スマホで通勤費と交通費の精算を、一度に済ませよう
通勤費と交通費は、似て非なるもの。精算する時は別々に申請しなくてはなりません。
それぞれのデータをExcelに入力したり、会社指定の用紙に書き込んだりと、なかなか面倒な作業です。申請する側だけでなく、それを処理する事務担当者も同様にストレスを抱えます。
時にはデータの漏れや記入ミスもありますから、それを逐一確認しなくてはならないからです。時に通常業務の障害になり、時にイライラのもとになりかねない精算の作業を、一気に効率化する手段はないものでしょうか。
例えば、スマホを使っていつでもどこでも申請できるとか……。
通勤費の実費精算が増えるにつれて、生じる問題点
通勤費が実費精算に切り替わる背景
通勤費と聞いて、思い浮かぶのは定期券代の支給ではないでしょうか。
その定番イメージは、テレワークという働き方の浸透によって転機を迎えています。
これまでは「定期代」として毎月一定額が給与と共に支給されていたものが、実際に通勤しなくてもよいワークスタイルのために、通勤した日数によって額の変わる変動制へとシフトチェンジ。
結果として、実費精算が必要になったということです。
ここで問題になるのは、実費精算するようになった通勤費と、これまでも日常的に精算していた交通費は、別物であるということ。
通勤費は給与の一部とみなされ、交通費は経費に分類されますから、一緒には精算できません。
そのため、場合によっては精算にまつわる煩雑な作業が増え、社員のストレスになっているというケースもあるのです。
では、具体的にどんなストレスがあるのでしょうか。実費精算を取り入れた企業の社員の声を聴いてみましょう。
事務処理担当が感じる通勤費実費精算のストレス
─ 通勤費精算で申請された通勤経路が正しいとは限らないので、こまめにチェックが必要。
─ 申請した社員の全員の経路を調べるのは大変！
─ 作業量は増えているのに、処理の方法はExcel入力と手書き書類の併用。
─ チェック漏れや、データを会社のシステムに再入力する際のミスも心配！
─ 営業担当が申請書類を正しく記入してくれない！
─ 通勤費と交通費をごっちゃにしていることも少なくないから、いちいち書類を戻して書き直してもらうことも……。
─ 自分の移動のことなんだから、きちんと整理して記録しておいてくれればいいのに！
外回りの多い営業社員が感じる通勤費・交通費の実費精算のストレス
─ これは通勤費なのか、ただの交通費なのか、判断しなくちゃならないのはすごく面倒。
─ 記入書類も別々だから、何が何だか途中で分からなくなる！
─ 手書きや手入力でデータを記入するのは正直労力がかかるし、ミスが生じるのも怖い……。
─ 駅名、金額、同じ内容を何度も記入するのは時間がもったいないし、とても無駄に思える。
─ 通勤ルートは簡単に変わらないんだから、事務処理担当が把握しておいて欲しい！
─ 券売機で印刷した移動履歴を渡すから、それで全部まとめて処理してよ！
やり取りするデータ自体はシンプルなものですが、申請者がそれを整理するのにも、承認する担当者が処理するのにも、手間と時間がかかります。
では、それほどまでに社員を苦しめる移動データは、実際どのようなものなのでしょうか。
通勤費と交通費、仕分けるのが厄介で、複雑な移動データの正体
移動種別の違いは、混乱を招く可能性が大きい
記録されている移動データの煩雑さを知るために、営業社員Aさんの1週間の移動データを見てみましょう。
混在した通勤費と交通費を別々に申請するには？
赤い字が通勤費、青い字が交通費です。
絶妙に入り混じっていて、処理が大変そうです。
しかも、自宅からの移動、あるいは自宅に向かう移動でも、客先に直行する場合、逆に客先から直帰する場合は通勤費ではなく交通費として扱うなど、細かなルールも反映されています。
交通系ICカードを利用している場合、移動の履歴をプリントアウトすることが可能ですが、そこには私用の乗降履歴や、物販の履歴まで印刷されていることもあります。
そのデータの中から必要な情報だけを抜き出して整理するのもひと仕事。
営業社員が嘆くのも無理はありません。
煩雑さを加速させる、もうひとつの要素
申請から処理完了までの作業が遅々として進まないのは、ただ単に扱うデータが雑然としているからだけではありません。
それを適切に、かつ効率的に処理する手段がないことも問題を大きくしています。
交通系ICカードにデータを記録しながら、そこからのアウトプットやデータのやり取りをアナログに近い環境で、しかも手作業で推し進めてしまっているという例はたくさんあります。
自社で考案したフォーマットの申請用紙やExcelに手入力したデータは、数多くの手作業が介入するという点から信頼性がそれほど高くありません。
データも自動的に連動しないため、工程ごとに再入力、再確認が必要になることもあります。
考えられる「無駄」を、いくつか挙げてみましょう。
- 申請者も承認担当も、すべての移動に対して「通勤費か交通費か」のチェックをしなくてはならない
- 申請者は、常に移動履歴をメモしたり、定期的にICカードの履歴を駅の券売機で印字したりしなくてはならない
- 承認担当は、常に申請された通勤経路が正しいかを確認し、加えて通勤費と交通費が混同されていないかどうかチェックしなくてはならない
- 通勤費と交通費の申請先が異なる場合、別々の書類を作ったり、担当部署間で書類やデータのやり取りをしたりしなくてはならない
こういった作業には「情報漏れ」や「誤記入」といったミスがつきものですし、他の業務との兼ね合いから長い待ち時間が生じることもしばしばです。
さらに言えば、企業の売り上げに直接は関係のない申請作業や承認作業の間にもコストは発生しているわけで、この煩雑な作業が長引けば長引くほど、会社の損失という見方もできます。
では、無駄な作業をなくし、効率化とコスト削減を目指すためには、どこから手を付けていけばいいのでしょうか。
まず着手すべきは、申請から承認の作業に関わるインフラを見直すことです。
スマホの活用が、実費精算の煩雑さ解消の切り札に
今やビジネスパーソンであればだれもが所有していて、汎用性の非常に高いスマートフォンを、この問題の解決に利用する方法があります。
「パステマ」は、スマホを活用して通勤費と交通費の振分けから承認処理までを円滑にサポートするツール。
その機能を簡単に説明します。
パステマは、アプリを使ってスマホに交通系ICカードのデータを読み取らせることができます。
読み込んだデータは、事前の設定によって通勤費と交通費に自動的に仕分けられます。そうして仕分けられたデータを、そのまま申請に回せばいいのです。
データは事前設定に基づいて的確に整理されているため、承認担当は通勤費と交通費の妥当性確認が不要になります。
もちろん、通勤ルートの確認も問題なしです。
最終的に承認されたデータは連動した会社の会計システム、あるいは給与システムに落とし込まれて処理されるため、工程ごとに再入力する必要もありません。
これで、通勤費の実費精算作業はスムーズに完了。
作業時間、コスト、ストレスは大幅にカットされ、営業社員と事務担当者の対立も解消されるはずです。
健全で円滑な職場環境を維持するために、まずは新たな精算申請－承認インフラの構築をご検討ください。
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