小山　システム導入前の通勤費精算は、まず社員がエクセルで作成した申請書がプリントされて届き、その内容が間違っていないかを、ネットサービスを利用して確認していました。住所で家から最寄りの駅やバス停を確認。バス便利用は家から駅までの距離が1.5㎞以上という条件でしたので、それに合っているかを確認。そして経路が妥当であるかをチェックします。ネット上の無料の経路検索サービスや地図サービスを使い、ときには紙の地図を広げて見ることもありました。

通勤費は最安ルートが基本でしたが、個別に社員の都合もある程度は認めており、要望のヒアリングやその後のやり取りで時間を取ることも多くありました。当時は2名で担当していましたが、通勤費精算は大変に時間が掛かる作業となっていました。

名和　通勤費精算システムを導入したのは8年前になりますが、その当時で350名ほどの社員がいました（現在は480名）。そのころは拠点も多く、今も同じですが地方分も東京で処理していましたので、そのコントロールだけでも大変です。徐々に社員が増え、拠点が整理されることも多くなり、通勤費精算の手間はどんどん膨大になっていました。

名和　直接のきっかけは、本社の移転が決まったことです。それに伴い社員すべての通勤経路が変わりますので、新たな通勤経路をチェックもする必要が出てきました。1ヵ月で当時350名もの社員分すべてを処理しなくてはいけなくなり、とても担当だけでは対応できないとシステムを導入することになりました。現場の状況を幹部もわかってくれ、スムーズにシステム化の許可が下りました。

小山　最安ルートで支払うのであれば駅名で検索するだけで済むのですが、そのとき緩和措置の内容が変更となり、金額が最安の20％増までのルートを認めることになりました。その条件に合っているかどうかを、すべて人手で確認しなければならなくなったのです。そのうえ、地図サービスで350名もの家と最寄り駅を調べないといけない。とても自分たちではこなせないとシステムに頼ることになりました。

名和　「らくらく定期.net」に決定した大きな理由の一つは、ルート検索だけでなく、連動した地図機能が付いている点です。自宅から最寄りの駅がどこかが判別でき、またその距離も表示されるので、バス利用の対象かどうかの判定も簡単にできます。このような機能があるのは無限さんだけでした。また、自社の規定を入力してカスタマイズして使えること、さまざまな検索設定が可能な点など、他社と比べられないほどの利便性を感じました。

小山　当社のバス便規定である「駅から1.5㎞以上」、そして猶予条件である「最安ルートの金額20％増まで」という条件を、「らくらく定期.net」では入力して画面で表示することができます。地図機能では家から駅までが1.5㎞圏内かどうかが表示され、猶予条件では金額20％増までに入るルートだけが候補として表示されます。一目で条件に合致しているのかがわかるので、大きな時間の短縮が可能になると感じました。

小山　現在、通勤費精算業務は私一人で行っています。実際に使ってみて本当に助かると感じたのは、社員が転居したときの新旧の定期の同時精算です。元の定期を払い戻し、新しい定期を買い直してもらいますが、各々金額が出てきて精算されるので大変楽になりました。また、PDFで明細が出せてそのまま社員あてにメール添付できるので、返信時も一からメールを打つ必要もなく「添付のPDFを参照してください」と案内するだけで済んでいます。時間の短縮になり、社員からはすぐ明細が見られて詳細が確認できると好評です。

また、地図機能では、社員の住まいから通勤に使える駅やその他候補の駅がすぐに表示できます。地図の表示範囲も簡単に変えられるので、どこが一番近い駅なのかもすぐにわかります。たまに申請した経路が認められず、部署まで尋ねてくる社員もいるのですが、そのときは地図を示して伝えることができて助かっています。

名和　申請した社員には自分の都合に合い、乗りなれた駅や路線を使いたいといった思いがあります。ただ会社には規定があるので、通勤費のルールを地図上で見せられるのは説得力があり助かっています。また、トータルでも一人当たりの経路チェックの時間は大変短くなりました。

名和　当社にはほとんど毎月中途入社があり、また転居者や異動者も発生しています。新規と変更を合わせて申請が数十件になる月もありますが、システム化でその経路チェックや精算にかかる時間を減らすことができています。それに小山さんは、現在通勤費精算以外にも給与計算やその他業務もこなしてもらっていますが、これはシステム化がなければできなかったことです。小山さんのようなベテランスタッフにはお願いしたい業務が多くありますので、人材の有効活用という点でも大変ありがたく感じます。

小山　それにシステムのバックアップ体制はメンテナンスを含めて大変充実しているので、その点も安心です。消費税の改定時も社員に「定期は3月中に買っておいてください」とアナウンスするくらいで、改定料金などの情報はシステム任せで大丈夫でした。データ出力も一度でできましたので時間を大幅に短縮できています。また、システム操作でわからないことがあっても、サポートセンターに電話するとすぐに対応していただけるので困ったことはありません。

名和　当社は在宅ワークに取り組んでおり、2015年春から本格導入しました。全社員の20％はすでに在宅勤務の申請を行っています。そこで担当者が自宅からでもアクセスできるようにとクラウド版に切り替えました。導入にあたってはセキュリティ面の不安がありましたが、当社のセキュリティ担当にクラウドサービスについて確認してもらったところ、まったく問題ないということで無事導入となりました。

小山　操作性も大変よいと感じています。以前はマスターデータの画面と通勤経路を選択する画面を、いちいち立ち上げて切り替えないといけなかったのですが、クラウド版ではタブ一つで両方が切り替えられるようになっており、使いやすさが研究されているなと感じました。また、クラウドですので常に地図データが最新の状態で使える点もありがたいですね。

名和　具体的な数字は出せないのですが、経路チェックにかかる時間を削減することができたことで、その分の人件費が大幅に削減されたと思います。また、システム化により通勤費精算業務を属人化させることなく誰にでも任せられる点は、金額に変えられないメリットと感じています。この条件であれば担当者が異動になっても、新しい人に容易に業務を引き継げます。正直、キャリアの浅い人でも十分にこなせる内容です。人は成長していきますので固定業務は引き継いで、次の難しい仕事を任せられるという点は、システムがなければなかなか難しいと思います。

名和　ここ数年は急激に社員が増えたこともあり、人事が固定業務において社員を支えるには、やはりスピーディーな対応が欠かせないと感じています。通勤費精算をシステム化したことで、社員には明示された一律の基準を示せるようになり、通勤費のルールを浸透させ、また公平なジャッジができています。認める認めないのやり取りをする時間も他にあてることができていますので、その時間の積み重ねはかなりのものだと思います。通勤費精算のすべての業務が、システムによって圧縮できることで、直接的にも間接的にも、これから会社として目指す人事戦略にパワーを割くことができています。

また、システムで大量の申請が処理できるので、作業量に余裕ができ、拠点展開や人員配置が自由に考えられるようになる点も大きなメリットです。攻めに出ようとする企業を人事として後押しできる体制がつくれます。

小山　システム化で通勤費精算の担当者は作業時間が減らせますが、これで助かるのは人事ばかりだけではありません。社員にいち早く通勤費についての情報を伝え、処理し、問題があればすぐに連絡を取ることができるなど、社員にとっても望ましい体制がつくれています。その意味では、全社員が恩恵を受けられるシステムだと思います。

名和　通勤費精算のシステム導入と聞くとランニングコストなど金銭的な面に目が向きがちですが、システム化で時間や人材の余力ができ、それを経営に向けられることは人事として企業への新たな貢献につながります。また、この先は政府が働き方改革に取り組む予定で、今後は人事絡みの改革が増えることが予想されています。人事の仕事はこの先忙しくなりそうですので、改善できる業務は早めに取り組んでいくとよいのではないでしょうか。私たちもこれからの新たな人事の役割について考えながら、日々の仕事に取り組みたいと思います。