企業の労働安全衛生を総合支援し、産業医紹介やメンタルヘルス対策、健康経営推進まで実務に寄り添い企業成長と働く人の働きがいの両立に貢献する、さんぎょうい株式会社。1,000件以上にのぼる交通費データを管理する中で、5名体制で行う運賃改定対応や交通費の正確性の担保に課題を抱えていました。課題を解決し、管理業務の効率化と精度向上を実現するために「らくらく通勤費」をご導入いただきました。
今回は、導入したばかりのタイミングで検討のきっかけや決め手、導入前に抱えていた課題を伺いました。
数百名にのぼる産業医の、訪問先ごとの交通費と経路（1,000件以上）を管理していますが、登録されている情報は出発駅・到着駅・合計金額に限られており、途中経路の把握が難しい状況でした。
特に運賃改定時には、対象となる訪問先の特定や改定後の金額確認を、1件ずつ乗換案内で調べる必要があり、大きな業務負担が発生していました。こうした運用を見直す必要性を感じ、システム導入の検討を開始しました。
大規模な運賃改定が発生した際にも、すべての交通経路を1件ずつ確認することなく、最新の運賃を把握できる状態を目指しました。
また、小規模な運賃改定の見落としによる不整合を防ぎ、これまで5名体制で行っていた確認・修正作業を省力化することで、管理業務の効率化と正確性の向上を実現したいと考えていました。
運賃改定対応の出発点となる”対象データの抽出”が行えるデータ管理へ
「らくらく通勤費」導入以前は、産業医からの自己申告や過去の履歴をもとに交通費を管理していました。しかし、システム上に登録されている情報は出発駅・到着駅・合計金額のみで、途中経路や利用している交通事業者までは把握できていない状態でした。
その結果、運賃改定が発生しても、どの路線・事業者が対象となるのか、またどの産業医の訪問先に影響が及ぶのかをデータから判断することができませんでした。影響範囲を一覧で可視化したり、条件を指定して対象データを抽出したりすることもできず、そもそも「何を確認すべきか」が分からない状況だったのです。
このように、通勤費情報を構造的に管理できていなかったことが、運賃改定対応の出発点で大きな壁となっていました。
「らくらく通勤費」には、申請が標準機能として備わっており、申請画面上で住所 to 住所の経路検索ができます。申請された経路をそのまま保管するため、運賃改定時は対象の路線を利用する経路を抽出して一括で改定後の金額に変更できます。申請から管理がシームレスに行われることで、登録ミスによる対応漏れもありません。
データ管理の適正化や業務効率化、ミス防止に役立ちます。
「らくらく通勤費」は、運賃改定後の金額反映を一括で行えます。
運賃改定情報はサポートメールで届き、改定金額反映のための作業時間は約10分になるため、他部門の協力なく通勤費管理担当者のみで完結することができます。
時間外の対応や同じ作業の繰り返しが不要になるため、運賃改定月も変わらず本来業務へ集中していただけます。
また、運賃改定対応機能は「らくらく通勤費」の標準機能であるため、属人化解消の効果もあります。