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出張管理システムで業務効率化と不正防止

2019年01月31日

出張の多い企業では、経費精算の手間が多く、従業員の負担が増えてしまいます。出張管理システムを導入して業務効率化をはかりましょう。出張管理システムなら素早い経費チェックが可能になるため、不正防止の観点からもメリットがあります。今回は、出張管理システムに関するさまざまな情報をご紹介します。

 

 

出張管理システムの認知度は?

今回は、会社員の方々に出張管理システムの認知度に関するアンケートを実施しました。

 

1位:出張管理システムを知らないし、使ってもいない

もっとも多かったのは、出張管理システムを知らないし、使ってもいないという意見でした。アンケート全体の数字をみても、出張管理システムそのものを知らない方が過半数にのぼるようです。回答の中には、管理するほど出張をすることがないという意見や、会社が古いためさまざまな面でシステムが導入されていないという意見もありました。

 

2位:出張管理システムは知っているが、使用してはいない

出張管理システムを知っているものの、使用しいない会社は、規模が小さいところが多くみられます。また、出張専用システムではなく、勤怠管理システムや経費精算システムにて代用している企業もあるようです。

 

3位:使用している

出張管理システムを使用しているという回答はもっとも少ないものの、導入後は管理が楽になったという意見がほとんどです。中には、自社でオリジナルのシステムを作成した会社もありました。

 

 

出張管理システムのメリット

出張に際しては、交通費や宿泊費など、さまざまな費用が発生します。出張でかかった経費を申請する方法はさまざまです。書類に手書き、Excelシートに入力などの方法では、申請にも確認にも時間がかかってしまいます。たとえば、書類の申請であれば、紙に書かれた金額を領収書と照らし合わせ、経理が入力するという工程が発生します。この方式だと、入力ミスによる計算違いも起こる確率が高くなってしまうでしょう。出張管理システムを導入すれば経費精算にかかる作業を減らせるため、従業員の負担やミスも軽減します。

 

また、出張管理システムなら、パソコンやスマートフォンなどからすぐにアクセスして申請できるのもメリットです。出張先で経費支払いがあった際は、すぐにシステムに入力すれば申請漏れも少なくなります。経理側は、従業員が出張先から申請してきた経費をリアルタイムでチェックすることもできます。あやしい内容の申請があればすぐに確認がとれるようになるため、不正防止にもつながるでしょう。

 

 

出張管理システム導入の注意点

便利な出張管理システムですが、導入に際してはいくつかのデメリットがあります。たとえば、新しいシステムを使用した方法についていけない社員が出てくる可能性があることです。システムの使い方が覚えられない社員には、従来の方法による申請を許可せざるを得なくなるかもしれません。もし、書類の提出による申請とシステムによる申請の両方を処理する必要が出てきたら、かえって経理の手間が増えてしまうでしょう。システムの導入前に、自社の人材がシステムに適応できるかどうか、考えておくのが大切です。

 

また、出張管理システムに、自社に必要な機能が備わっていない可能性もあります。特に、よく確認せずに低価格の製品を導入してしまうと、最低限の機能しか備わっていなかったという事態が起こり得ます。そうなると、業務の効率化が十分に果たせません。出張管理システムを取り入れる際は、複数の業者で機能を比較し、自社に必要なものを備えているシステムを採用しましょう。

 

 

まとめ

出張管理システムは、存在を知らないという方も多く、導入している企業は少数派のようです。ただ、システムを取り入れた会社のほとんどは、業務が効率的に進むようになったと考えています。出張管理システムは経費精算の手間が減るほか、申請漏れや入力ミスなどを防げるメリットがあります。迅速な処理と確認が可能になるため、不正防止にも役立つでしょう。導入に際しては、自社に必要な機能が備わったシステムを選ぶのが大切です。