垣内：通勤費精算は、対象が全国42拠点に勤務する約1500名の社員とアルバイトで、東京のオフィスにて一括処理しています。申請は社内システムのワークフローに自宅住所、最寄り駅またはバス停、勤務先の最寄り駅までの経路と、6ヵ月分の定期代を各自が調べて入力。上長の承認後に人事・給与グループにデータが届きますが、ここで公平公正な支給を行うために人事・給与グループのメンバーで2段階のチェックを行い、問題がなければシステムに入力して支給となります。

小澤：首都圏以外ではバスや車通勤も多く、グーグルマップなどで調べたり、バス会社に電話したりとかなり細かく調べるので人事・給与グループでは相当な時間がかかっていました。車通勤の場合は申請者が車でのルートを調べて地図に書き込み提出。他に車検証や自動車保険証の提示も必要で大変な手間となっていました。

垣内：問題は3点ありました。一つ目は申請のチェックに人手と時間がかかり過ぎていたことです。引越しや勤務地変更で毎月20～30件程度、多い月で80件を超える申請があります。それを1次チェックで4名、2次チェックで4名、計8名が作業にあたります。時間は１次チェックで1件約20分、2次チェックが約15分で1件当たり平均30～40分かかっていました。

不備があれば本人に電話して確認。社員数も増えており、早急な業務改革が必要でした。

二つ目の問題は、通勤経路、金額、定期期間などの通勤交通費に関する内訳データが一括管理されていないことです。必要なデータがすぐに取り出せないことで業務が非効率になっていました。

三つ目の問題は、鉄道会社、バス会社での運賃改定があった際に、社員からの申請がなければ通勤費が変更されず、適正な金額での支給がされない可能性があったことです。

南：直接的なきっかけは2019年10月の消費税増税です。以前の増税時には全従業員の申請書類で通勤ルートを確認し、金額を検索し直して改定額を記入。
2段階のチェックを行い、給与システムに手入力していました。

次回はこのような手間を省きたいと考えました。もう一つのきっかけは、社員と人事・給与グループで通勤費ルールを統一したいということです。通勤ルートは経済経路が基本ですが、ドアtoドアで10分以上の時間短縮になる場合のみ別ルートを認めていました。

しかし、人事・給与グループ社員が別々のサイトで確認していることがあり、10分の短縮の判断が分かれるケースが多々あったのです。乗り換え時間もその設定がサイトによって異なっていたりしました。

担当者が社員には不承認を伝えた際に納得してもらえないこともあるなど精神的にも大変な負担となっていました。

鈴木：人事・給与グループでは通勤費精算への業務負荷の軽減を期待する意見が多く聞かれました。

また、そもそもこれまでの通勤費ルールを見直す話もあり、新しいルールを決めるタイミングをシステム導入に合わせようという意見が出ていました。そこで無限さんの「らくらく定期」でできることを一つの基準として新ルールを考えていきました。

小澤：ポイントは住所検索の精度の高さと、改定による支給要件がシステムですべて反映できたこと、それと作業時間の短縮が見込める点です。

過去に経路判定で判断が分かれたケースを検索してみて、どのように表示されるかを確認しました。距離や時間が明確になり、本人の申請が的確かどうかが即座に判断できることがわかり、無限さんのシステムに決定しました。

垣内：地図ソフトと連動しているので作業時間が大幅に短縮できる点もポイントでした。他社と比べても地図の精度が高く、ピンポイントでのズレがほとんどなく表示されました。

小澤：1社検討しました。結果、無限さんの「らくらく定期」を選んだ理由は住所検索の精度と画面表示の出方です。複数の経路がある場合、「らくらく定期」では各経路ごとにタブとして表示され、比較するときに画面を簡単に移ることができるので検討がしやすかったですね。

南：「らくらく定期」導入の前に通勤費ルールの見直しを行いました。システムで判断できることを前提として、経済経路と比べて総移動距離が短くなり、時間も短縮されていればOKというルールを追加したのです。

クラウド環境に構築からテスト開始前までで2ヵ月。テスト・検証で2ヶ月。そのタイミングでグループメンバーに実際にシステムを使ってもらって意見収集も行いました。本稼働は2019年9月です。

小澤：2019年8月に、データ移行、社内向け操作マニュアルの作成、グループ内への操作方法の説明を行っています。データ移行では古いデータは紙のものもあったため、別部署のメンバーにも協力してもらい、一斉にデータの打ち込みを行いました。

操作マニュアルは分かりやすいものをつくろうと、実際の画面を見ながら、すべてオリジナルで作成しました。

垣内：鉄道やバスで料金の改定があっても自動で反映されるので、その点は大変楽になりましたね。これまでは本人が申請し直さないと反映されませんでしたが、社内告知する手間もなくなり、申請漏れもなくなりました。

システムの操作もトラブルはほとんどなく、以前のように電話でこちらから社員に確認することも減りました。ルールの改定でこれまで不承認だったルートが承認になるケースもあり通勤負荷が軽減され社員ともにメリットがありました。

小澤：グループ業務で1次チェック、2次チェックでかかっていた業務負荷が大幅に削減されました。その時間で他の仕事ができるようになっています。

また、便利だと感じたのは通勤データ出力機能です。社員がどのルートで通勤しているかを自在に書き出せるようになったので助かっています。

小澤：営業の方やカスタマーサポートの皆様には、質問や疑問点に対し、丁寧かつ迅速に対応いただいています。多い日には1日3回くらいサポートセンターに電話したことがあるのですが、クラウド環境なのでシステム上でのユーザー設定をすぐみていただけるので的確な指示があり、大変助かりました。何でもすぐに聞ける環境があるのはありがたいですね。

垣内：申請1件当たり約30～40分かかっていたチェック時間が、約10～15分ほどに短縮されています。こちらでの入力作業もなくなったのでトータルで年間約240時間ほどの作業が削減できました。

人件費で考えれば大変な額です。加えて、確認の電話もほぼなくなり、担当者および社員の精神的ストレスもなくなっています。

垣内：増税による本人申請は不要でしたし、「らくらく定期」が新運賃を自動で設定してくれるので何の作業をすることもなく、一括処理で終了しました。

鈴木：当社の導入日程はトータルで4ヵ月ほどとタイトでしたが、無限さんに協力いただき、社内も頑張って無事に消費税増税に間に合わせることができました。

導入時はこちらの要望をしっかり無限さんに伝えて、共に頑張るという姿勢が大事になると思います。また、クラウド環境では随時新たな機能も追加されるので、この先のシステムの進化にも期待しています。

小澤：マニュアルで使い方を覚えるのも大事ですが、私は実際にさまざま触ってみることで使い方をマスターできたように思います。画面の分かりやすさや使いやすさがこのシステムのメリットですから、実際に触れて操作しながら使い方を覚えることをお勧めしたいです。

南：現在、働き方改革の推進により、世の中ではアナログな業務の工数をいかに減らすかが課題となっています。通勤費精算システムの導入は多少コストがかかったとしても、導入の手間があっても、確実に業務の効率化につながります。導入してみるとそのメリットの大きさを実感できるはずです。

また、通勤費精算について他社でどうしているかといった情報はなかなか聞けませんが、無限さんからさまざまな事例を聞けたこともルールづくりで大変参考になりました。これからも通勤費関連のさまざまな情報を提供いただければと思っています。