6ヶ月定期代支給への変更をスムーズに！管理の一元化と手作業の削減によりストレスの軽減効果も

当社は全国に拠点があり配属の異動・転居が多いため、経路の確認や計算、管理が煩雑になりやすく、正確な支給のために多くの時間をかけていました。そんな中、社内で通勤定期代の支給を1ヶ月定期代から6ヶ月定期代へ変更する話が立ち上がりました。運用変更によりさらに業務負荷が大きくなることが予想されたため、通勤費管理全体の業務改善も視野に入れてシステム化の検討を始めました。

目指していたゴール

・1ヶ月定期代支給から6ヶ月定期代支給へのスムーズな運用変更

・通勤費支給の見える化による公平性と妥当性の強化

・業務の属人化を脱却し、標準化と効率化を実現

導入の決め手

導入前の課題

1ヶ月定期代支給から6ヶ月定期代支給への運用変更を

スムーズに行うため、システム化を検討

「らくらく通勤費」の導入を検討した最初のきっかけは、通勤費の支給を1ヶ月定期代支給から6ヶ月定期代支給へ変更する話が社内で立ち上がったことでした。6ヶ月定期代支給に運用を変更する場合、どのような影響があるかを調べたり、影響に対する対処方法を漏れなく考えるのは大変だと感じていました。

ちょうど人事部内には前職で「らくらく通勤費」を利用していたメンバーがいたため、問い合わせて説明を聞くことにしました。サポート体制がしっかりしているため、運用変更をスムーズに進められそうだというイメージを持ちました。

導入前の課題① に対し「らくらく通勤費」ができること

1ヶ月定期代支給と6ヶ月定期代支給には、それぞれメリット・デメリットがありますが、6ヶ月定期代支給へ変更で特に気を付けたいのが、社会保険料の計算と定期解約時の払い戻し計算です。

社会保険料計算では通用期間で按分し月割額を計上しなければならず、払い戻し計算では公共交通機関ごとに異なる払い戻しルールや手数料を加味した計算が必要になります。

「らくらく通勤費」は、どちらも対応しているため手間や時間の削減と、ミス防止の効果があります。

導入前の課題② に対し「らくらく通勤費」ができること

「らくらく通勤費」は、経路の確認や計算にかかる手作業を大幅に削減できます。

新しい経路を登録する際は、他の経路との比較情報がわかりやすいため経路の妥当性判断がしやすく、計算は自動で行います。

また、従業員から経路変更や日払い通勤費の申請をあげてもらうことも可能です。従業員からの申請を選択することにより、従業員の納得感が得られ問い合わせが減った事例もあります。

手作業を削減することで、管理担当者様のストレスを軽減できます。

導入前の課題③ データの汎用性が低く支給履歴管理などの確認が困難

「らくらく通勤費」は、通勤費の申請から計算、管理までを一元的に行えるため、データが迷子にならず必要な情報にすぐにアクセスできます。過去の履歴は削除しない限り残るため、支給済みの履歴から遡及計算をすることも簡単にできます。

データを一元化することで作業効率が大幅に向上します。

また、転記作業や複数のツールとの照合も不要となるため、手作業に由来するミスの防止効果もあります。