通勤費支給規定には、「最も経済的かつ合理的」という文言が記載されているかと思います。
人事院規則の通勤手当は、「普通交通機関等に係る通勤手当の額は、運賃、時間、距離等の事情に照らし最も経済的かつ合理的と認められる通常の通勤の経路及び方法により算出するものとする。」とあります。
これを多くの企業においてそれぞれのルールで運用されているのではないかと思います。
通勤手当は「運賃、時間、距離等の事情に照らし」判断されますが、最も安価で短時間で距離が短い通勤経路が望ましいと考えられます。
自宅から勤務先までの通勤費かかる費用を会社が負担し支給するのが通勤手当ですので、できるだけ安価に抑えることが経済的、速やかに移動をするための経路を選択することを、合理的と言えるでしょう。
安くて早い経路が経済的かつ合理的な経路ですが、必ずしも最も安く最も早い経路とならないケースも存在します。
運賃は安価だが時間がかかる経路、運賃は高額だが早い経路などの場合、判断基準は企業のルールに委ねられます。
通勤手当の支給は義務ではないため、支給基準は企業ごとに決るものであることは御存じのとおりです。しかし、この「経済的かつ合理的」の判断に多くの通勤費担当者は悩まれています。
経済的の基準、合理的の基準があいまいなために担当者の属人的判断になってしまうといった悩みです。
もし基準があいまいなでしたら、規定に定めるべきでしょう。
最安最短でない経路の場合の基準として、以下の基準とされている例があります。
・金額が最も安い経路のみ認める
・最も早い経路を認める
・金額が最も安い経路から20％までの範囲内で、最も早い経路を認める
・金額が最も安い経路よりも15分以上短縮できる経路は、金額が高くても認める
経済的かつ合理的な基準を数値で決めておくことは、通勤費担当者や責任者の判断行為の負荷軽減となります。
交通用具の通勤では、無免許状態、無保険状態を防がなければなりません。
申請時に確認するとともに、従業員それぞれバラバラのタイミングの更新時期を把握し万が一の事故に備えられる必要があります。
免許証の更新や、保険の更新は従業員本人の義務ですが、仕事が忙しいからといって更新を忘れたとあっては企業に責任を問われてしまう恐れもあります。
日ごろから更新漏れのないよう管理しておいた方が良いでしょう。
通勤費申請を紙などで申請させると、従業員本人のみならず、管理担当側も手間が発生します。
新入社員の入社の時期や、人事異動の時期などでは申請の件数が増え、担当者は業務負荷は増大してしまいます。
通勤費システム「らくらく通勤費」を活用いただければ、会社の規定を設定することができるので、従業員本人の申請も規定に則った内容で申請できます。
知らず知らずのうちに正しい申請が行われるので、従業員の方の負担も少なく、管理担当者のチェック業務も大幅に軽減できます。
上述のチェックすべきポイントも簡単に行うことが出来ます。
入退職や異動の対応だけでなく、鉄道の運賃改定やガソリン単価の見直しなども一括更新で対応することができ、通勤手当の手間を最小化することが出来ます。
経済的かつ合理的な通勤手当の支給について解説しました。
・経済的かつ合理的な通勤手当とは
・通勤経路のチェックのポイントは乗換経路だけではない
通勤手当の支給は、経済的かつ合理的ということが重要ですが、企業によって異なる基準を決める必要があります。あいまいな基準では通勤費担当者の業務が属人化しやすく、業務量の軽減が難しくなってしまいます。
システム化によって経済的かつ合理的基準を数値化して運用することにより、従業員本人も通勤費担当者も大幅に業務軽減をすることが可能です。
様々な通勤方法の管理を「らくらく通勤費」では一つのツールで行うことが出来ますのでお勧めします。
通勤費管理の効率化をご検討いただいてはいかがでしょうか。
是非こちらからお問い合わせください。