通勤費と交通費 をスマホで申請するには？
「通勤費を実費精算に切り替えたい」。テレワークという勤務スタイルが全国的な広まりを見せる中、定期代の支給をやめ、実際に通勤した回数に合わせて通勤費を精算したほうがより効率的だと考える企業が増加しています。
ただ、通勤にかかる通勤費と業務中の移動にかかる交通費の振分け作業は意外と複雑で、労力のかかるもの。
実費精算へのスムーズな移行のために、ここでもう一度区別を明確にし、必要な作業を整理しておきましょう。
通勤費と交通費 の違いをしっかり理解しておく
そもそも 通勤費と交通費 は、誰がどう処理しているのか
通勤費と交通費 は、移動にかかる費用という点で似通っていますが、いくつかの明確な違いがあります。
通勤費は言うまでもなく自宅と勤務先を行き来するための費用ですが、所得として扱われ、給与明細に記載されます。一定の限度額までは非課税ですが、限度額を越えれば課税対象になり、さらに社会保険料計算の対象にもなります。
交通費は、営業回りなどの業務で取引先に向かったり、出張で交通機関を利用したりするときにかかる費用です。経費として扱われ、所得税の課税対象にはならず、社会保険料計算の対象にもなりません。
本質的に意味合いの違う費用ですから、会社によってはそれぞれ別の部署が処理を担当している場合もあります。通勤費を管理するのは、多くの場合総務や人事になるでしょう。一方で、交通費を管理しているのは経理担当になるはずです。
テレワーク普及によって煩雑化する 通勤費と交通費 の申請方法
毎月定額で通勤費が支給されるスタイルの場合、通勤費の申請はさほど煩雑ではありません。通勤にかかる費用を申請するだけで済むでしょう。毎月の支給額は一定ですから、定額の定期代が通勤手当として振り込まれます。
業務によって発生する交通費は、企業ごとのフォーマットに従って経費申請します。それなりの手間はかかりますが、業務ルーティーンの一部と考えれば大きな問題ではないでしょう。
しかし、通勤費を実費精算するとなると、話は少し変わってきます。精算の機会が多くなることによって、通勤費の記録と交通費の記録を混同する恐れも発生します。前述のように申請する部署が異なる場合はなおさらです。
交通系ICカードは駅の券売機で履歴を印刷して管理できるという点で便利ですが、打ち出された用紙には、通勤費・交通費・その他の物販や私用での乗降履歴まで、まとめて掲載されています。
つまり、申請のたびに自分で情報を整理して振分け、申請フォーマットに転記や入力をしなくてはならないのです。
交通費の申請だけならまだしも、同じICカード履歴を使って通勤費も同時に申請することになれば、作業量の増加や煩雑化は避けられません。
通勤費と交通費 を処理・承認する側も、煩雑化の波に巻き込まれる
作業量が増えるのは、申請を処理し、承認する担当者側も同様です。社員の通勤経路が正しく申請されているかを精査し、そのうえで通勤費が発生する日数を間違いなくカウントしなくてはなりません。
当然のことながら、そこに交通費の処理作業も加わります。通勤費、交通費を処理する部署が分かれていてもそうでなくても、誰かの仕事量が増えることは確実です。担当部署が異なるのであれば、部署間のリレーションを密にし、通勤費と交通費の混同も防がなくてはなりません。
結果として、申請者、処理担当ともにチェック項目と作業量、作業時間が増え、必然的に目に見えないコストがかさんでいくことになります。
また、入力や転記といったデータの処理を手作業で行っているのなら、ミスが発生する確率もより高くなってしまいます。
手間のかかる問題の解決策を考えてみる
限られた時間を有効に使うために必要なこと
当初の目的どおり、通勤費を速やかに実費精算に移行させてコスト削減を成し遂げるためには、その業務を効率化する手段を考える必要があります。
では、通勤費の申請から処理完了までを最適化するためのポイントは、どんなことでしょう。
- ICカード履歴の整理を簡略化する
印字された履歴をひとつひとつ精査し、仕分ける作業には時間がかかります - 通勤費、交通費を速やかに計算、入力する
履歴から抽出したデータをもれなく計算し、適切に入力しなくてはなりません - 申請作業を簡単にしミスなく簡単に行う
申請先が異なる2つのデータの混同を防ぐ必要があります - 複数の担当部署間の無駄なやり取りを省く
印字された履歴などを部署間で共有すると、ミスやタイムラグを生みがちです - 社内の会計システム、給与システムへの入力の手間を省く
最終的な集計時に発生する入力ミスは避けたいところです
この5つの項目をクリアするために重要なキーワードは、「自動化」と「連携」。
何度も数字を書き写す、手入力する、工程ごとに書類をやり取りする……。
そういった煩雑な「手間」を「パス」し、データを自動的に共有・処理するためには、使い勝手のよいツールが必要です。そこでお勧めなのが、「パステマ」というツールです。
スマホから始まる、 通勤費と交通費 の申請作業
パステマは、限られた業務時間を有効に使いながら、煩雑な通勤費と交通費の自動振分け・申請を可能にします。具体的には、下記のような手順で通勤費の申請を処理していきます。
・スマホのアプリでICカードの履歴を読み取り、乗車駅名、金額データを取得。あらかじめ登録しておいた通勤ルート情報から、金額が通勤費か交通費かを判断。
↓
・社内ルールに則った承認経路に沿って申請
↓
・通勤費を総務、人事部門で承認すると、給与システムへの連携データを自動作成
・交通費を経理部門で承認すると、会計システムへの連携データを自動作成
このように、申請者によるデータの抽出、仕分け、計算から、承認担当の集計処理に至るまでを自動化することで、作業時間や工程数を大幅に削減。
さらに、社内の各種子システムにデータを自動的に連動させることにより、手作業による転記・入力ミスを排除することも可能になります。結果として、飛躍的に業務全体の効率を向上させることが、パステマの最大の強みなのです。
長引くコロナ禍に端を発した「働き方の転換期」をうまく活用するためには、無駄を省きながらコストを抑え、新たなワークスタイルを貪欲に取り入れていくことが大切です。
通勤費の実費申請推進もその流れのひとつ。パステマの機能を生かし、ストレスのない申請サイクルを構築してください。
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