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システム

3社に1社は導入している 経費精算システム のメリットとは?

なかなか減らすことのできない経費精算のミス。
申請締切が間近になると過剰になる経理担当者への負担。
社員の増加により煩雑になった経費申請の手続き――現在、社内にこのような問題がないでしょうか?

そんなときは、経費精算システムを導入することで、問題の解決が見込めるようになるかもしれません。
ここでは、経費精算システムを利用するメリットをご紹介します。

 

経費精算とは

たとえば、客先へ足を運ぶための「交通費」や、業務上必要となる備品をそろえるための「事務用品費」など、企業の業務を遂行するうえで費用が発生することがあるでしょう。
このような費用は「経費」と呼ばれます。経費とは、基本的に企業の事業活動にかかわる支出のことを指すものです。
経費を証明するためには、領収書をはじめとした確証が必要となります。

経費の支払いは、社員が現金で立て替えをするほか、企業のクレジットカードで決済するなど、さまざまな方法によって行われます。
社員が現金で経費の立て替えをした場合、本人が領収書と併せて経費の使用目的などの確証を経理に提出することで、その費用の払い戻しがなされます。
この一連の流れが、「経費精算」と呼ばれる手続きです。

経費精算の件数が多い企業では、いかにこの手続きを円滑かつ正確に行うかが、経理業務の効率化にかかわってきます。
そのために、社員が経費の立て替えを行える期限を設定したり、なるべくコストの低い返金方法を指定したりと、ある程度のルール作りが必要です。
また、経費精算のために専門のシステムを導入するという対策も有効といえるでしょう。

経費精算システムの導入をしている人は36%

経費精算システムを導入していますか?

==============================
<アンケート内容>
Q.【経費精算を自身で行っている方、経理の方】
経費精算システムを導入していますか?理由も教えてください。

A.利用している,利用していないが検討している,今後も利用するつもりはない
==============================

企業の規模によっては不可欠な経費精算システム。社員の人数が増えてきたり、経費の立て替え件数が増えてきたりして、新しいシステムの導入を検討されている方も多いのではないでしょうか。
そこで、こちらではご自身で経費精算をされている方や、経理として働いている方を対象に、経費精算システムの導入についてのアンケート調査を実施しました。

【利用している】

  •  経費精算システムを利用する方がミスが少なく、簡単だから。(男性・25歳・鹿児島県)
  •  コンプライアンスが叫ばれるようになり、正確性や監査の際便利なのでシステムを導入した。(男性・34歳・東京都)
  •  以前は使用していなかったが、手間と時間を考えると導入して良かったと思っている。(男性・33歳・埼玉県)

【利用していないが検討している】

  •  自営業ですが、自動精算が手間がかからず楽そうなので、考えてみようかなと思っています。(男性・55歳・福岡県)
  •  社員数が増加しシステムに導入は考えているが、従来のやり方の方が楽なような気がして導入を躊躇っている。(男性・49歳・愛知県)
  •  計算が面倒だし、間違えたとき掛かる時間も勿体ないから。(女性・33歳・奈良県)

【今後も利用するつもりはない】

  •  年配の上司のため、新しいシステムはなかなか取り入れられない現状です。(女性・32歳・愛知県)
  •  規模が小さいため、コストに対しての効果があまり見込めない気がするため(女性・29歳・兵庫県)
  •  慣れた方法が一番です。慣れると便利だとは思いますが、それまでが大変そうです。(女性・39歳・大阪府)

いずれの回答も僅差という結果になりましたが、もっとも多かったのは経費精算システムを「利用している」という声でした。
経費精算システムを導入すると、手間が減って業務効率が高まるだけでなく、ミスが少なくなると好評です。さらには監査の際にも利便性が高いことから、
経費精算システムの導入に際して多くのメリットを感じている方が多いことが分かりました。

まだ経費精算システムを導入していない方からは、手作業による手間やミスを減らすために導入を希望する声が集まりました。
また、社員の人数が増えてきたことにより、導入を検討するというケースも珍しくありません。

その一方で、企業の規模が小さいため経費精算システムに必要性を感じないという声や、機械の操作を苦手とする社員が利用することから、
導入にハードルを感じている意見もみられます。

経費精算システム利用のススメ

自社に経費精算システムが必要であるかどうか迷っている方のために、導入するメリットをご紹介します。
経費精算システムを利用することでこれまでの業務がどのように変わるのかをよく理解したうえで、導入を検討してみましょう。

まず、経費精算システムを利用すると、煩雑だった経費申請の業務を、効率化できるようになります。
申請書類を目視確認して手入力する作業では、どうしても入力ミスを防ぎにくくなります。
特に経費精算の締切日間近は申請が集中しやすくなりますから、経理の負担も大きくなるでしょう。

そんなとき、経費精算システムを導入すれば、申請する社員と経理双方の負担を軽減できるようになります。
手入力の手間を省き、業務に余裕が生まれることによって、ミスを防ぐことが期待できます。

また、経費申請時の不正を見抜きやすくなるのも、経費精算システムを導入するメリットです。
システムを利用してリアルタイムに経費申請が行われる習慣が根付けば、経理が申請内容の検証により時間をかけることができ、
不適切な経費申請を退けやすくなることにつながります。

まとめ

経費精算システムの導入は、経理担当者はもちろん経費申請を行う社員の負担を減らすことにもつながります。
経費精算の業務に余裕が生まれることで、ミスが減るだけでなく、不正を見抜きやすくなるというメリットもあります。
実施したアンケート調査では、社員の人数が増えたことで導入を検討しているという意見もみられたことから、
企業の成長サイクルに応じて導入することが望ましいといえるでしょう。

ご紹介した内容を参考に、自社に適した経費精算システムの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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