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約1,000名の通勤費の申請・計算・管理を、給与システムや経費精算システム、Excel、手作業を駆使して行っていました。そのため、運賃改定や経路変更が多い時期には膨大な工数がかかり、管理ツールが分かれていることによる不便さもありました。運賃改定が頻繁に行われる昨今の情勢を踏まえ、工数削減と一括管理の実現のために「らくらく通勤費」をご導入いただきました。
今回は、導入したばかりのタイミングで検討のきっかけや決め手、導入前に抱えていた課題を伺いました。
以前は通勤費を管理するためのシステムを導入しておらず、約1,000名の通勤費をアナログな方法で管理していました。通勤費管理システムを導入していないことで、通勤手段によって申請や管理に使うツールが異なったり、運賃改定の際には運賃改定の前後で複数回申請が生じる等、通勤費業務が申請者・管理者の双方にとって大きな負担になっていました。
運賃改定が頻繁に行われる昨今の情勢を踏まえ、工数削減・一括管理の実現のためにシステムの導入を検討し始めました。
・大規模な運賃改定へのスムーズな対応
・申請者と管理者の工数削減
・通勤手段を問わないシステム上での一括管理（免許証や保険証書等の画像データ管理を含む）
・固定期間に応じた定期券代・日払いの自動計算が対応できる
（月中の申請であっても、自社の支給サイクルに合わせて自動で定期と日払いの日数を判断する）
・給与システムへの連携
「らくらく通勤費」 を導入する前は、運賃改定のたびに従業員に申請してもらう運用でした。
申請者・管理者ともに乗り換え検索サイトや鉄道会社のホームページで改定前後の定期券代を調べており、手間と時間がかかるうえ、給与システムへの反映までにタイムラグが生じる点も課題でした。
弊社の通勤費支給は前払いですが、以前通勤費管理に使用していた経費精算システムは改定金額の反映が改定後であったため、以下のように申請を2回行う運用にしていました。
1回目：運賃改定前に、改定後の運賃を備考欄に記載して申請
※担当者は備考欄の内容をもとに手作業で支給用ファイルを作成
2回目：経費精算システムに改定金額が反映された後に正式な改定後運賃で再申請し、金額を登録し直す
この二重申請・二重承認の運用により、申請漏れにも気を配らなければならず管理が煩雑でした。特に大規模な運賃改定時には1,000件近い申請が発生し、処理に膨大な時間を要していました。
こうした背景から、2026年3月に予定されていた鉄道各社の運賃値上げを前に、運賃改定時の計算を自動で行える「らくらく通勤費」の導入を検討しました。
「らくらく通勤費」は、従業員からの再申請不要で運賃改定対応を行えます。
管理者側の操作で、運賃改定がある路線を利用している従業員を一括抽出し、新運賃の反映を行うことができます。
約10分程で変更処理が完了するので、業務時間削減にも効果があります。
また、人力での金額入力や確認が不要になるため、ミスの発生を防げます。
「らくらく通勤費」では、新規支給時の計算はもちろん、手数料を加味した定期券代の払い戻し計算も行えます。
経路変更時に申請を上げてもらう運用の場合は、申請時点で払い戻し額が瞬時に計算されて表示されるため、金額に納得したうえで申請をしてもらうことができます。
支給明細や戻入明細が必要であれば、明細発行の機能もあるため簡単に作成できます。
従業員に申請させずに、払い戻し処理を管理者側で完結させることも可能です。