以前は定期券代金を支給するのではなく、定期券の現物を配布していました。購入や解約に関する業務は外部委託です。

JRや各私鉄の定期券を代行して購入してくれるサービスがあり、購入や解約の手続きはすべて、アウトソーシング会社に委託していました。その費用に年間110万円ほどかかっていました。

弊社は拠点が国内7ヵ所で、通勤費は拠点ごとに管理していました。

本社については半年に一度、社員の定期申請をまとめて外部に渡し、6ヵ月定期の購入を依頼。定期券が届いたら、人事メンバー総出で広い会議室を使って個人ごと、部門ごとに仕分けしていました。

定期券は電鉄会社ごとにまとまって届くので、それを振り分けなければいけない。とても大変な作業でした。

定期券の解約は、さらに面倒な作業でした。社員に定期券の現物を返却してもらい、それをアウトソーシング会社に渡して、解約手続きを行うのですが、多くの伝票が必要でした。

また、定期券が代行で買えない交通機関は社員に定期券代を立て替えてもらっていましたが、やはり払戻しの作業が非常に煩雑でした。

しかし、定期券購入の代行サービスが終了することになったので、通勤費管理業務を社内で行うことにしました。それをきっかけに、通勤費管理のシステム化が導入されたというわけです。

弊社に人事管理システムを提供していただいている企業から、無限さんの「らくらく定期」は「給与システムにスムーズにつながる」と勧められ、検討を始めました。実際に内容をうかがってみて、今まで行っていた管理業務が全てシステム化できると感じました。

当時、データはアクセスとエクセルの両方で管理していたのですが、システム導入によって入り口が一つになるので楽になることもわかりました。コストアップは厳しい状況だったのですが、最終的にはコストを大きく下げることができそうだったので、2007年に初期バージョンをスタンドアロンの形で導入しました。

システムに期待したのは、経路確認、通勤費管理、社会保険算定データの管理です。弊社の従業員区分は正社員、契約社員、アルバイトですが、システムではアルバイト以外を管理。アルバイトは経路チェックで使っています。

客観的に通勤経路が適正かどうかを判断できるので、とても助かっています。弊社の通勤費ルールは必ずしも最安・最短だけではなく、ある程度乗り換えの時間やその他本人の意向を汲みつつ、最安の料金から120％までの範囲を利用経路として認めています。また、バスは駅から家まで1.5キロ以上の距離があるというルールです。

「らくらく定期」は社員に様々な経路や金額を見せつつ説明できるので、社員も納得感が高い。結果、ルールに則った通勤費を提供でき、コストダウンも可能になりました。

費用面でいうと、弊社はパッケージで購入したので、発生するのは償却費用とソフトウェアの保守料ですが、3年ほどで元が取れ、非常によい買い物をしたと思っています。

定期券を支給していた時は、定期券を買うためのデータと、給与計算のためのデータを二重管理していました。そのため、ときどき数字を間違えることもありました。しかし、システム化によって、そういったこともなくなり、社員からの信頼も上がったと思います。

システムでは経路変更、社会保険料算定のための金額の履歴といった、すべてのデータが自動保存されます。おかげで何かあってもすぐに確認できる状態にあり、とても助かっていますね。

また、2011年のオフィス移転時に通勤費がどのように変動するかをシステムを使って計算し、費用対効果のシミュレーションも行うこともできました。本社ビルを引っ越すことで、どれくらい交通費が変わるのか計算したのですが、下がることが事前にわかるなど、効果的に使用することができました。

2014年に消費税がアップした際は、無限さんに相談しながら、3ヵ月くらいかけて乗り切りました。また、今年はシステムのバージョンアップもありましたが、旧システムが使えなくなった際も大変丁寧にフォローしていただきました。メールや電話の問い合わせにも細かく答えていただき、まったくトラブルはありませんでしたね。無限さんのバックアップには大変感謝しています。

実は、今回のバージョンアップの際、他社のシステムも検討しました。大前提は給与システムとの連携だったのですが、他社ではサーバーを新たに買わないと使えないなど、費用がかかることがわかったのです。500名前後の利用で、新たにサーバーを導入することはできません。機能が揃っていて、パソコンでスタンドアロンでの管理ができるという点で、無限さんが弊社には一番合っていました。

また、バージョンアップ後には、いくつか使いやすくなった点がありました。今までデータのバックアップは手動で行っていたのですが、今回から起動時と終了時に自動でバックアップを取るようになっています。以前はタイミングをみながら行っていたので、とても安心感があります。また、アルバイトの交通費で、日割支給するか、定期券払いにするか迷った際、2度同じ作業を繰り返して調べていましたが、自動で安いほうを選択してくれようになり、面倒な作業を減らすことができました。

システム化によって作業は格段に楽になり、通勤費のルールを社員にきちんと示せるようになりました。社員も確認が楽になったと思います。通勤費管理にはなるべく時間をかけたくありませんが、間違いが発生するような体制でも困ります。その点、安心して任せることができ、しっかりとフォローしてくれるシステムを導入したことは、非常によかったと思っています。

弊社では昨年、人事、総務、法務の機能をまとめ、「HR創造局」という部門名に変更しました。この名称には、事務作業をただこなすのではなく、業務内容もクリエイティブに変えていこうという思いが込められています。通勤費管理を含め、基本的な仕事はシステムの力を借り、それ以外の時間は人事のコア業務に集中していきたいと思っています。

弊社には、社員は様々なエンタテインメントを知るべきとの趣旨から、エンタメ体験研修という制度があります。会社が費用の一部を負担し、集団で観劇などができる研修で、社内におけるエンタテインメント分野ごとの知識に長けたマイスターが、事前レクチャーと終わってからの解説も行います。

当然、人事を含めたバックオフィスの社員も、エンタテインメントや、お客さまのことを学ばなければなりません。そのためには、エンタテインメントに直接触れる機会を増やしていきたいので、今後も業務の効率化を考えたいと思っています。

唐沢氏のお話から、通勤費管理をシステム化することで、どれだけの恩恵が受けられるのか、その全体像がおわかりいただけたかと思う。ぴあ株式会社ではシステム化することで、外部に依頼していた業務を内部でスムーズに行うことに成功している。これは決して特別な例ではなく、システム導入の難易度が下がっていることを示している。導入を検討する際には、業務の流れを想像しながら、全体像を描いてみるといいだろう。