株式会社日能研東海
東海地区の小学生を対象とした中学受験塾「日能研」の運営を主軸に、学習支援や教材の開発、教育関連イベントの実施運営などを行う株式会社日能研東海。これまでグループ会社に委託していた通勤費管理が自社管理になることをきっかけに、業務効率化や工数削減、ミス防止のため「らくらく通勤費」をご導入いただきました。
今回は、導入したばかりのタイミングで検討のきっかけや決め手、導入前に抱えていた課題を伺いました。
導入を検討したきっかけと導入の決め手
導入を検討したきっかけ
グループ会社に委託していた労務関連業務を自社で行うことになり、その中に通勤費管理も含まれていました。
当初の仕組みのままでは業務工数が膨れあがり、ミスが起こる可能性も感じていたためシステム化を検討しました。引き継いだ情報は保管方法がさまざまで、情報の確認だけでも大変でした。
また、通勤経路変更時に使用していたシステムでは払戻計算や複数拠点への日払い計算もできなかったため、情報の管理だけでなく計算もできるシステムを探していました。
目指していたゴール
通勤費情報の一元化と、業務を効率化しながらミスの防止もできる体制を目指していました。
導入の決め手
導入前の課題
複数のツールに点在する通勤費情報を一元化
目視確認や手入力、データ加工の手間を減らし業務効率UP
導入前の課題① 情報の一元化による業務効率化
グループ会社に委託していた通勤費管理を自社で行うにあたり、まずは情報の一元化が課題となりました。
以前は、紙・Excel・人事管理システムなど、複数のツールに通勤費情報が点在していました。「らくらく通勤費」を導入する前の状態で通勤費管理をしようとすると、ツールを行ったり来たりしながら目視で情報を確認し、手入力やデータの加工を行わなければなりません。
自社管理化による工数増加は避けられませんが、せめて業務を効率化できるように情報の一元化は必須でした。
導入前の課題① に対し「らくらく通勤費」ができること
「らくらく通勤費」には、通勤費管理に必要な機能がすべてそろっているため情報の一元化を実現できます。
経路の登録は、従業員本人からの申請や代理申請、管理者側の操作で行うことができます。代理申請や管理者側の登録が可能なことで、事情によりシステムによる申請が難しい従業員がいても一元管理を叶えられます。
また、登録された経路情報をもとに、経路変更時の払戻計算や運賃改定・ガソリン単価変動時の再計算を行うことができるため、Excelや電卓で計算する必要もありません。
「らくらく通勤費」で保持しているデータはCSVデータとして出力でき、出力する項目の順番を任意で設定することもできるためデータ加工の手間も最小限に抑えられます。
通勤費管理のアナログ運用に感じた限界
システム化でスッキリ解決
導入前の課題② 払戻計算や運賃改定時の工数削減
特に、払戻計算は各交通機関のWebサイトで計算方法や手数料を確認して手計算する必要があり、かなりの工数がかかることが予想されました。
導入前の課題② に対し「らくらく通勤費」ができること
「らくらく通勤費」は、通勤費管理の”人の手で行う必要がない作業”を自動化します。
経路の妥当性チェックでは、申請された経路に「安・早・楽」のアイコンや他の経路との比較情報が記載されているため、他のツールを開いて複数の経路の情報を集める必要がありません。
運賃改定時の計算は、対象者を抽出して一括で変更できるため10分程で処理が完了します。
払戻計算は、払戻日を入力するだけで各交通機関の手数料を加味した払戻額を自動計算します。戻入明細の発行も可能です。
社内規定に合わせた設定や妥当性の最終判断など、”人の手で行う必要がある作業”のみを残し、スッキリとした運用を実現します。
自社管理化に伴い想定された”給与システムへの入力ミス”
手入力をなくし、ミスを未然に防止
導入前の課題③ 給与システムへの入力ミス防止
導入前の課題③ に対し「らくらく通勤費」ができること
「らくらく通勤費」では、申請・承認・計算・管理を行い、支給金額データは給与システムとCSV連携することができます。（一部のシステムとはAPI連携で自動連携も可能です。）
申請の承認から給与システム連携までの工程に手入力や手計算が不要になるため、高いミス防止効果があります。
