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経理

経費精算の作業効率化 のための3つのアプローチ

社員が立て替え払いした経費を社員に払い戻す作業である経費精算。経費として認められる費用は企業によって異なりますが、迅速な対応と正確さが求められる重要な業務です。
今回は、経費精算についておさらいしつつ、より効率良く正確に業務を進めるためのアプローチを紹介します。

経費として扱われる主な科目と経費精算のやり方

経費として認められる費用は、事業に関係している支出に限られます。企業によって経費として認められる費用の定義や細かいルールは異なる場合がありますが、事業に関係している支出であれば、基本的に経費として認められるでしょう。

一般的に経費として扱われる主な科目としては、外注費、広告宣伝費、雑費、接待交際費、光熱費や賃貸料などのほか、給与手当や福利厚生費といった社員に対してあてがわれる費用も経費に含まれます。

経費精算の流れは以下のとおりです。

 

1.精算書に必要情報を明記する

経費精算書の書式は公的に定められていないため、詳細は企業によって異なる場合がありますが、一般的に経費精算のために必要とされる情報は以下のとおりです。

  • *申請日
  • *申請者氏名
  • *所属部署

さらに、経費精算する際は項目別に仕分けをして計算するため、以下4点の情報が必要です。

  • *支払日
  • *内容
  • *支払先
  • *金額

2.精算書と領収書を上司に提出する

経費精算のためには、領収書やレシートといった実際に費用が発生したことを証明できるものが必要です。

これらを精算書と共に部長など管轄上司に提出します。
上司の承認がおりたら次は書類が経理部に回ることとなります。

3.経理部で内容を確認のうえ、社員に対し費用を振り込む

経理部で最終的な内容確認を行い、問題がなければ社員に対して立て替えた分の費用を振込みます。

実際に使用していないものは経費として認められないため注意

基本的に事業と関係している支出であれば経費として扱えますが、購入した対象を実際に使用していなかった場合は経費として認められないので注意しましょう。

例えば、「プリンターの用紙やインクを大量購入したが、まだ1度も使用していない」という場合は経費として認められません。「販売する商品を大量に仕入れたが、まだ商品を販売していない」といったケースも同様の扱いです。

また、タクシー代など交通費も認識の相違が生まれやすい部分です。
経費精算におけるトラブルを防止するためには、「正当な理由なく利用したタクシー代を交通費として申請することを禁ずる」といった社内における経費精算の細かいレギュレーションを定めるといいでしょう。

経費精算を効率化する3つのアプローチ

一般的に経費として扱われる主な科目

上記のような3つのアプローチによって、経費精算の業務を効率化できます。
それぞれの項目ごとに分けて解説します。

1.経費精算のスケジュール制定による先延ばし防止

従業員が経費精算を先延ばしにしてしまい、数ヶ月前に発生した経費をまとめて申請するというフローを防ぐためには、あらかじめ経費精算のスケジュールを定めて各従業員に周知させましょう。

経費精算の「先延ばし」は外回りが多く社内にいる時間が少ない営業部などで起きやすい問題ですが、申請内容をチェックする経理部の担当者に大きな負担がかかります。

 

毎月の申請締切日や申請可能期限などを定めておくことで、経理部の負担を軽減できるほか、領収書の紛失を起因とする申請不備を防ぐといった効果も期待できます。

 

2.領収書やレシートの電子帳簿化によって管理の手間を削減

近年、経費精算に役立つ方法として主流となりつつあるモデルが、領収書やレシートといった経費精算に必要な書類を電子帳簿化することです。

これらを紙媒体で管理していると、チェックの際には領収書やレシートを1枚ずつ探す必要が出てきます。
しかし、電子帳簿化すれば目的のデータを手っ取り早く探し出せるため、従来のロスタイムをカットできます。

さらに、文房具やバインダー、それらを置くキャビネットといったコストも削減可能。定期的にバックアップをとっていれば、パソコンの故障といったアクシデントに見舞われてもデータを復旧可能です。

管理コストや書類を探す手間を削減できるといったメリットが期待できるでしょう。

 

3.経費精算システムの導入による作業の簡略化

経費精算システムを導入することで、従業員にとって時間と手間のかかる申請作業を簡略化できます。
また、スマホで利用できる経費精算システムもあるため、出先であっても経費が発生した都度申請できるようになります。

従業員が経費精算システムに入力した交通費や旅費といった諸費用はデータとして一元管理されるため、経理部の再入力作業は不要。申請内容のチェック体制強化を図り、水増し申請や私的支出の申請といった不正を抑止できます。

3つのアプローチで社内の経費精算モデルを見直す

スケジュールの制定、領収書やレシート原本の電子帳簿化、経費精算システムの導入、これら3つのアプローチによって社内の経費精算モデルを見直しましょう。

従来の経費精算モデルを見直し、思いがけないコストカットや生産性向上効果が得られるかもしれません。

また、社内の経費精算ルールを制定する際は、経費申請する側の従業員と経理部それぞれの意見を募り、どちらかに負担が集中しないフェアなルールを設けましょう。

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