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地方出張時のタクシー乗車は経費精算できるか?

2019年02月26日

出張先で利用したタクシー費用は経費精算できます。この場合の経費項目は、交通費か交際費として計上されます。
なお、接待で利用したタクシー代は、支払い証明を求めない「渡し切り交際費」として扱われることもあります。

また公共交通機関が通っているのにもかかわらず、タクシーを使用した場合などは、経費として認められないこともあります。
いずれにしても、社内ルールがあれば、それに則って経費精算しましょう。

 

出張先でタクシーを利用することは多々あります。ですが、その際のタクシー費用が経費精算できるかどうかは社内ルールによっても異なります。
今回は出張時に使った、タクシー代が経費精算できるかどうかを解説します。

・出張先でもタクシー代は交通費か交際費として経費精算可能
出張先で利用したタクシー代は、交通費か交際費として経費精算できます。

自身がタクシーを使用した場合であれば、交通費として、接待としてタクシーを使用した場合は、交際費として経費精算しましょう。

 

・接待でも交通費に分類されるケースがある

接待でタクシーを使用した場合でも、交通費として計上できるケースがあります。
それは以下の2つの条件の場合です。

*取引先が主催する懇親会などに参加する自社の社員送迎用に利用したケース

*接待ではない業務のために取引先の社員を送迎するために利用したケース

上記の場合は、交通費として計上しましょう。

 

なお交通費は全額が費用として計上できるのに対して、交際費の場合、資本金によって一部経費として認められないこともあります。
そのため、税務調査で、交通費として計上したタクシー代が否認され、交際費として申告することになっても、追徴課税が出てくる恐れがあるので注意しておきましょう。

 

・タクシー代は渡し切り交際費になることもある

接待のように交際費として分類される経費のなかに、「渡し切り交際費」というものがあります。
これは、接待費を社員に渡し、支払い証明を求めない費用のことを指します。つまり、一般的な経費精算のように、領収書を経理に提出する必要がないということです。

この渡し切り交際費は、会社としては使途不明の費用でもあります。
そのため、経費として精算するのではなく「給与」として精算されます。

 

・渡し切り交際費は社員にとっては損になる

渡し切り交際費は、社員個人の給与になります。そのため確定申告においても給与所得とみなされます。
通常の給与に加え、渡し切り交際費も所得として上乗せされるため、税務上の所得が多くなり、確定申告の際に課税も多くなってしまいます。

 

また場合によっては使途秘匿金とみなされることもありますし、給与以外に使い道が自由な金銭を従業員にわたすことは、社内管理上好ましくありません。
そのため、渡し切り交際費は極力発生させないことが得策です。

 

・社内規定がある場合はルールに従う

タクシー代は経費として申請できますが、社内で規定がある場合は、そのルールに従う必要があります。
例えば、電車やバスといった公共交通機関がある場所にもかかわらずタクシーを利用した場合、社内ルールが設けられていると、経費として認められないこともあります。

ですが、電車やバスは、遅延することもあります。
ダイヤが乱れたことで取引先との打ち合わせに間に合わないといった場合は、その場で経理担当もしくは直属の上司に相談するなど臨機応変な対応をとりましょう。

 

・・不正に経費を搾取すると横領罪か詐欺罪に問われることもある
社内でルール規定されていてもいなくても、不正に経費を搾取すると横領罪か詐欺罪に問われることもあります。

業務上横領罪の場合、10年以下の懲役に処されますし、詐欺罪に問われても、10年以下の懲役に処されることがあります。[注1]

 

もちろんそこまでに発展するケースは稀ですが、懲戒処分になる可能性は十分にあります。
そのため、経費精算はしっかりとルールに乗っ取って申請しましょう。

[注1]e-Gov:刑法 第二百四十六条/第二百五十三条

http://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=140AC0000000045#1081

 

・出張先でのタクシー費用はルールに則って経費精算する
出張先でタクシーを利用した場合の費用は、経費として精算できます。

ですが、公共交通機関でも行ける場所までタクシーを使う場合などは、経費精算としてグレーゾーンといえます。
この不明瞭なグレーゾーンを明確にするためにも、社内でのルール整備を整えて、経費の精算方法をわかりやすくしておきましょう。