株式会社共立メンテナンス
ビジネスホテル「ドーミーイン」、リゾートホテル「共立リゾート」のほか、寮・介護施設などの運営を行う共立メンテナンス。これまでは紙と手入力による通勤費管理でしたが、拠店数の増加、人員の拡大に伴いシステム化を検討し、2019年9月に「らくらく通勤費」を導入しています。多くの拠点を抱え、若手からシニアまで多様な人が働くサービス業において、システム導入には難しさもありますが同社はスムーズな移行を実現しました。どのように導入を進めたのか。人事部リーダーの松丸智美さん、メンバーの八百由紀乃さん、小川莉奈さんに話を伺いました。
導入前の課題
「紙運用での精算はそろそろ厳しい」。社員が増える中、システム化を急ぐ
通勤費精算業務において、これまでどのような問題が発生していましたか。
松丸：会社は40周年を迎えたところですが、近年になって事業拡大とともに社員数が大幅に増えています。新卒は今年300名ほど入社し、ここ数年で倍になりました。現在の社員数はアルバイトさんも含めて約1万名。これまで通勤費は紙で申請してもらい、手入力で支払っていましたが、人数が増え、異動も増加し、通勤費業務に掛かる時間も長くなっていました。
通勤費業務は基本2名で行っていますが、申請の多い5月、6月はサポートでもう2名ほど入ります。定期の解約時も自分たちで日割り計算を行ってきました。これまで人力で頑張ってきましたが、いよいよ限界と思い、システム化を考えました。
「らくらく通勤費」を導入しようと考えたきっかけをお教えください。
松丸：私と上司の間で「通勤費精算の紙運用はそろそろ厳しい」という意見交換からシステム導入の話が始まりました。紙を見ながらの手入力だとミスが起きるリスクがあるため、社員が自分で入力できるシステムを入れたいと考えました。
もう一つのきっかけは消費税増税による通勤費の改定作業への対応です。2019年10月に消費税が増税となり、鉄道・バスで運賃改定となりましたが、その対応に備える意義が大きかったです。
過去の消費税増税時では通勤費精算はどのように対応されましたか。
八百： 前回は社員全員に紙で再提出してもらい、それを皆で手入力しました。鉄道やバスによって運賃改定のタイミングも異なり、現場は大混乱でした。
最終的に「らくらく通勤費」に決定した理由は何でしょうか。
松丸：システムの使いやすさはもちろんですが、当社の通勤費精算のやり方に合うシステムである点が大きかったですね。社員の通勤費は6ヶ月定期で前払いの人と、月ごとの後払いの人がいますが、この精算を一括でスムーズに行えるのは「らくらく通勤費」だけでした。他社のシステムは人を各々のグループに分ける箱をシステム内に用意しないといけませんでした。
「らくらく通勤費」は一つの箱のままで簡単に精算できました。実はこの点が運用上もっとも手間がかかるところであり、その良さもあって「らくらく通勤費」に決定したのです。
他社サービスで比較されたものはありましたか。
松丸：私と上司、当社の情報システム部で、無限さんを含め3社ほどサービス内容の説明を聞き、検討しました。しかし、精算のしやすさ、社員の使いやすさ、システムの連携、ユーザーへのサポートなどトータルに検討した結果、「らくらく通勤費」に決まりました。
システム導入までのスケジュールを教えてください。
松丸：検討を開始したのが2018年5月頃です。導入準備を3ヶ月ほど行い、2019年9月に本格稼働。現在、利用している拠点はシステムが入る全国110ヵ所ほどであり、対象社員は2500人ほどでのスタートとなりました。
導入後の効果
拠点数が多く、多様な人が働くサービス業だからこそ、システム化のメリットは大きい
実際に「らくらく通勤費」を使ってみて、楽になったと感じられたことはありますか。
八百：これまでは紙で申請してもらって、それをこちらで入力して、と双方で確認作業が必要でしたが、システム化することで互いに確認作業が大幅に減りました。現在、通勤費精算は2名で担当していますが、労力と時間の大幅な削減となっています。
小川：システムが大変シンプルで、誰でも直感的に使える点がよいと感じました。当社は社員が老若男女とさまざまな人が在籍していますが、若い人からシニアまで誰にとってもわかりやすく、使いやすい点は大変ありがたいと思います。
松丸：細かいところですが、バス利用で複数のバス停の候補が出るのでそこから選べる点は使いやすいと感じました。必ずしも自宅から近くのバス停だけを使うわけではないので、利用可能な複数の選択肢が示せる点は便利だと感じました。
社員の皆さんは使ってみてどんな感想をお持ちですか。
八百：利用している社員はスムーズに入力できています。システムの検索機能によって簡単に自分の条件に合ったルート検索ができているようです。
松丸：システム化で社員に直接申請してもらえるようになり、手入力の作業時間が無くなりました。社員が自分で入力するので、本人が申請した通勤ルートに通勤費が払われる点も、本人の納得が得やすいと感じています。
また、実は会社として通勤費の内容を正式にチェックしたのは、今回のシステム化が初めてです。
小川：今までは社員は自分で紙にルートと通勤費を調べて書いていました。それがシステムで一度にまとめて作業できるので、皆に便利だと思ってもらえているようです。使い方も一目でわかり、問い合わせも思ったよりは少ないようです。
無限のサポート体制はいかがでしたか。
小川：まだ導入直後なので、毎日のようにサポートセンターに問い合わせをしていますが、メールでわざわざ経路を説明していただくなど、いつも献身的な対応に助けていただいています。その点は本当に感謝しています。
八百：サポートセンターは毎回説明がすごく丁寧で分かりやすいと感じています。導入当初などは、毎週のように担当の方が会社まで来てくださり、毎回2、3時間かけて説明していただきました。人に聞けるというのは本当に助かります。遠慮せずにどんどん頼ったほうがいいと思いますね。
自社の他のシステムとの連携はいかがですか。
八百：当社の給与システムはオービックですが、「らくらく通勤費」との連携はフォーマットも決まっており、まったく問題はありません。また、イントラマートという社内ネットワークに「らくらく通勤費」のリンクを貼って連携させていますが、こちらもスムーズに連動できています。
2019年10月に消費税が10％になりました。増税時にはどのように対応されましたか。
松丸：過去の増税ではこちらから社員に紙を撒いて書いてもらい、それを回収する手間もあり、実に大変でした。しかし、今回の増税ではこちらでやることはほぼありません。その点は本当に楽になりました。
「らくらく通勤費」を他社に勧めるとしたら、どのような点を伝えたいですか。
松丸：「らくらく通勤費」は内容が分かりやすく、誰もが使える点で、私たちのようなホテル業など拠点数や働く人が多様なサービス業において、大変合った製品ではないかと思います。
また、このシステムは会社独自のルールにもいろいろと柔軟に対応でき、その点も大変ありがたく感じました。当社も独自ルールがいろいろありましたが、結果的にほぼ標準パッケージのままで運用ができています。
導入を悩まれている方へのアドバイス
最後に今、通勤費精算で悩まれている管理部門の方へアドバイスをお願いします。
松丸：システム化は初めての経験でしたが、導入後も社員は迷うことなく入力できており、障害なく進められてよかったと思います。
システム導入と考えると始めは大変に思いますが、「らくらく通勤費」は多くの実例を基に考えられたシステムですから、早い段階から無限さんと相談しながら進めていけば問題は少ないと思います。
今後、当社の社員はもっと増えると思いますが、このシステム導入で増員にも耐えられる体制になったと感じています。