手作業を廃止し業務効率化！通勤費の管理工数を大幅削減

導入前はアナログな方法で900名超の通勤費精算を行っていた為、膨大な工数がかかっていました。
また、通勤経路は「安価で合理的な経路」を基準に承認作業をしていましたが、手作業だとどうしても作業者によって判断にばらつきが出る可能性があります。そのため、工数を削減し、公平公正な手続きを行えるシステムの導入を検討しました。

目指していたゴール

・工数削減、管理業務の効率化
・社員全員に対して公平公正な通勤費支給を実現し、透明性のある運用
・働きやすい職場環境を整えることによる社員の満足度向上

導入の決め手

導入前の課題

運賃改定時の作業負担軽減のためにシステム化を検討

通勤費は基幹システムで管理していましたが、運賃改定時に自動で新料金の計算ができるわけではありませんでした。

運賃改定時には、改定情報の収集・該当社員の抽出・変更計算等が必要になります。社員数が多いと、その作業が膨大になり、通勤費管理担当者にとって大きな負担になっていました。そのような背景から、運賃改定を自動更新できるシステムの導入検討をしました。

導入前の課題① に対し「らくらく通勤費」ができること

「らくらく通勤費」では、ご契約企業の管理者様宛に運賃改定情報をお送りしております。
新運賃への変更は、社員の経路情報をもとに運賃改定がある路線や社員を抽出し、一括で新運賃に変更します。

作業時間についても約10分で変更処理が完了するので、業務時間削減にも効果があります。

また、人力での金額入力が不要なためミスの発生を防げます。

導入前の課題② に対し「らくらく通勤費」ができること

「らくらく通勤費」では、通勤経路の登録方法が2種類あります。

申請機能を使い社員からの申請で登録する方法と、管理者側で登録する方法です。いずれの場合も住所 to 住所の経路検索ができ、社内規定に合わせて表示する経路の候補を絞ることもできるので適正経路を選びやすい仕様になっています。表示経路には「早」「安」「楽」のアイコンが付くので、住所付近に駅が複数ある場合でもどの駅を使うのが一番良いのか一目でわかります。

申請での登録の場合、『承認者は「安」アイコンが付いていない申請のみ中身を確認する』などのルールを設けると大幅に工数削減できます。全件しっかりチェックする場合でも、地図や他の経路との比較情報が表示されるのでチェックの時間を削減できます。

また、定期券の払い戻し計算は解約日を指定するだけで自動計算できます。

通勤費管理業務にかかる工数は全体的に削減できるので、他の重要な業務に集中していただけます。

導入前の課題③ 経路検索を1件ずつ手作業で行うため、作業者によって承認基準に差異が出る

「らくらく通勤費」なら、申請者も承認者も同じツールで通勤経路の検索・確認を行えます。また、経路の候補を社内規定に合うもののみに絞って表示することができるので、どの経路を認める場合もばらつきは少なくなります。

また、他のユーザーの事例では「申請者が最安経路以外を選ぶ場合は、その理由をコメント欄に記載して申請する」というルールを設け、いつ誰が見てもその経路を認めた理由がわかる運用にしている例もございます。
「らくらく通勤費」をお使いいただくことで、公平性を保ちながら社員毎の事情にも寄り添う通勤費支給が実現できます。