久我：弊社は精密プラスチック部品を製造するメーカーで、現在は国内で約600名が働いています。従業員数が増加していることに加えて、３年ほど前から拠点をまたぐ異動が増えてきました。プロジェクトごとに15名ほど工場に異動し、半年後に全員が本社に戻ってくるケースもあります。

そこで人事部門の悩みのタネだったのが、通勤費精算の業務負担です。異動があるたびに通勤費の見直しを行わなければならず、過去の履歴と現在の申請内容が同一かどうかを照らし合わせたり、現行ルールに則っているかを再確認したりと、２倍の手間がかかっていました。担当者が「通勤費精算の手間をシステム化できないか？」と考えるきっかけとなりました。

久我：担当者がシステム導入を希望した当初は、「現状として業務がまわっているのだから、このままでいいじゃないか」という考えが、正直なところ、ありました。

ただ弊社が導入を決めたのは、担当者の負担を減らすことだけが目的ではありませんでした。我々は、日頃から公平・公正な取り扱いをする為の「標準化」と、「業務属人化の排除」を課題としています。その中で通勤ルートの調べ方や確認方法が属人的になっていて、中には公平・公正でない取り扱いになってしまっているケースがあることがわかったのです。

例えば、「この住所なら□□のバス停を使わずに、××の駅から出社したほうが低額になる」とあとからわかった事例もありました。通勤費は、社員にとっても企業にとっても、給与やコストに直結する重要なもの。厳格なルールのもと運用されるべきで、不正や不公平があってはなりません。誰が担当になっても変わらず適切な通勤費が支給されることを第一優先に考えました。

久我：この４月から本格稼働したばかりなのでまだ日は浅いのですが、確かな効果を実感しています。

まず、１件あたりの作業量は大幅に減りました。これまではマップを見ながら、住所から最寄り駅までの道のりを確認し、電車の乗換サイトで路線を検索して、定期の最安値を判断していました。もちろん複数の公共機関を乗り継いで出社していた場合、さらに工程は増えます。１件あたりの作業時間は約１時間かかることもしばしばありました。

しかし、『らくらく定期.net』を使えば、「社員が住んでいる住所」と「勤務地の住所」を入力するだけで、適正な経路と定期券の金額がわかります。拠点異動があった場合も、必要な払い戻し金額や新たな定期代が自動計算される。１件あたり５～１０分で済むので、担当者は他の業務に時間を割くことができています。

また、システムによる規定通りの取り扱いとなるので属人化の解消にもつながり、引継ぎも円滑に行えそうです。

久我：年間コストがどのくらい減るかについてはまだわかりませんが、確かに、過剰支給を是正できる効果はあると思います。

実際にシステムを導入したことにより、あるバス会社の料金プランが実は変更されていたと気づいた事例もありました。バス停がなくなったり、運賃が改定されたりした際に、人事担当者がすべての情報を随時キャッチアップすることは難しいです。調べずとも、最新の情報で正確な通勤費を算出してくれる点も、メリットだと感じています。

久我：弊社でも、一件一件、手作業で対応したため、本当に大変だったと聞いています。当時の国内従業員数は約550人。そのうち出勤時に交通機関を利用する者が約450名いました。

社員が利用するすべての鉄道会社の改定料金を調べて給与システムに入力し、バス会社については一つひとつHPから改定表を印刷して新料金を割り出して…といった具合で、気が遠くなるような作業だったと思います。

当時の担当者の残業時間は平常時の２倍に達することもあったそうで、作業が完遂するまでの半年間は、毎月１週間以上、通勤費の増税対応に費やしていたようです。

1.　社員の最適な通勤経路の見直しが容易
2.　定期期間や経路見直しによる大幅なコスト削減効果
3.　増税などの新運賃の改定にも素早く対応