定期券代を6 ヵ月分の支給に切り替えることによる、コスト削減です。社員分の通勤費管理は私一人で行っていましたので、どうしても通勤費精算管理システムを入れる必要がありました。

コスト削減の提案は人事から行い、実施を決めました。2013 年5 月に6 ヵ月定期に切り替え、現在2 年が経過したところです。その効果は期待以上のものでした。当社は1200 名の社員のうち700 名が6 ヵ月定期を使っていて、1 ヵ月定期と比べると一人当たり金額で約15％削減できています。

通勤費は年間で一人平均20 万円ですから、計算すると全体では2000万円もの金額が削減できたことになります。混乱もなく、これだけス
ムーズに移行できたのも、通勤費精算管理システムである「らくらく定期」があったからです。一人ではとてもできない変更でした。

会社が6 ヵ月定期への切り替えに二の足を踏む理由はいくつかあると思います。例えば、社員が数万円～ 10 万円ものお金を用意しなければならないこと。そして、異動時の精算業務のわずらわしさ。当社のように多くの店舗が勤務地となる会社では、個別申請によって業務が煩雑になることを避けているのではないでしょうか。

当社では社員の負担をなくすために、通勤費は前払いすることにしました。煩雑さに関しては「らくらく定期」の導入で、きちんと運用方法を考えれば乗り越えられると思ったからです。システムの使い方は無限さんに2 日ほど研修していただき、すぐに覚えることができました。

当社では導入開始から半年を一つの基準とし、そのサイクルで運用しています。5 月からの導入は偶然でしたが、結果的には4 月異動の忙しさが一段落した後の申請となるので、タイミングとしてはよかったと思います。6 ヵ月の期中異動となるケースでは、1 ヵ月定期を使いながら調整し、タイミングのいいところで、6 ヵ月周期に合わせるという運用にしました。以前は調整用に3 ヵ月定期も使いましたが、社会保険料の算出が面倒になるために1 ヵ月定期に統一しました。

私がもっとも苦労していたのは、経路確認と会社や店舗までの距離の確認です。当社の規定では、経路は「経済的かつ合理的な手段」を選ぶ。会社や店舗からの距離が1.5 ㎞以上あれば交通機関を使っていいことになっています。

これまでは社員から通勤申請があれば、その都度、申請内容に間違いがないか、人事がウェブの経路検索や地図サービスを使って、一人15 分ほどの時間をかけ、条件を満たしているか確認していました。1 年のうち4 月がピークで100 名ほどの処理を行いますが、以前は内容をチェックする時間もほとんどないという状態でした。

しかし、「らくらく定期」を導入したことで、すべての確認作業が大変楽になりました。このシステムは駅すぱあとと連携しているので、自宅住所と目的地の住所を入れれば、利用可能な複数のルートを瞬時にワンクリックで表示してくれます。最安、最短の判定も簡単に行えます。そして、地図情報と連携しているので、自宅から会社や店舗までの距離もすぐにわかります。当社は関西にも拠点がありますが、関西の地理に詳しくない私でも簡単に経路を判断できるので助かっています。

以前は、社員が経路と金額を紙に書いて人事に申請していました。人事が確認し、他のルートが最適であれば、メールで社員に問い合わせて確認。給与に間に合うように入力していました。当時は、給与ソフトに経路と金額を登録するようになっていて、非常に手間がかかっていました。

「らくらく定期」を入れてからは、紙ではなく端末での申請に変わりました。フローで変わった点は、通勤経路は社員側ではなく、人事で最適なルートを調べ、本人に提案するようになったことです。社員が申請していた時は必ずしも経済的にベストなルートにならないことも多く、修正案を提案するために周辺情報も調べたりするなど、手間がかかりました。私自身が現地に詳しいわけではありませんから、その点では不安もありました。

システムが入ったことで、その点では精神的に楽になりました。ルートを提案し、社員に承認してもらいます。通勤の混雑具合や終電の時間、バスとの連携などの条件も考慮し、本人と話し合いながら決めています。

期間途中で異動や退職となったり、住まいが変わったりすれば、解約手続きが必要です。この払い戻しは大変面倒な作業で、その点は心配もありましたが、「らくらく定期」を使えば作業が非常に楽になります。

払戻日を入力するだけで、異なる交通機関の手数料もあわせた金額が出て、すぐに手続きを行うことができます。鉄道会社に問合せたり、計算したりする必要がないので助かりました。

消費税が上がるときは、鉄道各社で税の扱いが1 円や10 円単位で分かれたり、対応にも時間差があったりするなど、現場として不安はありました。しかし、無限さんのコールセンターに問い合わせて、どうしたらいいのかを丁寧に教えてもらうことで、スムーズに対応できました。金額変更などはすべてシステムで対応でき、その点は安心でした。

使ってみて実感するのは、地図表示の便利さです。社員の中にはこれまで交通機関を使っていた人が、自宅から近い店舗に異動になって、通勤が自転車や徒歩に変わる人もいます。私のアタマの中で、店舗の場所と社員の家の場所が、地図になって一度に見えるといいのですが実際はなかなかそのようにできません。

しかし「らくらく定期」を使うと、住所を入れて地図ボタンを押せば、自宅と勤務先の両方の地図が表示されます。一度に2 ヵ所が見られると距離もすぐにわかるので便利でした。目視で確認できるとやはり楽です。

そして、ルート検索も自宅から複数の最寄り駅があっても、ワンクリックでそれらのルートを一覧で表示して比較することができます。金額や時間、乗り換え回数などでそこから選べます。この点でも目で見えることのわかりやすさ、使いやすさを感じました。導入前には、意識していなかったことなので、非常にありがたいと思っています。

また、当社の給与計算システムとエクセルデータで連携することができるので助かっています。また、システムを導入すると私以外でも通勤費が扱えるので、その点でも便利です。

私の業務が忙しくなってきたこともあり、現在、給与計算はアウトソーシングしていますが、そのアウトソース先で「らくらく定期」を使ってもらい、通勤費管理も含めて任せようと考えています。そして、今は社内で私ばかりがシステムを使っていますが、他のスタッフにもやり方を覚えてもらって、利用の範囲を広げていきたいと思っています。

人事は現場のサポート役ですから、給与や通勤費も正確に早く計算して、その点ではしっかりと信頼を得たい。その際、「らくらく定期」のような通勤費精算管理システムは大きな力になります。また、システムがあったからこそコスト削減も可能になりました。今後もシステムをうまく活用して、人事として、現場が現場の仕事に集中できるような環境づくりに貢献したいと思っています。

また当社はグループ会社と共に、2015 年3 月9 日にこれまでと違う業態として「食品館」をオープンいたしました。その店舗では近隣のカクヤス店舗と連携して酒と一緒に食品も配達します。このような新たな事業展開においても、常に企業をリードできるような存在でありたいと思っています。

青木氏のお話から、社内に6 ヵ月定期を導入する場合、通勤費精算管理システムがあれば、人員は増やさなくても十分に対応が可能だと理解できた。

そして、それが大きなコスト削減につながることもわかった。システムを使って適切なルートや金額を提案することは、人事と社員が信頼を深める上でも意味がある。通勤費管理は日々の業務の底辺であるだけに、きちんとした対応を心がけたい。