野口：拠点は都内を中心に保育園が約30ヵ所程度で仙台にも支社があります。通勤費管理の対象数は約500人。訪問型育児のスタッフは行き先が毎日変わるので対象外です。

これまでは紙に通勤経路を書いて、拠点から郵送で申請してもらっていました。申請のタイミングは配属の変更、入退社、引っ越しなどで、申請件数は毎月20件ほど。毎年4月に60名ほど新人が入社するので4月が忙しくなっていました。

磯田：これまでは紙による申請でしたので、過去に承認した経路を確認するために申請用紙を探す手間がかかっていました。

また、仙台支社からは書類を出して手元に来るまでに2、3日かかります。遠隔地との書類のやり取りにタイムラグがあることも手間でした。そのため今回のシステム化はペーパーレスを実現したいということが一番の目的でした。

野口：また、申請書は1件ずつその内容を経路探索のウェブサイトで確認していました。

これも手間で1件15分ほどかかっていました。検索するサイトが異なると内容も違ってしまい、そこでムダなやり取りが発生します。支給ルールと異なる内容で申請されることも多く、それに対する修正や差し戻しが多く発生していました。

野口：2019年10月の消費税増税が本決まりとなり、このときの金額変更までにシステム化を図ろうということになりました。

この消費増税をきっかけに、通勤費精算における課題であった「紙での管理をオンライン管理に変更する」「通勤方法の選択肢に自転車を追加する」「事業部ごとに異なる通勤費支給ルールの統一」を一気に解決しようと考えたのです。

磯田：これまで定期代6ヵ月分を一括で払うことは負担が大きいということもあり、全体の5分の1程度の保育士には3ヵ月定期代を支給していました。それを6ヵ月定期に統一して、経費を削減したいという狙いもありました。

野口：前回の消費税増税時には、全社員にオンラインでアンケート形式の入力をお願いし、入力された経路・通勤費が最安になっているかをウェブサイトでチェックしました。チーム6人全員で一斉にチェックする必要があり、大変な負担となっていました。

野口：システム化することで、ペーパーレスが実現し、申請用紙の紛失防止が図れ、タイムリーな申請確認ができるので、社内ではシステム導入に大きな反対もなく導入できました。

磯田：該当するシステムが数社あったので、各社の営業に説明にきていただきました。最近の人事システムはユーザビリティが高く設計されていますが、通勤費管理システムは申請と検索のシステムが別になっているなど、思ったよりも使い勝手がよくないと思ったのが最初の印象です。

しかし、その中で無限さんの「らくらく定期 for クラウド」は非常に使いやすく、こちらの思いや狙いに合わせた機能が実現できていると感じました。

磯田：一番の理由は、他と比べて、私たちがやりたい検索ができそうと思えたことです。自宅から駅までの距離を測れたり、平均時間で検索できたりと、使い勝手が一番よかった。私たちの課題を解決してくれるシステムだと感じました。

それに予算面でも十分に採算に合います。また、将来モバイル化を予定されている点も魅力でした。訪問型の保育士もいるので、今後のモバイル対応に期待しています。

野口：システム化の検討を始めたのが2019年夏頃で、その後は導入の準備に1ヵ月、テスト・検証は半月で、2019年9月には稼働しました。無限さんの協力もあって大変スムーズに導入できたと思います。

社内では従業員向けにマニュアルを作成し、使い方を指導しました。従業員にはパソコンとスマートフォンから新たに申請してもらったのですが、普段システムに慣れていない人も多く、多少の混乱はありました。

6ヵ月定期の本格導入はシステム調整の必要もあって、2020年10月を予定しています。

磯田：システムを導入したことで、経路の決定では正確かつ公平性を保つことができるようになりました。

以前は最寄り駅が定義されていないなど、判断がまちまちになった点もありましたが、通勤費のルールを決め適正に判断できるようになっています。会社のルールに合わない経路は非表示にできるなどの機能もあり、ムダなやり取りもなくなりました。経路確認の作業時間でも、これまでの手作業を削減することができ、大幅に時間が短くなりました。

最近、新たに自転車通勤を認めるようにしたのですが、通勤にかかる費用をを非課税の枠内で支給するなどの対応もシステム内で行えています。

野口：ただし、使い始めたばかりでもあり、初見のシステムに慣れないことから差し戻しの作業も一定数発生しました。2020年10月から6ヵ月定期を導入するので、その時点で施設長向けに説明を行い、保育園のスタッフに使い方を再度伝えてもらおうと考えています。

野口：2020年10月から全従業員に6ヵ月定期を導入すると、全体で100万円～200万円程度の通勤費削減が見込めます。私たちはNPO法人でもありますので、経費が削減できることは大変ありがたいです。

経路の確認作業も1件当たりの確認時間が10分程度削減できるので、年間で40時間程度の労働時間の削減になります。こうしたお金や時間を別のことに割けるようになりました。

磯田：サポートセンターには毎日のように電話していますが、いつも丁寧にわかりやすく教えていただき助かっています。これから6ヵ月定期への支給の対応となるので、また問い合わせをさせていただくと思います。

野口：システム任せだったので、こちらでの作業はまったくいらず、自動で対応ができました。前回とは比較にならないほど楽でした。

磯田：組織がある程度の人数規模になったこともあって、システム化を図りましたが、これまでアナログで申請していたものがデジタル化されると、これほど楽になるのかという驚きがありました。これからも現場の保育士たちのユーザビリティを第一に考えながら、システム運用を行っていきたいと思います。

野口：システム化することで業務が属人化せず、誰が担当しても同じ判断基準で通勤費を支給できることにより社内の公平性が保てます。また、通勤費チェックにかかる時間が削減できることで、他の業務に割く時間ができることで業務効率UPが図れると思います。