費が発生した都度リアルタイムで申請できるため、経費精算の月末集中を防ぎ、常に高水準なチェック体制を維持できるのです。

 

 

経費精算システムによって生産性の向上とコストカットを両立

経理精算システムを導入し、申請作業を簡易化することで生産性を向上しながら不要なコストを削減できます。
各企業で先進的な働き方改革の取り組みが行われていますが、経費精算システムの導入もその一環といえます。

 

一定の期間に限り無償で利用できる経費精算システムもあるので、まずは試験的に導入してみると、社内における働き方改革の効果を実感できるでしょう。

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