株式会社伊藤園
緑茶、ほうじ茶、ウーロン茶、紅茶、麦茶などの「茶葉」や「ティーバッグ」「インスタント」などのリーフ製品をはじめ、「お～いお茶」ブランドをはじめとした茶系飲料、野菜飲料、コーヒー飲料、ミネラルウォーターなどの開発や、原料の仕入れ、加工、販売を手掛けている株式会社伊藤園。拠点ごとに異なっていた通勤費管理の基準の統一や、分散していた精算情報の一元管理、手作業による事務負担の軽減を目的に、「らくらく通勤費」を導入していただきました。
今回は、検討のきっかけから導入後の効果までお話を伺いましたのでご紹介します。
導入を検討したきっかけと導入の決め手
導入を検討したきっかけ
当時は、本社・営業所・工場など各拠点で上長が通勤費申請を確認・承認していましたが、拠点ごとに判断基準が異なっていました。 本社社員の通勤費は人事部門で確認から管理まで行っていた一方、本社以外の社員の通勤費については各拠点で確認・承認された内容を前提に運用していたため、全社で統一した基準で通勤費を適正に管理できる仕組みが必要だと考えました。
目指していたゴール
通勤経路や距離を適切に管理し、全社で通勤費の支給基準を統一することが大きな目的でした。
加えて、各拠点で発生していた小口精算や現金管理を減らして精算手続きを一元化し、通勤費管理に関する事務作業の効率化とコスト削減につなげることを目指しました。
導入の決め手
当社では、通勤費の計算だけでなく、通勤経路・距離の適正管理、各拠点での精算、人事部門での一元管理まで含めて見直す必要がありました。「らくらく通勤費」は、こうした複数の課題に対応でき、当社の運用に合わせて活用できる点を高く評価しました。
特に、複数の拠点に分散していた通勤費の管理を一元化し、通勤経路や距離、支給額を全社で適正に管理できる点が大きな決め手でした。また、各拠点の運用を活かしながら、計算や確認などの事務作業も効率化できるため、当時抱えていた課題をまとめて解決できると考えました。
導入前の課題と導入後の効果
拠点ごとに通勤経路や距離を承認するフローはそのままに
判断のばらつきを解消し、全社統一の運用へ
導入前の課題① 拠点ごとに異なる通勤経路等の基準の統一化
当時は、本社・営業所・工場など、それぞれの拠点で上長が社員の通勤費を確認・承認する運用を行っていました。そのため、各拠点の実情に応じた運用ができる反面、通勤経路や距離に関する判断基準が拠点ごとに異なっており、人事部門として「会社全体で同じ基準で管理できているのか」という点に課題を感じていました。
本社社員の通勤費は人事部門で管理していましたが、営業所や工場などの社員については、各拠点で確認・承認されたデータをもとに管理していたため、人事部門が全社の状況を横断的に把握し、同じ基準でチェックすることは容易ではありませんでした。
実際にデータを確認すると、拠点ごとに承認する通勤経路や距離の判断に差が見られることもあり、その都度、人事部門から「なぜこの拠点ではこの経路・距離なのか」という確認や調整を行う必要がありました。当社にとって通勤費管理業務は、多くの社員を対象に毎月継続して発生する業務です。だからこそ、個々の申請を処理するだけではなく、全社で公平かつ適正な基準で通勤経路や距離を管理できる仕組みが必要だと考えていました。
課題解決① 通勤費管理の一元化で全社統一の運用を実現
「らくらく通勤費」の導入により、通勤経路や距離、支給額をシステム上で一元管理し、全社で同じ基準に基づいて確認できるようになりました。通勤経路についても最安値の経路を抽出できるため、拠点や担当者ごとの判断に頼ることなく、客観的な基準で適正な経路を確認できるようになりました。
また、各拠点で上長が確認・承認するという従来の運用は維持しながら、通勤費に関する情報をシステム上で管理する仕組みへと移行しました。現場の承認フローを大きく変えることなく、全社で統一した基準による管理を実現しました。各拠点の担当者も人事部門も同じ情報を確認できるため、共通の認識を持って通勤費を管理できるようになったことも導入効果として実感しています。
導入前に感じていた「会社全体で同じ基準で管理できているのか」という不安は解消され、人事部門としても安心して業務を進められるようになりました。拠点ごとに異なっていた通勤費の判断を、全社で統一した基準のもとで管理できるようになり、公平性と透明性の向上につながっています。
各拠点で完結していた精算情報を一元化し
全社の状況を把握できる運用へ
導入前の課題② 拠点ごとの通勤費の一元管理
当社では、基本的に通勤費を半年ごとに支給し、人事部門で支給管理をしていました。一方で、引越や異動などにより支給期間の途中で通勤経路が変更になった場合は、人事部門を介さず各拠点で経路や金額を確認し、小口現金による精算まで実施していました。その結果、通勤費に関する情報が分散し、人事部門からは処理状況や精算内容をすぐに確認できないことが課題となっていました。
各拠点で精算が完結していたため、後から人事部門で確認する際に、「この精算はどのような内容だったのか」「なぜこの金額になっているのか」といった処理の経緯を確認する必要が生じることもありました。その場合も拠点への問い合わせが必要となり、必要な情報を速やかに把握できないケースがありました。現場では運用できていたものの、人事部門から見ると精算の状況が見えにくい状態でした。
こうした経験から、通勤費については通常の半年ごとの支給だけでなく、引越や異動などによる途中変更も含めて、人事部門が全体を把握できる仕組みの必要性を感じていました。また、各拠点で発生していた小口精算や現金管理も、できるだけ減らしていきたいと考えていました。
課題解決② 分散していた通勤費情報を一元管理し、全社の状況を可視化
「らくらく通勤費」の導入により、これまで各拠点で個別に行っていた通勤費の支給・精算に関する情報を、システム上で一元管理できるようになりました。引越や異動などによる期間途中の変更についても、通勤経路や距離、支給額をシステム上で確認・計算できるようになり、人事部門からも状況を把握しやすくなりました。
また、基本的な通勤費を半年ごとに支給する従来の運用は活かしながら、期間途中の変更や精算についてはシステム上で処理できるようになりました。これにより各拠点で行っていた小口精算を減らせただけでなく、変更履歴や精算内容もまとめて確認できるようになりました。さらに、新入社員や中途入社の社員についても、通勤経路や距離、金額を自動的に計算できるため、担当者が個別に計算する手間の削減にもつながりました。
導入前は、各拠点で完結する精算について、人事部門からは内容や処理状況が見えにくいことに不安がありました。しかし現在は、全社の通勤費に関する情報をシステム上で把握できるため、人事部門としても安心感があります。また、小口現金による個別精算を減らせたことで、各拠点の現金管理の負担やリスクの軽減にもつながっています。
手作業で行っていた申請・変更・運賃改定などへの対応を自動化
半期ごとの通勤費申請も廃止し、負担軽減と生産性向上を実現
導入前の課題③ 通勤費に関する事務手続きの負担軽減および生産性向上
半年ごとの通勤費支給に加え、入社・異動・引越などによる通勤経路の申請・変更や、運賃改定など、さまざまな対応が発生していました。社員数や拠点数が多いため、通勤費に関する事務処理の効率化が課題でした。
導入前は、通勤経路や距離、支給額を一件ずつ確認・計算し、変更が発生するたびに個別で対応していました。特に、入社・異動・引越などが重なる時期には処理が集中し、確認事項も増加していました。通勤経路に変更のない社員についても、半期ごとに通勤費支給のための申請が必要となる運用だったため、できるだけ省力化したいと思っていました。
手作業による確認・計算が中心だったため、ミスなく処理できているか常に気を配る必要があり、業務効率化の必要性を感じていました。通勤費管理は継続的に発生する業務だからこそ、作業の削減や効率化をすることが全体の負担軽減につながると考えていました。
課題解決③ 自動計算・更新機能により、工数削減と生産性向上を実現
「らくらく通勤費」の導入により、通勤経路や距離、支給額を自動で計算できるようになり、これまで担当者が一件ずつ確認・計算していた作業を大幅に削減できました。新入社員や中途入社の社員についても、経路や距離、金額を自動的に計算したうえで精算できるため、個別対応の負担を軽減できました。
また、基本的な半年ごとの支給という運用は活かしながら、住居や勤務地に変更がない社員については、6か月定期代のデータ更新を自動で行えるようになりました。そのため、社員が半期ごとに申請する必要がなくなり、社員・担当者双方の手続きを省力化できました。
さらに、鉄道・バスの運賃改定やマイカー通勤のガソリン代の変動にも対応できるため、変更時の対応もしやすくなりました。
導入前は一件ずつ確認・計算していた作業が減ったことで、通勤費の定型的な事務処理に追われる感覚が少なくなりました。自動で処理できる部分が増えたことで、安心して効率的に業務を進められるようになったと感じています。
通勤経路・距離・金額の自動計算や、定期代支給データの自動更新により、社員・担当者双方の申請や確認負担を軽減できました。定型的な事務作業の削減と効率化を通じて、労働生産性の向上にもつながりました。
その他の効果
過去の申請・変更履歴を確認しやすくなった
通勤経路や支給内容に関する情報がシステムに蓄積されるため、過去の申請内容や変更履歴を確認しやすくなりました。以前の通勤経路や支給状況を確認したい場合も、担当者が必要な情報をすぐに確認できるため、過去の経緯を追いやすくなったと感じています。長期的な通勤費管理においても、情報が蓄積されていることはメリットです。
担当者が変わっても業務を引き継ぎやすい
通勤費に関する申請内容や支給情報がシステムに蓄積されているため、担当者が変わった場合でも、過去の内容を確認しながら業務を引き継ぎやすくなりました。担当者の記憶や経験だけに頼らず、システム上の情報をもとに対応できるため、引き継ぎ後もスムーズに業務を進められます。継続的な管理という面でも安心感があります。
社員からの問い合わせにも対応しやすい
社員から通勤経路や支給内容について問い合わせがあった場合も、システム上で申請内容や支給状況を確認したうえで回答できるようになりました。過去の申請内容も確認できるため、担当者の記憶だけを頼りに対応する必要がありません。必要な情報を確認してから回答できることで、社員とのやり取りもスムーズになりました。
