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では、問題解決のためには、それぞれの課題の中⾝をしっかり知っておく必要があります。
「⾯倒を引き起こしている要因」を知ることで課題をクリアにするための道筋が⾒えてくるはずです。
多くの担当者様が苦しんでいる課題についてチェックリストを使ってより深く⾒ていきましょう。

抱えている課題をチェック!

あなたが、「通勤費の管理が大変で煩わしい!」と思っているのはなぜでしょう。
下のチェックリストに思い当たる項目がひとつでもあれば、
それは管理体制全般を見直す機会が訪れている証拠かもしれません!

CHECK 1

通勤経路の判断や審査

通勤経路の判断や審査
  • 通勤に利用可能で最適な最寄駅や
    路線を見落とすことがある
  • バス利用者の経路審査が大変
  • 本社で地方拠点の通勤費の判断を
    しなくてはならないのは無理がある
  • 通勤距離の測定方法と結果が、最適なものかどうかがわからない
  • 交通機関ごとの支給額計算基準項目が多い
  • 交通費、通勤費のチェックに手間がかかる
  • 複数の勤務地を掛け持ちして通勤している従業員がいる
POINT
「適切なルートで申請されているか」「条件項目に漏れはないか」。通勤費算出の基本となるデータを集めて審査をするのは大変な作業です。例えばバスの経路は非常に複雑ですし、乗り継ぎ回数が多ければチェックするポイントは多くなります。さらに、土地勘のないエリアのルートを審査するとなると、何が正解なのかわからなくなることもあるでしょう。必要なのは、こういった「判断・審査」を自動的に行い、最適解を導いてくれるシステムです。

CHECK 2

作業が煩雑

作業が煩雑
  • 申請書、申請承認、管理表などを紙で管理している
  • 処理が遅れ、支給タイミングのズレが起こる
  • Excel地獄にはまり、ミスが多発する
  • チェックに時間がかかっている
  • テレワークが多いので、出勤回数に応じて支給額を計算するのに時間がかかる
  • 定期代と実費精算が混在している
POINT
膨大なデータを処理するため、作業が煩雑になるのは当たり前です。データ入力をするのにも時間がかかりますが、そこに紙の書類が介在するとなると、煩雑さは一気に高まります。さらにリモートワークが主流になりつつある昨今では、定期代の支給を取りやめて実費精算に転換する企業が増え、処理方法はより複雑になってきています。データを一括で管理し、欲しいときに欲しい情報が手に入るような環境づくりを進めていく必要があります。

CHECK 3

払い戻しの計算

払い戻しの計算
  • 手計算をするので、ミスが発生する
  • 手数料の算出に時間がかかる
  • 異動・退職・転居に伴う払い戻し処理が大変
  • 交通機関ごとに払い戻しの
    計算方法が異なり時間がかかる
POINT
通勤費の精算は、同じ計算を繰り返す単純なルーティーン作業ではありません。直行・直帰があった場合には、通勤費と交通費を仕分けする作業も発生します。社員の移動・転勤・退職などによる払い戻しなど、イレギュラーな対応が必要になることもあります。データの取りまとめや再計算の機会が増えれば、どうしてもミスの可能性が増加します。正しい計算を繰り返すのは、なかなか難しい作業ですから、より正確性の高い手法を取らなくてはなりません。

CHECK 4

支給履歴の管理

支給履歴の管理
  • 過去のミスが発覚した場合の遡及処理が大変
  • 監査時などに、過去の履歴情報を探すのが大変
  • 履歴データを他部署とやり取りする際に
    タイムロスやミスがおこりがち
  • 紙での管理をペーパーレスにしたい
POINT
社員の人数が増え、会社の規模が大きくなるほど、通勤費のデータは膨大になります。その履歴を管理するのも大切な業務です。しかしデータ量が増えれば、それだけ管理は大変になりますし、過去のデータを掘り起こす事態となれば、誰にでもできる仕事とは言えなくなってきます。単にデータを蓄積しておくだけでなく、必要に応じて適切なデータを引き出したり、過去のデータにミスが発覚した際には速やかに修正したりと、日常的な管理作業以外の部分が求められることも念頭に置く必要があります。

CHECK 5

料金改定などの変更事項への対応

料金改定などの変更事項への対応
  • 交通機関の料金改定にあわせた
    運賃の更新を見落としがち
  • ガソリン単価の見直しや支給額の変更が大変
  • 駅名やバス停名の変更や新駅への対応が大変
POINT
通勤ルートや通勤費は時に変動します。駅、バス停の名称変更や、鉄道、バス、ガソリンの価格変動など、何らかの変更があった場合、管理者は都度作業を行わなければなりません。全社員の対応ともなると、その分管理側のミスも増えてしまいますし、会社の支払額も大きく変動することになります。

CHECK 6

マイカー通勤の管理

マイカー通勤の管理
  • 免許証、車検証、保険の更新管理が煩雑
  • 通勤距離の測定が難しい
  • 高速道路代の計算がわかりにくい
  • 車種別の支給額計算が煩雑すぎる
POINT
マイカー通勤者の多い企業では、数多くの細かな管理作業がつきものです。マイカーによる通勤ルートは距離の判定が非常に難しく、ガソリンの価格変動や、通勤者が使う車の種類や年式によっても支給額が変わる場合があります。高速道路の利用がある場合は、利用区間、利用時間、ETCの有無などの条件を考慮して算出しなくてはなりません。多岐にわたる算出条件を整理し、ミスの無いように処理する工程を、人の手で行うには、とても労力が必要になってしまいます。

これらの課題
解決!

これらの課題を解決!

6つの『課題』
クリアし、
通勤費の
管理を円滑にするためには

通勤費管理システムの導入がベストアンサーです!

通勤費管理システムの導入が
ベストアンサーです!

煩雑な作業を軽減し、ミスなく通勤費を管理するのなら、多機能な管理システムの導入をお勧めします。タイムロスをなくし、業務全体のパフォーマンスを上げる手段として最適です。

「どんなシステムがあるの?」と思った方は、
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