出張精算 のやり方と失敗しないために注意するポイント

出張精算 は、経費精算の出張で発生した経費を精算することを出張精算と言います。慣れていない人にとって意外と面倒で、よくわからないと感じる部分が出やすいものです。ここでは出張精算のやり方と失敗しないために注意するポイントをご紹介しますので、参考にしてみてください。

・出張精算 の一般的な流れを確認

まずは出張精算の流れを確認しましょう。

出張が終わったら、領収書のない交通費を除き、申請する全ての領収書やレシートなどと同時に作成した出張精算書を提出してもらいます。
仮払金の記帳は出張する人にお金を支払った時に行います。

出張精算書の提出は、早ければ早いほどよいでしょう。
特に仮払金がある場合は、月を繰り越さないうちに処理することが望ましいので、いつまでに提出してほしいか期限を設けておくといいでしょう。

出張精算書の提出後、仮払金、あるいは立替えていた費用の精算を行います。
仮払金を払っていて、実際に出張にかかった費用が仮払金以上の金額なら、差額を現金として仕分けして建て替えた人に返却します。

・出張精算 の方法は実費支給か出張旅費規程による一定額の支給かで異なる

精算の方法は、実費支給か出張旅費規程による一定額の支給かで異なります。
出張旅費規定がある場合は、実費ではなく規定に基づき支給され、出張旅費規定がない場合は、実費のみが旅費交通費（※）として計上できます。

また、出張旅費規定がある場合は出張手当も旅費交通費、出張旅費規定がない場合の出張手当は給与扱いとなります。
なお、仮払金がある場合はその精算が必要になります。
※通常勘定科目の旅費交通費は旅費と交通費で構成されます。ホテル代や出張手当などが旅費、実際移動するためにかかったお金が交通費です。

・出張精算を行うなら意味を理解しておきたい用語の解説

出張旅費とは、社員が業務上遠隔地に出かけるときにかかる費用のこと。
通常は移動するためのお金だけではなく、宿泊費や食費も含みます。つまり

＊出張旅費

＊宿泊費

＊出張手当

の3つを合わせた費用が出張旅費となります。

「出張旅費」には、交通機関を使ったお金だけではなく、高速代やガソリン代、レンタカー代、駐車場料金など移動に伴う出費は全て含まれます。

「宿泊費」は、言うまでもなく出張時にホテルや旅館への宿泊で必要になる費用です。
役職によって一律で支給されることもあれば、実費精算の場合もあります。日帰り出張の場合は宿泊費は必要ありません。

「出張手当」は交通費と宿泊費を除いた費用で、主に食費などを指します。
遠方にいる場合は、自宅から会社に通勤する場合と違って自宅で朝食や夕食を取れないため、経費として計上することができるのです。
また、出張旅費規定がある場合は、日当が支給されることもあります。

・どこまでが交通費でどこからが出張経費になるかは会社によって異なる

勘定科目の旅費交通費には、通勤や転勤、業務上必要な移動のためにかかる費用全てが含まれますが、交通費イコール出張経費ではありません。
交通費は近場の移動を想定したもので、出張旅費は遠出するために必要な費用という点が大きな違いです。

ただ、交通費は、通勤手当など会社に通うために必要な費用のほか、営業など業務上の必要性があって移動するために必要な費用の2つを含みます。
 
では実際にどこまでが交通費で、どこからが出張経費となる「旅費交通費」になるかというと、その会社の規定によって異なります。
法的に移動距離が何キロまでなら交通費と定められているわけではありませんから、地域や事業内容、会社の方針などによって区別されることになります。

出張精算 で不正や間違いを避けるポイント

ここからは、出張精算で不正や間違いを避けるためのポイントをお伝えします。

・出張経費以外の勘定科目になるものや不正がないかなどを確認

移動手段が何であれ、目的によって勘定科目は変わります。
出張先で接待がある場合、接待場所に移動するためのタクシー代は交際費になりますし、私的な目的で遠回りして交通費が増えた場合は経費にできません。
提出された出張精算書を確認して、不正や間違いがないか確認しましょう。

また、すでに通勤費として支給されている部分と二重支給にならないかも確認します。

・実際に出張したことを証明する領収書の確認

一定額の支給を行う場合、差額の返金は必要ありませんし、上限を超えた金額を支給する必要もありません。
ですが空出張などを疑われないように、領収書やなんらかの証拠は必要になります。

・出張精算の流れやポイントを理解して不正やミスを防ごう

以上、出張精算のやり方とポイントをご説明しました。慣れないうちは戸惑う人も多いかもしれませんが、これらを理解し、不正やミスのない精算を目指しましょう。