人事部はいくつかのグループに分かれていて、通勤費管理は賃金計算、社会保険、福利厚生のグループが担当しています。当社では拠点ごとに通勤費管理を行っていて、本社では2007年11月に「らくらく定期」を導入しました。現在、通勤費管理を担当しているのは私を含めて二人。実務はメンバーがほぼ一人で担当していて、私は承認作業やイレギュラー案件への対応を行っています。

通勤費管理の業務が最も忙しいのは、異動事由が多くなる4月と6月です。新たに、多くの通勤費を登録しなければなりません。弊社には「最短最安」のルートで通勤するというルールがあるのですが、「らくらく定期」にはとても助けられていますね。住所を入力すると数分で、複数の経路の中から最短最安の経路がわかるので、煩雑な作業の発生を避けることができます。

大きく二つの理由がありました。一つ目は、対象となる人員が増えてきたことです。多種多様な社員がいますから、作業効率から考えて一元管理できるシステムが必要だと考えました。二つ目は、信頼できる数字管理ができる体制づくりのためです。通勤費は社会保険料にも関わりますし、行政官庁にも正確な数字を出したい。そのために人頼みではなく、システムで通勤費をしっかり管理すべきだと考えました。

システムを導入した2007年当時は、企業のコンプライアンスや内部統制に注目が集まり出した頃です。一般家庭で家計簿をつけて自らを管理するように、私たちも通勤費管理において、自分たちのことは自分たちでしっかり管理しようと考えました。無限さんの「らくらく定期」を選んだのは、通勤費精算管理において非常に優良なシステムだったから。また、運営面での当社との相性の良さも選ぶ上でのポイントでした。

今年の保守期限切れの時には、システムの見直しを行い、他社のサービスを見る機会もありましたが、そこで改めて「らくらく定期」の使い勝手の良さ、システムの万全さ、運営会社への信頼度の高さを認識し、バージョンアップによる利用継続を決定しました。

誰が扱っても、同じ結果が出せるかどうかです。担当が変わってもスムーズに使えて、同じ答えが出せるものが必要だと考えました。それが会社にとっても、担当者にとってもプラスになりますから。現在の担当者も、マニュアルを見ながらすぐに対応できました。

「らくらく定期.net」には、連動してサポートしてくれる「駅すぱあと」や地図ソフト「GeOAP」があるので、経路や距離をすぐに出すことができます。そのため、判断で迷うことはありません。業務を一気通貫で、違和感なく進めることができる点は非常に有効だと感じています。

導入時には、情報統括の部署の意見も聞きながら検討しました。スタンドアロンがいいのか、ネットワークやクラウドがいいのか。複数のスタッフがチェックするならアカウントはもっと増やせるものがいいのかなど、常にアドバイスしてもらっていました。結果、当社ではスタンドアロンで使用しています。

「らくらく定期」を導入した当初は、通勤費管理業務をシステムに合わせようとしていました。しかし、長く使っているうちにすっかり当社のオペレーションとして定着し、仕事が回せるようになっていきました。オペレーションが固まることで業務が安定することはメリットだと思います。

オペレーションに関して具体的にお話しすると、異動が発生して一部の人の通勤費を新規に登録しなければならない場合に、他社製品ではマスターをすべて取り込まなければなりません。しかし、それではあまりにも効率が悪い。「らくらく定期」なら、全て取り込む必要がないので助かっています。また、当社では部署ごとに毎月、メンバーの通勤経路を確認してもらっているのですが、「らくらく定期」なら、簡単に部署ごとのリストを作ることができます。他社製品には部署単位で出力できないものもありますが、細かなところでやり方が合わないと、非常に使いづらさを感じると思います。システムは毎日、ずっと使っていくものですからね。

通勤費は、標準報酬月額の対象に含まれます。1円、2円の違いで多方面に影響が出るので、間違いは許されません。特に、再雇用者の場合は高年齢雇用給付にも影響するので、気を使わなければなりません。無限さんのシステムを導入してからは処理もスムーズで間違いがなく、大変助かっています。これだけの業務を、以前はノートやエクセルを使って人力で行っていたと考えると、正直ゾッとしますね。

化粧品を販売する際に、私たちは「良いものを作って、長く使っていただくこと」を第一に考えます。そして、信頼できる取引先と長く付き合うことが基本です。それと同じように、システム会社の窓口やサポート体制などが、使い続けるに足りるサービスを提供してくれるかどうかは大変重要です。そのため、システム会社にどんな人がいるか、どんな体制なのかはとても気になります。「どこから買うかではなく、誰から買うか」と化粧品の世界では言いますが、この言葉はそのまま、システムサービスにも当てはまるのではないでしょうか。サポート体制の面でも、無限さんには安心してお任せすることができ、長くお付き合いができると考えています。

前回の運賃改定時はシステム化のおかげで、特に混乱はありませんでした。作業もほぼ毎月行っている内容と同じ。ただし、もしシステム化していなかったら、一人ではとても対応できなかったでしょうね。2015年10月の運賃改定でも、混乱なく対応できると思います。

システムの導入によって通勤費管理業務が縮小されたことで、担当者は他の仕事にも時間を割けるようになりました。今では、効率的に幅広い業務を担当しています。私も担当者の日々の業務の状況を見ながら、細切れではなくまとまって依頼できるので、大変助かっています。システムを導入していなければ、担当者は通勤費管理の専任になっていたかもしれませんから、大きな違いだと思います。

また、手作業なら担当が変わるたびに、作業の基準や内容がぶれてしまいます。それでは、安心して仕事を任せられませんし、ガバナンスも整えられません。システム導入でガバナンスが生まれることは、安心感にもつながります。日々の運用を快適にするのは、やはり使い勝手の良さと負荷の少なさ。その点では、オペレーションでのシステムとの相性を見極めることは重要ですね。さらに、インターフェイスがわかりやすく、一気通貫で使えれば、誰もが使えるシステムにできると思います。

通勤費管理はどの会社でも、限られた人員で行われていると思います。人事部も生産性を経営から問われているので、システム導入で人事のコア業務に集中できる環境ができることは、大きなメリットです。通常業務はシステムを入れることで圧縮し、できた時間やパワーを他の部署への対応に充て、業務を広げることが可能になります。

また、システム化で誰もが業務を行える環境を整えれば、もし担当者がお休みを取っていても誰かが代わりを務めることができるので、安心感があります。特定の社員でなければその仕事のことがわからないというようなこともなく、仕事を共有できます。手順が固まればガバナンスを効かせることもでき、それが業務の信頼性へと発展していきます。

システムを導入することは、「通勤費管理に専門性を持つ社員」が人事部に加わっている状態と同じと言えます。その上で、システムを提供する企業がユーザーのことを十分に理解し、適切なサポートを行ってくれたら、これほど心強いことはないでしょう。長い付き合いができ、信頼できるパートナーを見つけることは大変重要だと思います。

福井氏のお話から、通勤費管理は人事部において社員との信頼関係を築く上で基本となる業務であり、それをシステム化し、社内で安定的に行うことは、それがもたらす価値において重要であることがおわかりいただけたかと思う。通勤費管理のシステム化を推進し、その体制を維持する上で重要なことは、信頼できるパートナー企業を選ぶことにある。まさに福井氏が語った「どこから買うかではなく、誰から買うか」という言葉。ここにその価値が凝縮されている。その後、株式会社コーセーでは、本社社員を対象に利用していた「らくらく定期.net」の利用範囲を拡大するため、ライセンスの追加を決定した。