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システム

【経費精算】失敗しない 経費精算システムの選び方

経理清算業務を大幅に合理化・省力化するのに役立つ経費精算システムは数多くあります。
では、どのようなところをポイントにして選べばいいのでしょうか。
何を基準で選んだらよいのかを詳しく解説していきます。

自社のニーズに合った内容のシステムを選ぶ

失敗しない経費精算システム

経費精算システムの選び方としてはまず、「自社の経費精算のニーズは何かを明確にし、それに合ったものを探す」というのが挙げられます。

 

経費精算システムには、経費に関する幅広い処理に対応できる汎用性の高いシステムや、通勤交通費に特化したシステム、旅費出張費に特化したシステムなど、特定の経費精算への対応に特化したシステムなどがあります。

 

「出張などはほとんどないので、通勤交通費に関する経費精算についてしっかり対応してもらいたい」など、経費精算の中でも特定の部分に経費精算の負荷が集中しているという場合は、特化型タイプのシステムを1つか2つだけ選んだ方が、機能面で満足度が高く得られる可能性が高いです。

 

まずは、自社の経費精算の課題や、解決したい問題は何なのかという点をきちんと洗い出しましょう。そして、システムの機能を比較し、自社の要望に、より深くマッチするものを絞り込んでいきます。

 

 

 

汎用性の高いシステムは機能的に物足りない場合がある

汎用性の高いシステムは、「経費に関することなら何でも対応できる」という利便性の高さがメリット。
その反面、「広く浅くのシステムで、機能的には物足りない部分が多々ある」という状態になることも少なくありません。

 

クラウド版とオンプレミス版いずれか選べるものがおすすめ

経費精算システムのタイプとしては、おもにインターネットを介して提供されるクラウド版システムと、社内ネットワークを利用し、自社内でのシステムを構築するオンプレミス版システムの2種類があります。

近年はクラウド版の人気が高まってはいるものの、企業によってはオンプレミス版のほうが適しているというケースもまだまだあります。

 

 

どちらを選ぶかは、自社の判断だけでなく、経費精算システム取り扱い業者のアドバイスなども有用ですので、両方の話を公平に聞いた上で判断できるよう、どちらのタイプも取り扱っている業者を選ぶのがおすすめです。

 

 

 

クラウド版は初期費用が安く導入がスピーディ

クラウド版は初期費用や月額費用が安く、手軽に導入できるというメリットがあります。ですが、オフライン環境では利用できないことや、カスタマイズがあまりできないというデメリットがあります。

また、クラウド版のデータの送受信は全てネットを介します。「たとえ高度な暗号化がほどこされていても、やはりネットでのやり取りはセキュリティに不安を覚える」という人も少なくありません。

 

 

オンプレミス版はオフラインでも利用ができる

これに対してオンプレミス版は、オフラインでも利用できてカスタマイズも可能。また、社内ネットワークを利用するので、外部への漏洩リスクがきわめて少なく、セキュリティの面でもメリットがあります。

 

 

 

無料トライアルで試せるものを選ぼう

経費精算システムは、月額費用だけでなく初期導入費用がかかるものがほとんどです。

安価と言われるクラウド版であっても、初期導入費用はかかります。

こうした事情があるため、「経費精算システムをいったん導入して初期導入費用を払った以上、しばらくは使い続けないともったいない」という状態になりがち。

導入したシステムの品質に不満があっても、使い続けざるを得なくなるケースも少なくありません。

そうしたリスクを避けるためには、無料トライアル期間が設けられている経費精算システムを優先して選ぶことをおすすめします。

無料トライアル期間が設けられているということは、自社のシステムに対する自信の現れでもあります。

つまり、高品質な経費精算システムの導入に近づけるともいえます。

 

 

経費精算システムは自社のニーズを最優先に選ぶ

 

経費精算システムの選び方のポイントとしては、

  • *自社のニーズをハッキリとさせた上でそれに合うものを探す
  • *クラウド版とオンプレミス版のどちらでも運用しているものを選ぶ
  • *無料トライアルサービスがあるものを選ぶ

という3つがが挙げられます。

中でも「自社のニーズに合致している」という点を最優先に考え、2、3の業者に絞りこめたら無料トライアルを試していく、という流れにするのがおすすめです。

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