山崎：これまで通勤費は、管理者が全員分の更新日を紙ベースで把握していました。ただ手間がかかるので、更新日を自動で管理し、転居等による払い戻しも自動計算できるようにしたいと考えていました。また、旅費経費に関しては、毎週経費の申請を集計し、銀行で現金を引き出し、それを個人ごとに振り分けて渡していました。こちらも手間がかかり過ぎるので、現金の扱いを止め、振込にしたいと考えていました。

白木：これまで申請はすべて紙ベースでした。営業は帰ってきて交通費を一行ごとに「どこからどこまでいくら」と申請書に書いていたのです。それを毎週まとめ、現金をおろすために必ず銀行へ行かなければならず、また、現金なので本人の帰社を待って手渡ししていました。これらの作業に毎週1日～2日もかかっていました。

関：将来、企業規模が大きくなっても対応できる管理体制を早いうちから整えたいと考えたからです。現在の申請への決済は上司の2名が目を通す程度ですが、これから人が増えれば、決裁の階層も増えていきます。そのためにも事務管理のシステム化は不可決でした。

それに付随し、社内コンプライアンスを整えるためにも、きちんとしたシステムでの経費精算、申請書の運用を整備する必要を感じていました。これまでの現金による精算を止め、給与振り込みに変更。通勤費や旅費経費の精算も大変手間がかかっていたので、これも自動化したかった。システムを使えば経路確認も簡単ですし、住所変更等の解約も自動化できます。また、これらシステムと同時に給与システムを導入する予定があり、それとの連携も視野に入れていました。

山崎：当社は社会的にも信用を得られる企業を目指すことを考えており、その一環として、信頼のおける精算システムの機能を持ちたいと考えていました。また、通勤費、旅費経費の精算のシステム化に加え、弊社代表の意向として申請書類関連のシステム化も行いたいと考えていました。そこでそのようなシステムを探し、求める全ての機能が揃った「らくらくBOSS」の導入を決めたのです。

関：現在、社員数は100人程度ですが、今も毎月人材を採用しており、将来的に1000名規模まで増やす予定があります。弊社代表が「その規模になっても社内の申請システムをスムーズに動かせるようにしたい」という意向から、特に「らくらく申請WF.net」に大きな魅力を感じたことが決定打となりました。

関：他社の同じような製品も検討させていただきましたが、「らくらくBOSS」には「使用方法がわかりやすかった」「通勤費精算の機能が最も使いやすかった」「申請書類が充実していた」「担当者の方の説明が非常にわかりやすかった」といった印象を持ち、トータルに考えて導入を決定しました。サービス全般において信頼感が持てたことが大きかったと思います。

山崎：2016年4月にシステム化を決め、検討の末5月に「らくらくBOSS」に決定しました。「らくらく定期.net」が7月に稼働、「らくらく旅費経費.net」が8月に稼働。「らくらく申請WF.net」はフォーマット整備を経て10月に稼働し、これですべてが完了しました。システム化の決定から導入まで半年ですから、大変早かったと思います。完全システム化により、2017年3月から社内では現金を動かすことがなくなりました。

白木：実際に使ってみると、すごく楽です。画面通りに入力すればほぼ間違えずに使えます。今までは紙の申請書で締め切りが来る度にまとめて作業しなければなりませんでしたが、今は空き時間で処理できるようになりました。

山崎：現在は、営業は帰社したときにICカードをピッと読み込めば交通費の処理ができますから、申請作業は大変楽になりました。マニュアルを見なくても視覚的に操作ができますし、結果としてミスが少ない点もよさを感じています。

関：「らくらく申請WF.net」では、もともと使っていた書類フォーマットや管理ルートをそのまま設定できるので、これまでと変わりない感覚で使え、システム化による不便さはほぼありませんでした。また、決裁者も、出張の新幹線の中でも承認ができるようになり、システム化による融通性の高さを感じています。

白木：社員は最初の導入レクチャーだけでスムーズに使えました。操作手順は直感でわかるので、すごく使いやすいようです。社員から問い合わせがあっても、口頭で伝えるだけで理解してくれるので助かっています。

山崎：システム化したことで、旅費経費は基本的にICガードから読み込んだデータしか運用を認めていません。そのデータも帳票は印刷せずに、データを流すだけで終わらせています。これまでとは大きく変わり、作業が大幅に短縮されました。

関：現金での管理がなくなり、管理側としては毎月の決まった期日の振込みでの経費精算ができるようになりました。また、システム化で業務の空き時間を使って承認を行えるようになり、ミスがあったものは早い時点で戻せるようになりました。

また、精算における不正の心配もなくなりました。ICカードの使用分は確実に使ったことが保証されますし、出張でも、決裁者がそこに行かせる許可を出したかどうかだけを確認すればいいので確認作業も楽になっています。

白木：作業時間は格段に短くなりました。毎週、固定で半日を交通費精算の処理に当てていましたが、今は空き時間で行っています。銀行に行って現金を下ろし、個人に金額を振り分け、本人が帰るのを待って渡すという作業に2日ほどかけていましたが、これもなくなりました。

関：これまで精算の担当者は、精算作業中には他の作業を入れることができませんでした。しかし、システム化によって申請者側が空き時間に申請できるのと同様に、管理者側も空き時間に承認できるようになり、他の仕事ができるようになりました。常に作業がフレキシブルにできるようになった点は、今後増える業務量に備えるうえでも効果が高いと思います。

白木：社内で「困ったときのサポートさん」と呼んでいるくらい、大変よく対応いただいています。サポート担当の方がいないときでも他の方が即対応してくれ、問題があってもだいたいその日中に解決しています。システムそのものは大変多くの機能が詰まっているので、一つひとつ細かく教えていただける点は本当に助かっています。

山崎：社員に全体を一つのサービスとして理解してもらえ、いちいち説明しなくてよい点は助かります。一つを教えるとほぼ使いこなしてもらえますし、問い合わせの窓口も一つで済みます。使う側もそのサイトだけを知っていればいいので楽ですね。まとめてシステム化できたことで、営業にも毎日精算するという習慣が身につきました。

関：各部署のスタッフは各自の業務がある中で、システム教育に割けるような時間もそんなにありませんから、1つのシステムですべて申請ができるようになった点はよかったと思います。管理側としても1つのシステムで全ての管理ができ、サポート体制も一本化されるので大変効率的だと思います。

関：日本における企業経費は人件費が一番高いものですが、今回の効率化を人件費で換算すれば相当なものになると思います。今は社員が100名規模なので実作業は1名で対応できていますが、これが500人、1000人となってくると、そのために人を雇う必要が生まれます。一人500万円の人件費が必要になると考えれば、システム代はまったく安いものといえます。

私たちにとってシステム導入は、現在の発生コストが大幅に減るというより、この先、社員規模が10倍になっても発生コストがほぼ増えない体制がつくれた点に大きな価値があると考えています。実は導入を検討していたころ、無限さんのサイトで「3000人規模の会社の通勤費精算管理が、システム化により数名で楽に行えている」という事例を読み、「これはすごい」と思ったことがありました。実際に導入してみて、それが現実的に可能だったのだと実感しています。

関：「らくらくBOSS」の導入完了が10月末。給与システムの導入は11月でした。ほぼ同時の導入でしたが、CSVデータを書き出す形で振込の連携は問題なく行えています。これまで給与も手計算でしたから、作業は本当に楽になりました。

山崎：現在、私たちがいる経営企画室では、人事、総務、経理など複数の機能を担当しています。企業規模が拡大すれば、この先に仕事量はどんどん増えていきますので、効率的に動ける環境を持つことは大変重要なことでした。システム化は何より、申請者と管理者側の双方が業務的に楽になる点が魅力です。また、人の手による管理ではなくなるので信頼性も非常に高まります。費用対効果としても得られるメリットは非常に大きｖいと感じます。

関：私が特にお勧めしたいのは、このシステムの導入まで時間がかからないこと、そして運用と管理が大変楽なことです。これらの背景には、このシステムそのものが大変シンプルで、通常の業務にすぐになじみやすいことがあると思います。また、システム運用が苦手という会社でも、クラウド版を使われるのであれば問題はまったくないと思います。小規模な会社から大規模まで幅広く対応しますし、導入ストレスはまったくないでしょう。社員がシステムの扱いに慣れていないとしても、サポートの方がわかりやすく指導してくださるので安心して使えると思います。

特に、会社の規模が拡大局面にある会社では、このようなシステムは最適ではないでしょうか。クラウドなら拠点が増えても、ウェブさえ使えれば場所は選びません。拠点展開のマネジメントを行ううえで、システムの制約を考えなくてよい点は大変ありがたいと思います。その上、「らくらくBOSS」のようにさまざまな業務をまとめてサポートしてもらえる点は、まるごとバックオフィスを持つ感覚で、その安心感はとても大きい。導入して本当によかったと思っています。