通勤ルートや、免許証などの証明書を適正管理！運賃改定時の支給ミスにさよなら

導入検討前は、通勤費の管理を給与計算システム内で行っていました。給与計算システムの入れ替えに伴い、通勤費を管理できるツールが無くなってしまうため、「らくらく通勤費」の導入を検討し始めました。

目指していたゴール

約600名の通勤費支給対象者がおり、個々の定期代や定期使用ルート、マイカー通勤者の距離や免許証等の管理をしています。登録された交通手段を基に、毎月支給すべき通勤費の計算、給与計算システムへの連携を行い、従業員に毎月正しい通勤費を支給することを目指していました。

導入の決め手

・4年前までらくらく通勤費の経路検索機能のみを使用していた

（コロナ禍で出勤が減り、通勤費支給が減ったため一度解約した）
・マイカー通勤者の免許証や車検証等のデータを適正に管理したい

・給与計算システムとのデータ連携が可能
・運賃改定等にリアルタイムで対応ができる

導入前の課題

給与計算システムでは通勤ルートの管理ができず、確認作業が難航

従業員から会社の情報管理について指摘も

給与計算システムにある通勤費管理機能では、通勤ルートを残せませんでした。
定期代支給をしていた従業員へ日払い通勤費を支払う際は、定期券と同じルートの日額を検索して支給します。しかし、ルートを確認しようとしても給与計算システム上にデータがないため、本人から提出された申請書を探し、逐一確認していました。入社時の申請は紙で、入社後の変更申請は申請システムのため、確認する場所が2つあり申請書を探すのも大変でした。

比較的新しい申請については申請書の内容を確認できましたが、5年以上前に交通手段を変更した従業員は書類が見つからないこともあり、現在の定期代が「いつ・どのようなルート」で登録されたのか根拠を探し出すことができず、本人へ直接確認をすることが多々ありました。

本人へ直接確認した際には「以前変更届を提出しているのにルートの管理はしていないのか」と会社の情報管理について指摘を受けたことがあり、このようなことを防ぐ意味でもルート情報を残す手段が欲しいと感じていました。

導入前の課題① に対し「らくらく通勤費」ができること

「らくらく通勤費」では、通勤ルートの登録方法が2種類あります。

申請機能を使い従業員からの申請で登録する方法と、管理者側で登録する方法です。いずれの場合も住所 to 住所の経路検索ができ、社内規定に合わせて表示するルートの候補を絞ることもできるので適正ルートを選びやすい仕様になっています。

登録したルート情報は従業員に紐づいて残り、データの検索や、条件を指定して一覧のファイルを出力することも可能です。

給与計算システムにある通勤費管理機能では、マイカー通勤の場合 距離と金額の登録しか出来ず、その他の情報は管理できていませんでした。マイカー通勤者は、初回のみ免許証や任意保険の証明書類を提出してもらいますが、その後再提出を依頼することはなく期限が切れていてもわからない状態でした。

幸いなことに今までは事故等のトラブルはありませんでしたが、万が一任意保険の期限が切れている従業員が通勤途中に事故を起こした場合、会社として任意保険の加入有無を確認していなかったことへの責任を問われる可能性があります。そのようなリスクを回避するためにも証明書の管理を正しく行いたいと考えていました。

導入前の課題② に対し「らくらく通勤費」ができること

「らくらく通勤費」には証明書管理機能があり、以下のようなことができます。

・申請時に書類データを添付（再提出も可能）

・証明書ごとに最新の書類データを確認

・有効期限が切れそうな従業員を管理者側で抽出

定期的に期限が切れそうな従業員を検索して再提出してもらう運用を実現できます。

導入前の課題③ 大規模な運賃改定への対応

「らくらく通勤費」の運賃改定機能を使うと、従業員からの申告不要で対応できます。

ルート情報を保持しているので、運賃改定がある路線を使用している従業員を一括で抽出し、一括で新運賃に変更します。

人力での金額入力が不要なため、ミスの発生を防げます。作業時間についても約10分で変更処理が完了するので、業務時間削減にも効果があります。